Toimitilapalvelujen tuottajien väliset yhteistyösuhteet – johtopäätöksiä työnteon puitteiden näkökulmasta

Work and ways of working are undergoing constant changes. While the development of ICT and other supportive systems has helped modern workers to become mobile and enabled remote and distributed working, the development of worker performance has been lacking. The problem of improving worker performance is multifaceted and cross-disciplinary in nature. For example, in order to be productive, the modern worker must be motivated and competent to do the job, and to be supported by appropriate facilities and ICT tools. All the factors that together contribute to the performance of the knowledge workers can be fitted under the concept of workplace. Traditionally, the workplace has represented real estate and has consisted only of the buildings in which people work. In this study, however, workplace is seen as a bundle of services instead of being simply a fixed place. These services are aimed at supporting the workers and they are called workplace services. The primary objective of this study is to create new understanding of the workplace concept and to provide guidelines for future workplace development. As an empirical contribution, this study explores and identifies issues that prevent the workplace services from being transformed towards integrated service packages. Additionally, due to the integral nature of the worker in the workplace services setting, this study brings light to issues concerning the workers' significance in the workplace service provision. This study is a qualitative one, the empirical data of which consists of 27 semi-structured interviews. The interviews were performed with representatives of facility service providers. The goal of the interviews was to gain new understanding of the interorganizational relationships of service providers, and to better understand other actors within the workplace from the service provider point of view. The interviews also sought to understand the role of the worker within the workplace service setting from the service provider point of view. The results of this study indicate that service provider relationships to all workplace actors need to be developed to a more collaborative direction. Increased collaboration helps all parties, instead of minimizing their own costs, to maximize the value created for the most important workplace actor, the worker. This study also finds that the client, as the employer of the workers and they paying customer for most workplace services, has an integral role in workplace development. In the future, better understanding of the needs of workers as well as assuming a worker-oriented approach to workplace development is necessary. In order to develop the workplace, collaborative efforts between all parties are needed. Due to the multifaceted nature of the workplace, collaboration across functional and organizational boundaries will also be necessary.Työ ja työn tekeminen on jatkuvassa muutoksessa. Yrityksien tukitoimintojen ja esimerkiksi tietotekniikan kehitys mahdollistaa työn tekemisen hajautetusti, virtuaalisesti ja mobiilisti. Muutoksista huolimatta työn teon tehokkuus ei ole kehittynyt odotetulla tavalla. Työn tehokkuuden kehittäminen on hyvin monitahoinen ongelma, koska tehokas työskentely vaatii esimerkiksi motivoituneisuutta, osaamista ja sen hyödyntämistä sekä oikeanlaisia toimitiloja ja muita tukitoimintoja. Kaikki työnteon tehokkuuteen vaikuttavat asiat voidaan luokitella englanninkielisen käsitteen workplace alle. Termillä ei ole vakiintunutta käännöstä, mutta suomeksi voidaan puhua esimerkiksi työnteon puitteista. Työnteon puitteilla ja varsinkin workplace-käsitteellä on perinteisesti tarkoitettu vain rakennuksia, joissa työ tapahtuu. Tässä tutkimuksessa työnteon puitteet nähdään kuitenkin palvelujen kokoelmana, joka tähtää työntekijän tukemiseen. Näistä palveluista käytetään englanninkielistä termiä workplace services, jolle ei myöskään ole vakiintunutta suomennosta. Tämän tutkimuksen ensisijainen tarkoitus on luoda uutta tietoa workplace-käsitteestä sekä esittää suuntaviivoja työnteon puitteiden kehittämiselle. Tässä tutkimuksessa tarkastellaan ja tunnistetaan tekijöitä, jotka hidastavat työnteon tukipalvelujen kehittymistä palvelukokonaisuuksiksi. Tämän lisäksi tutkimus valottaa työntekijän merkittävyyttä palvelutuotannossa, koska työntekijä luonnollisesti on tärkeässä asemassa työn tekemistä kehitettäessä. Tutkimuksen empiirinen osa perustuu laadulliseen tutkimusotteeseen. Tutkimuksen aineisto kerättiin 27 puolistrukturoidussa haastattelussa, joiden kohteena oli toimitilapalveluja tuottavien yritysten edustajia. Haastattelujen tavoitteena oli luoda uutta ymmärrystä palveluntuottajien välisistä suhteista sekä ymmärtää nykyistä paremmin palveluntuottajien näkemyksiä muista työnteon puitteisiin liittyvistä tahoista. Haastatteluissa pyrittiin myös ymmärtämään työntekijän merkitystä palveluntuottajille. Tutkimuksen tulosten mukaan palveluntuottajien suhteita muihin työnteon puitteisiin vaikuttaviin tahoihin on kehitettävä enemmän yhteistyötä käsittävien suhteiden suuntaan. Lisääntynyt yhteistyö auttaa kaikkia tahoja luomaan mahdollisimman paljon arvoa työntekijälle omien kustannuksiensa minimoimisen asemesta. Tutkimuksen tuloksien perusteella asiakasorganisaatiolla, työntekijöiden työnantajana sekä useimpien tukipalvelujen maksajana, on keskeinen rooli työnteon puitteiden kehityksessä. Työntekoa tukevien tahojen on tulevaisuudessa ymmärrettävä nykyistä paremmin työntekijöiden tarpeita sekä omaksuttava työntekijäkeskeinen lähestymistapa työnteon puitteiden kehittämiseen. Näiden puitteiden kehittämiseksi on lisättävä yhteistyötä kaikkien tahojen välillä. Yhteistyön on tehostuttava niin organisaation sisäisten osastojen kuin ulkoisten palveluntuottajienkin välillä