Palkkausjärjestelmän kehittämiseen ja käyttöönottoon liittyvä muutosprosessin hallinta : tapaustutkimus työ- ja henkilökohtaisen palkanosan uudistusprosessista

This study aims to explore the change processes in organizations, where basis and methods of pay changes. The focus was on change management in pay systems development and implementation. The subject in change was pay system that is based on collective labor agreement. The change processes have also been evaluated through experiences of persons that took part in development work and persons that change influenced. The theoretical background consists of evaluation based pay systems and change management. Also the potential success factors in change projects will be explored, when developing evaluation based pay systems. The study was about employee's job evaluation and evaluation of an employee's competence and performance based pay systems development in three Finnish companies from the field of chemical industries. The study was mainly a qualitative, case study. It was based on describing, understanding and evaluating the research subject, change management in development processes of evaluation based pay systems. In the study various research methods and information sources were used. The most important methods were semi-structured interviews (n=69), that can be divided in to three interview groups: pay systems developers, pay systems appliers and persons that belong to new pay systems scope and questionnaires (n=140). The time spend in development work varied in companies from 6-10 years partly already including further development work on pay systems. The study shows that experiences of participated persons in organizations did not have a uniform view of successful or unsuccessful decisions in development processes. All experiences were different depending on the point of view were development work was evaluated. When examine all evaluation presented by people that participated in this study it shows that the management of the organization was not visibly committed to development project. Pay systems developers points out that agreement on development project with organization management and project group formed a critical phase on success of development work. In planning phase, when development started in organizations work evidently did not happened punctually enough. The aim of development project was not generally known in organizations. Interviewees talked about success of selecting the development subject and defining the development subject. Persons that represented organizations disclose also, that general commitments to development work of all employees in organizations were missing. According to interviewees especially in beginning of a development work foremen and male employees oppose the change in organizations. This is partly because the employees in organizations had no direct possibilities to participate in planning of the development. And partly it is because of resistance to change has a lot to do with ignorance of the subject that has been developed and changes in way of action, that change in evaluation based pay systems will bring in to the organizations. Change processes in organizations participating this study brings up many important factors in successful change, but goals, leadership, planning, control, participation, management support and communication were experienced to be the most important success factors in developing evaluation based pay systems. The challenge of change management has been noticed again in this study, when evaluating the development processes of the organizations participating this study. Pay systems should respond to the needs of organization in changing environment. For project based development work and especially for continues development central factors points out to be commitment of the persons whom are participating in development work, their motivation and responsibility of organizational development. This study also emphasizes the critical role of managers in directing development and enabling development work that is crucial for organizations future.Tutkimuksessa tarkastellaan organisaatioiden muutosprosesseja, joissa palkanmäärittymisen perusteet muuttuvat. Tarkastelun kohteena oli erityisesti palkkausjärjestelmän kehittämiseen ja käyttöönottoon liittyvä muutoksenhallinta. Kohteena muutoksessa oli palkkausjärjestelmä, joka perustuu työehtosopimukseen sekä työmarkkinaosapuolten sopimusehtoihin. Lisäksi evaluoitiin muutosprosessia kehittämiseen osallistuneiden sekä muutoksen vaikutuspiirissä olevien henkilöiden kokemusten kautta. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostuu palkkausjärjestelmän muutosprosessin hahmottamisesta ja muutoksenhallinnan tarkastelusta siinä. Lisäksi tarkastellaan muutoksenhallinnan mahdollisten kriittisten tekijöiden merkitystä muutosprosessissa. Tutkimuksen kohteena oli toimihenkilöiden työn vaativuuden sekä henkilön pätevyyden ja suoriutumisen arviointiin perustuvien palkkausjärjestelmien kehittäminen kolmessa kemianteollisuuden yrityksessä Suomessa. Tutkimus oli pääosin laadullisin menetelmin toteutettu tapaustutkimus, jossa lähtökohtana ovat sekä tutkimuskohteen kuvaaminen ja ymmärtäminen että sen evaluoiminen. Tutkimusaineisto koostuu pääosin haastatteluista (n=69), joka jakaantuu kolmeen haastatteluryhmään: palkkausjärjestelmän kehittäjät, palkkausjärjestelmän soveltajat ja palkkausjärjestelmän piiriin kuuluvat sekä kohdeorganisaatioihin tehdyistä kyselyistä (n=140). Kohdeorganisaatioissa kehitystyön ajallinen eteneminen vaihteli organisaatioittain 6-10 vuoden välillä sisältäen osittain jo edelleen kehittämistyötä. Kohdeorganisaatioiden kehitystoimintaan osallistuneiden kokemuksista ei muodostunut yhtä yhtenäistä näkemystä onnistuneista tai epäonnistuneista ratkaisuista, vaan kokemukset olivat hyvin erilaisia riippuen siitä tarkastelukulmasta, josta kehittämisen toteutusta arvioitiin. Esitettyjä arvioita tarkasteltaessa kokonaisuutena näyttää siltä, ettei organisaation johtoa saatu sitoutumaan näkyvästi kehitysprojektiin. Kehittäjien arvioiden perusteella kehitysprojektista sopiminen organisaation johdon ja kehitysryhmän välillä muodosti kriittisen vaiheen kehittämisen onnistumisen kannalta. Organisaatioiden kehitysprojekteja käynnistettäessä suunnitteluvaiheen työskentely ei ilmeisesti tapahtunut riittävän täsmällisesti. Kehitysprojektin tavoitteista ei ollut yhteistä käsitystä ja organisaatioiden edustajat pohtivat haastatteluissa myös kehittämiskohteen valinnan ja rajauksen onnistuneisuutta. Organisaation edustajat toivat esille, että koko henkilöstöä ei saatu sitoutumaan kehitysprojektiin. Kehittämiseen osallistuneiden haastattelujen mukaan muutosta organisaatioissa vastustivat ainakin muutosprosessin alkuvaiheessa esimiehet ja toimihenkilömiehet. Tämä liittyi osittain siihen, että operatiivisen organisaation toimihenkilöt eivät päässeet suoraan osallistumaan kehitysprojektin suunnitteluun. Osittain vastustus liittyi tietämättömyyteen kehittämisen kohteesta sekä toimintatapamuutoksista, joita muutos toi tullessaan. Tutkimuksen kohdeorganisaatioiden muutosprosesseista nousi esille paljon tärkeitä tekijöitä muutoksen onnistumiselle, joskin tavoitteet, johtaminen, suunnitelmallisuus, seuranta, osallistaminen, johdon tuki ja tiedotus koettiin merkittävimmiksi kriittisiksi tekijöiksi. Tässä tutkimuksessa kohdeorganisaatioiden muutosprojektien arviointi osoitti muutoksenhallinnan haasteellisuuden. Palkkausjärjestelmän tulisi vastata muuttuvan organisaation tarpeisiin. Tämä edellyttää organisaatiossa jonkinlaista sisäistettyä jatkuvan kehittämisen mallia. Projektiluontoisen kehitystyön sekä erityisesti jatkuvan kehittämisen kannalta keskeisiksi tekijöiksi nousevat palkkausjärjestelmän kehitystyöhön osallistuvien sitoutuneisuus ja motivoituneisuus työskentelyyn sekä vastuunotto organisaatiolähtöisestä kehittämisestä. Myös tässä tutkimuksessa esiin tullut organisaation johdon rooli kehitystoiminnan suuntaajana on merkittävä jatkuvuuden kannalta. Johdon on osoitettava tukensa ja kohdistettava tarpeeksi resursseja organisaation toiminnan ja tulevaisuuden kannalta merkittävään kehitystyöhön