Analisis hubungan sistem penilaian kinerja dan kepuasan kerja pegawai di pt. xyz

Perubahan kondisi persaingan usaha yang mengarah kepada meningkatnya tingkat intensitas persaingan antar perusahaan, menuntut adanya peningkatan kualitas SDM. Pengembangan kompetensi yang dimiliki SDM perusahaan merupakan salah satu kunci sukses perusahaan dalam menghadapi ketatnya persaingan usaha. Pemetaan potensi pegawai serta strategi pengembangan kompetensi tersebut dapat dilakukan melalui penilaian kinerja. Melalui sistem penilaian kinerja, perusahaan dapat membentuk SDM sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang berubah seiring dengan semakin ketatnya persaingan di dunia usaha. PT XYZ merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa asuransi jiwa. Ketatnya persaingan di bidang jasa asuransi jiwa menuntut PT XYZ untuk merumuskan langkah strategis di dalam mengembangkan potensi SDM yang dimiliki sehingga, mampu bersaing dengan perusahaan lain. Adanya tuntutan peningkatan kinerja untuk memenangkan persaingan memunculkan kebutuhan akan evaluasi sistem penilaian kinerja agar lebih mampu meningkatkan kinerja pegawai. Sistem penilaian kinerja yang selama ini digunakan PT XYZ menunjukkan adanya kelemahan di dalam indikator penilaian kinerja. Disamping itu tidak terjadi proses diskusi menyeluruh antara pihak ternilai dan yang dinilai. Hal lain yang menjadi permasalahan adalah lemahnya kemampuan sistem penilaian kinerja dalam menggambarkan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai. Dampaknya adalah pegawai kurang mampu untuk menentukan kompetensi individu apa yang perlu dikembangkan untuk memenuhi standar kinerja yang ditetapkan perusahaan. Kepuasan kerja pegawai terhadap sistem penilaian kinerja yang ada memacu motivasi pegawai untuk terus berprestasi dan meningkatkan kinerja. Sistem penilaian kinerja dapat dikatakan berhasil jika sistem tersebut mampu mewujudkan kepuasan kerja dan berhasil mendorong pegawai untuk meningkatkan kinerja. Faktor kepuasan kerja yang merupakan salah satu elemen dari sumber motivasi pegawai hendaknya menjadi pertimbangan perusahaan etika membuat suatu sistem penilaian kinerja. Oleh sebab itu perlu dilakukan analisis mengenai kondisi sistem penilaian kinerja yang diterapkan PT XYZ dan hubungan sistem penilaian kinerja terhadap kepuasan kerja. Adapun tujuan penelitian ini yaitu : (1) Menganalisis kondisi sistem penilaian kinerja yang digunakan PT XYZ, (2) Menganalisis hubungan antara jabatan dan persepsi mengenai kondisi sistem penilaian kinerja, (3) Menganalisis hubungan sistem penilaian kinerja dan kepuasan kerja pegawai PT XYZ. Penelitian ini hanya dibatasi pada pegawai yang menjabat sebagai staff, supervisor dan manajer. Jumlah pegawai yang digunakan pada penelitian ini adalah sebanyak 75 orang. Penelitian ini dilakukan di Kantor Pusat PT XYZ pada bulan Agustus sampai Desember 2006. Pengambilan sampel dilakukan dengan menggunakan proportional stratified random sampling dengan membagi pegawai menjadi tiga tingkatan yaitu manajer, supervisor dan staff. Analisis data digunakan dengan menggunakan teknik rentang skala untuk mengetahui persepsi pegawai mengenai kondisi sistem penilaian kinerja di PT XYZ. Uji khi kuadrat digunakan untuk mengetahui apakah terdapat perbedaan persepsi antar tiap jabatan. Analisis gap digunakan untuk mengetahui kesenjangan antara sistem penilaian kinerja aktual dan sistem penilaian kinerja harapan. Korelasi rank spearman digunakan untuk menganalisis keeratan hubungan antara sistem penilaian kinerja dan kepuasan kerja. Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan software SPSS 11.00. Sistem penilaian kinerja yang dianalisis dibagi menjadi empat aspek yaitu: (1) perencanaan kinerja, (2) pelaksanaan kinerja, (3) proses penilaian kinerja, (4) pemanfaatan hasil penilaian kinerja dan (5) tinjauan kinerja. Faktor yang dianalisis pada perencanaan kinerja adalah adanya unsur (1) relevansi, (2) sensitivitas, (3) reliabilitas, (4) kemamputerimaan dan (5) kepraktisan pada instrumen penilaian kinerja. Aspek pelaksanaan kinerja terdiri dari dua faktor yaitu: (1) efektivitas komunikasi dan (2) intensitas komunikasi. Aspek proses penilaian kinerja terdiri dari (1) faktor obyektifitas penilaian dan (2) keadilan proses penilaian. Faktor yang dianalisis pada aspek pemanfaatan hasil penilaian kinerja yaitu: (1) pelatihan, (2) promosi, (3) kompensasi dan (4) pengembangan karir. Aspek tinjauan kinerja terdiri dari variabel yaitu: (1) umpan balik kinerja dan (2) diskusi hasil penilaian kinerja. Berdasarkan analisis dengan menggunakan teknik rentang skala ditemukan bahwa persepsi pegawai mengenai kondisi perencanaan kinerja berada pada kriteria cukup setuju. Persepsi pegawai mengenai adanya aspek relevansi, reliabilitas, kemamputerimaan dan kepraktisan dalam sistem penilaian kinerja berada pada kriteria cukup setuju. Sedangkan persepsi pegawai mengenai adanya aspek sensitivitas berada pada kriteria cukup setuju. Berdasarkan hasil tersebut kondisi aspek perencanaan kinerja dapat belum memenuhi persyaratan sistem penilaian kinerja yang baik. Berdasarkan analisis dengan menggunakan teknik rentang skala ditemukan bahwa persepsi pegawai mengenai kondisi aspek pelaksanaan kinerja berada pada kriteria setuju. Persepsi pegawai mengenai adanya aspek intensitas komunikasi dan efektivitas komunikasi berada pada kriteria setuju. Hal ini menandakan bahwa aspek pelaksanaan kinerja telah memenuhi persyaratan sistem penilaian kinerja yang baik. . Hasil analisis persepsi pegawai mengenai kondisi perencanaan kinerja berada pada kriteria tidak efektif. Hal ini ditunjukkan dengan persepsi pegawai mengenai aspek obyektifitas dan keadilan proses penilaian kinerja. Persepsi pegawai mengenai adanya unsur obyektifitas dan keadilan proses penilaian kinerja berada pada kriteria tidak setuju. Menandakan persyaratan sistem penilaian kinerja yang baik belum terpenuhi. Berdasarkan analisis dengan teknik rentang skala ditemukan bahwa persepsi pegawai mengenai kondisi pemanfaatan hasil penilaian kinerja berada pada kriteria cukup setuju. Persepsi pegawai mengenai pemanfaatan hasil penilaian kinerja untuk kepentingan pelatihan, promosi, kompensasi dan pengembangan karir pegawai berada pada kriteria cukup setuju. Hal ini menandakan bahwa pegawai belum sepenuhnya setuju mengenai adanya pemanfaatan penilaian kinerja untuk hal-hal tersebut. Persepsi pegawai mengenai adanya motivasi untuk meningkatkan kinerja berada pada kriteria cukup setuju. Sedangkan persepsi pegawai mengenai adanya kesempatan untuk mendiskusikan hasil penilaian kinerja berada pada kriteria setuju. Jika dilihat secara keseluruhan persepsi responden mengenai kondisi tinjauan kinerja berada pada kriteria cukup setuju. Hal ini menandakan bahwa kondisi tinjauan belum sepenuhnya memenuhi persyaratan sistem penilaian kinerja yang baik. Hasil dari analisis gap antara kondisi sistem penilaian kinerja aktual dan kondisi sistem penilaian kinerja harapan menunjukkan hasil yang negatif. Kesenjangan antara kondisi perencanaan kinerja aktual dan kondisi pelaksanaan kerja harapan adalah sebesar (-1,04). Kesenjangan antara kondisi pelaksanaan kinerja aktual dan harapan sebesar (-0,67). Kesenjangan antara kondisi proses penilaian kinerja aktual dan proses penilaian kinerja harapan sebesar (-1,81). Kesenjangan antara kondisi pemanfaatan hasil penilaian kinerja aktual dan kondisi pemanfaatan hasil penilaian harapan adalah (-1,05). Kesenjangan antara kondisi tinjauan kinerja aktual dan kondisi tinjauan kinerja harapan adalah sebesar (-1,03). Berdasarkan hasil analisis tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem penilaian kinerja yang digunakan oleh PT XYZ pada saat ini belum mampu untuk memenuhi harapan dari pegawai. Dengan menggunakan korelasi rank spearman, didapatkan bahwa seluruh aspek sistem penilaian kinerja memiliki hubungan yang bersifat positif dan signifikan dengan kepuasan kerja. Nilai koefisien korelasi antara aspek perencanaan kinerja dan kepuasan kerja adalah sebesar 0,685. Nilai koefisien korelasi antara pelaksanaan kinerja dan kepuasan kerja adalah sebesar 0,490. Nilai koefisien korelasi antara proses penilaian kinerja dan kepuasan kerja adalah sebesar 0,611. Nilai koefisien korelasi antara pemanfaatan hasil penilaian kinerja dan kepuasan kerja adalah sebesar 0,680. Nilai koefisien korelasi antara tinjauan kinerja dan kepuasan kerja adalah sebesar 0,579. Hasil dari korelasi rank spearman menandakan bahwa perbaikan pada kondisi perencanaan kinerja, pelaksanaan kinerja, proses penilaian kinerja, pemanfaatan hasil penilaian kinerja dan tinjauan kinerja akan berimplikasi pada peningkatan kepuasan kerja pegawai. Berdasarkan hasil penelitian, implikasi manajerial yang dapat digunakan adalah sebagai berikut. Perbaikan kondisi perencanaan kinerja dapat dilakukan melalui: (1) Perbaikan instrumen penilaian kinerja agar sesuai dengan standar kinerja tiap jabatan. (2) Penambahan predikat pegawai dan juga memperkecil rentang skala tiap predikat. Predikat yang nantinya digunakan berupa kriteria ”amat baik” (91-100), ”baik”(81-90), ”cukup”(71-80), ”sedang” (61-70), ”kurang”(51-60) dan ”amat kurang” (50 ke bawah). (3) Pemberian pelatihan mengenai pelaksanaan penilaian kinerja. Pelatihan ini dikhususkan bagi pegawai yang melakukan penilaian. Inti dari pelatihan ditujukan untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dari tiap penilai mengenai penilaian kinerja. Perbaikan pada kondisi pelaksanan kinerja dilakukan dengan pemberian kesempatan kepada pihak bawahan untuk memberikan ide-ide baru guna mengembangkan suatu strategi baru dalam penyelesaian tugas. Proses diskusi tidak hanya ditujukan untuk mengetahui letak kesalahan pegawai. Proses diskusi juga harus ditujukan untuk memberikan penghargaan kepada pegawai yang berkinerja tinggi. Pemberian penghargaan tersebut berupa pujian yang menyatakan kepuasan atasan akan kinerja bawahan. Perbaikan yang dapat dilakukan perusahaan pada proses penilaian kinerja adalah sebagai berikut. (1) Pengembangan pola pikir dari penilai dalam melakukan penilaian. Pihak penilai hendaknya lebih mengedepankan hasil kerja atau kompetensi dari pegawai sebagai kriteria penilaian dibandingkan dengan kedekatan personal dengan penilai. (2) Penerapan sistem penilaian 3600. Pada sistem ini pihak yang melakukan penilaian merupakan pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan pegawai seperti atasan, bawahan dan rekan kerja dari pegawai. (3) Pemanfaatan buku catatan kerja pegawai. Melalui buku ini, pihak atasan mencatatat kinerja harian dari tiap pegawai. Langkah ini ditujukan untuk mengetahui tingkat kemajuan atau kemunduran dari pegawai. (4) Pengembangan konsep self appraisal, yaitu pemberian kesempatan kepada tiap pegawai untuk menilai kinerja individu. Langkah ini ditujukan untuk memberikan peluang kepada pegawai untuk menemukan letak kelemahan atau kelebihan kinerja yang selama ini dilaksanakan. Agar dapat meningkatkan kondisi pemanfaatan hasil penilaian kinerja perusahaan dapat melakukan beberapa hal. (1) Pengembangan konsep pay for performance, dimana pencapaian nilai pegawai dikaitkan dengan peningkatan intensif pegawai. Perusahaan harus mampu untuk membentuk suatu hubungan antara kinerja yang tinggi dengan kenaikan tingkat insentif yang tinggi. (2) Penentuan kebutuhan pelatihan harus didasarkan pada hasil dari penilaian kinerja. Hal ini ditujukan agar pelaksanaan pelatihan tepat sasaran atau sesuai dengan kekurangan yang ada pada diri pegawai. (3) Pembuatan kriteria mengenai pegawai yang berhak mendapatkan promosi. Sebagai contohnya adalah pegawai yang mendapatkan predikat ”amat baik” selama tiga periode penilaian berhak untuk mendapatkan promosi. Langkah perbaikan yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan kondisi tinjauan kinerja adalah dengan pengembangan konsep diskusi hasil penilaian kinerja yang diarahkan pada perbaikan kinerja. Proses diskusi tidak hanya digunakan untuk memberikan kesempatan kepada bawahan untuk memberikan saran atau kritik terhadap hasil penilaian