Strategi peningkatan kinerja dan rancangan penilaian kinerja lppom mui menggunakan kerangka balanced scorecard

Produk yang telah memiliki sertifikat halal di Indonesia jumlahnya masih lebih rendah dibandingkan dengan jumlah produk yang tersebar di Indonesia dan telah teregistrasi BPOM. Oleh karena itu, LPPOM MUI memerlukan strategi yang dapat meningkatkan kinerjanya sehingga jumlah produk yang telah bersertifikat halal akan semakin banyak. Kinerja LPPOM MUI sangat dipengaruhi oleh kinerja SDM yang dimilikinya. Untuk mengetahui seberapa baik kinerja SDM yang dimilikinya, LPPOM MUI telah melaksanakan penilaian kinerja karyawan, namun, penilaian kinerja yang dilakukan masih sangat sederhana dan belum menggunakan indikator kinerja yang rinci dan dapat diukur secara objektif. Sehubungan dengan hal tersebut, LPPOM MUI memerlukan indikator kinerja yang dapat menggambarkan kinerja secara keseluruhan yang dapat diperoleh melalui Key Performance Indicator (KPI) yang disusun melalui Balanced Scorecard. KPI tersebut dirancang pada tingkat organisasi dan bidang yang kemudian bisa dijabarkan lagi sebagai bahan masukan untuk merancang KPI Karyawan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 1) bagaimana strategi yang dapat dilakukan oleh LPPOM MUI untuk meningkatkan kinerjanya?; 2) bagaimana persepsi/tanggapan karyawan terhadap penilaian kinerja karyawan yang diterapkan oleh LPPOM MUI saat ini?; dan 3) bagaimana Key Performance Indicator melalui pendekatan Balanced Scorecard untuk mengukur kinerja organisasi dan bidang di LPPOM MUI?. Untuk menjawab rumusan masalah tersebut maka tujuan dari penelitian ini adalah: 1) menyusun strategi yang dapat dilakukan oleh LPPOM MUI untuk meningkatkan kinerjanya; 2) menganalisis persepsi karyawan terhadap sistem penilaian kinerja karyawan yang diterapkan oleh LPPOM MUI saat ini; dan 3) menentukan Key Performance Indicator (KPI) melalui pendekatan Balanced Scorecard untuk mengukur kinerja organisasi dan bidang di LPPOM MUI. Penelitian ini dilakukan di LPPOM MUI yang beralamat di Kampus IPB Baranangsiang, Bogor dan Gedung MUI, Jakarta selama empat bulan, yaitu pada bulan Oktober 2011 hingga Januari 2012. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif melalui pendekatan studi kasus. Pengumpulan data primer dilakukan melalui kuesioner dan wawancara secara mendalam (indepth interview), sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen LPPOM MUI, jurnal, buku, dan referensi lain yang relevan dengan penelitian. Teknik pengambilan sampel untuk keperluan perumusan strategi dan perancangan penilaian kinerja dengan pendekatan Balanced Scorecard menggunakan teknik purpossive sampling dimana responden terdiri atas unsur-unsur manajemen LPPOM MUI. Sementara itu, untuk mengetahui persepsi/tanggapan karyawan terhadap penilaian kinerja yang saat ini telah diterapkan di LPPOM MUI digunakan metode sensus yang melibatkan seluruh karyawan tetap LPPOM MUI yaitu sebanyak 36 orang. Data persepsi responden diolah dengan menggunakan teknik rentang kriteria, sedangkan hasil dari identifikasi Key Success Factor (KSF) dianalisis dengan menggunakan position audit melalui analisis SWOT untuk merumuskan strategi. Strategi tersebut kemudian dijadikan sebagai bahan untuk menyusun sasaran strategik yang diperlukan untuk menentukan KPI melalui metode Balanced Scorecard. Berdasarkan hasil diskusi dengan kelima responden, diperoleh sebanyak dua belas KSF yang menurut responden merupakan bidang-bidang utama yang harus mendapat perhatian khusus demi kelangsungan hidup organisasi. KSF tersebut adalah standar halal, audit, auditor, pelatihan auditor, sosialisasi, regulasi, stakeholder, SDM, teknologi, keuangan, Komisi Fatwa MUI, dan organisasi halal dunia. Setelah dilakukan pengkajian lebih lanjut, KSF audit, auditor, dan pelatihan auditor dijadikan sebagai satu KSF, sedangkan KSF regulasi dan organisasi halal dunia dihilangkan karena dinilai kurang relevan sehingga KSF tersebut tidak dianalisis lebih lanjut dalam penelitian ini. Dengan demikian, ada delapan KSF yang dianalisis lebih lanjut dalam penelitian ini. Position audit melalui analisis SWOT dilakukan terhadap delapan KSF sehingga menghasilkan berbagai alternatif strategi. Dari sekian banyak alternatif strategi tersebut, ditentukan sepuluh strategi utama yang dapat diterapkan oleh LPPOM MUI untuk meningkatkan kinerjanya, yaitu strategi yang merupakan strategi WT. Adapun strategi WT tersebut adalah: 1) mengkaji, mengumpulkan dan mendokumentasikan standar halal menjadi sebuah dokumentasi yang terpadu dan mudah dipahami oleh pihak berkepentingan yang membutuhkan; 2) meningkatkan kemampuan dan pemahaman auditor terhadap standar halal untuk menghindari kesalahan dalam melakukan proses audit halal; 3) meningkatkan jumlah auditor tetap dan mencetak auditor halal yang baru melalui pelatihan auditor halal dari LPPOM MUI sehingga kompetensi yang dimiliki oleh auditor tersebut dapat menyatukan aspek sains dan syariah; 4) meningkatkan keterampilan dan pengetahuan SDM dalam hal kegiatan sosialisasi produk halal sehingga masyarakat menjadi lebih mudah dalam mengakses informasi yang akurat terkait kehalalan produk dari LPPOM MUI; 5) meningkatkan kegiatan sosialisasi yang dilakukan oleh LPPOM MUI dengan mengajak berbagai pihak untuk turut berpartisipasi secara aktif dalam kegiatan sosialisasi produk halal ke masyarakat; 6) mengoptimalkan kerja sama dengan stakeholder dan mengembangkan kerjasama program baik di dalam maupun di luar negeri dengan memperjelas hubungan kerjasama yang dijalin sehingga kerjasama dapat lebih terarah dan berlangsung secara optimal yang akan menguntungkan kedua belah pihak; 7) melakukan evaluasi kinerja secara berkala untuk mengetahui kinerja karyawan selama periode waktu tertentu; 8) menerapkan sistem informasi dalam menunjang kegiatan organisasi; 9) melakukan pengelolaan keuangan dan pengalokasian dana secara displin, serta ditunjang oleh sistem IT, sehingga meyakinkan pemerintah kalau LPPOM MUI layak mengelola keuangan secara otonomi dan profesional; 10) meningkatkan komitmen dan profesionalisme anggota Komisi Fatwa MUI agar mampu berkontribusi secara aktif dalam pembuatan dan penyusunan fatwa yang terkait dengan kehalalan produk. Hasil analisis rentang kriteria menunjukkan bahwa persepsi responden terhadap aspek dari input sistem penilaian kinerja yaitu penilai berada pada kriteria setuju (125), sedangkan karyawan yang dinilai berada pada kriteria cukup setuju (106,5). Sementara itu, persepsi responden terhadap aspek dari proses penilaian kinerja yaitu metode (96,8), frekuensi (105), dan komunikasi (121,7) berada pada kriteria cukup setuju, sedangkan untuk prosedur (94) berada pada kriteria tidak setuju dan untuk kendala (129) berada pada kriteria setuju. Persepsi responden terhadap luaran sistem penilaian kinerja secara keseluruhan berada pada kriteria cukup setuju (CS) dengan skor rata-rata 117. KPI untuk LPPOM MUI, baik pada level organisasi maupun bidang, ditentukan berdasarkan sasaran strategik yang telah disusun pada masing-masing perspektif dalam Balanced Scorecard. Pada perspektif pelanggan dan pemangku kepentingan, terdapat sasaran strategik meningkatkan kepuasan klien dalam hal pelayanan proses sertifikasi halal (Tingkat Kepuasan Klien) dan meningkatkan kepuasan stakeholder dalam hal tersedianya informasi yang aktual dan terpercaya terkait dengan isu kehalalan produk (Tingkat Kepuasan Stakeholder). Pada perspektif keuangan, sasaran strategik dan KPI nya adalah melakukan efisiensi pemanfaatan anggaran dana (efisiensi anggaran) dan meningkatkan pendapatan LPPOM MUI (peningkatan pendapatan). Pada perspektif proses bisnis internal, sasaran strategik dan KPInya adalah mewujudkan proses pelayanan sertifikasi halal yang cepat dan akurat (waktu pelaksanaan sertifikasi halal); menciptakan standar halal yang terdokumentasi dengan baik dan mudah dipahami oleh para pemangku kepentingan (Jumlah standar halal); meningkatkan kegiatan sosialisasi produk halal (jumlah sosialisasi ke masyarakat dan perusahaan); dan meningkatkan kerjasama dengan stakeholder(jumlah kerjasama). Sementara itu, sasaran strategik dan KPI pada perspektif kapasitas karyawan dan organisasi adalah meningkatkan kompetensi karyawan dan auditor LPPOM MUI (jumlah karyawan dan auditor yang memperoleh pelatihan); meningkatkan kepuasan karyawan dan auditor (tingkat kepuasan karyawan dan auditor); meningkatkan profesionalisme anggota Komisi Fatwa MUI (waktu penentuan status kehalalan produk); menerapkan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi (Tingkat keluhan user); dan melakukan pembenahan dan perbaikan sistem manajemen (nilai akreditasi ISO 9001(2008)). Setelah sasaran strategik dan KPI disusun maka selanjutnya target dan inisiatif strategik dapat ditentukan. Penyusunan sasaran strategik, KPI, dan inisiatif strategik pada tingkat bidang didasarkan pada tujuan yang ingin dicapai yaitu tercapainya tujuan organisasi. LPPOM MUI memiliki sebelas Bidang dengan uraian kerja (job description) masing-masing. Dengan demikian, KPI untuk masing-masing Bidang akan berbeda antara Bidang yang satu dengan Bidang yang lainnya.KPI pada setiap Bidang, dalam penelitian ini, disusun dengan mengacu pada sasaran strategik bidang yang diturunkan atau dijabarkan dari sasaran strategik organisasi. Selain itu, dalam proses penyusunan KPI untuk setiap Bidang ini, dilakukan wawancara dengan perwakilan karyawan yang bekerja pada Bidang tersebut. Hal ini dilakukan agar KPI yang tercipta akan sesuai untuk menggambarkan kinerja yang sebenarnya. Upaya-upaya yang dapat direkomendasikan kepada pihak manajemen LPPOM MUI untuk meningkatkan kinerjanya adalah menerapkan strategi WT yang telah dirumuskan dalam penelitian ini berdasarkan hasil analisis situasi dengan menggunakan analisis SWOT. Agar penerapan Balanced Scorecard di LPPOM MUI dapat berlangsung secara komprehensif, maka konsep Balanced Scorecard tersebut kemudian diterapkan pada semua tingkat mulai dari tingkat yang paling atas yaitu tingkat organisasi, hingga tingkat yang paling bawah yaitu tingkat personel (karyawan).Key Performance Indicator (KPI) untuk karyawan dapat disusun dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) menentukan sasaran strategik karyawan berdasarkan hasil penjabaran dari sasaran strategik bidang; 2) membuat job description (uraian kerja) untuk masing-masing karyawan secara jelas dan spesifik; 3) menentukan main task (tugas utama) setiap karyawan berdasarkan uraian kerja yang telah disusun dan menentukan sasaran strategiknya; 4) menentukan sasaran strategik; 5) menentukan KPI, target, dan inisiatif strategik; 6) melakukan pembobotan terhadap sasaran strategik yang telah disusun.Rancangan penilaian kinerja karyawan berdasarkan KPI, diharapkan dapat memperbaiki sistem penilaian kinerja di LPPOM MUI. Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan mengenai persepsi karyawan terhadap sistem penilaian kinerja di LPPOM MUI, terdapat beberapa hal yang dapat dijadikan langkah-langkah implementasi yang diperlukan oleh LPPOM MUI untuk meningkatkan kualitas sistem penilaian kinerja yang digunakan. Kesimpulan dari penelitian ini adalah 1) strategi yang dapat diterapkan oleh LPPOM MUI untuk meningkatkan kinerjanya yaitu dengan mengimplementasikan strategi WT yang telah dirumuskan dalam penelitian ini; 2) persepsi karyawan terhadap sistem penilaian kinerja karyawan yang diterapkan saat ini di LPPOM MUI secara rata-rata adalah cukup setuju baik untuk asupan (input), proses, dan keluaran (output) dari sistem penilaian kinerja; dan 3) pada tingkat organisasi, terdapat 16 KPI yaitu tujuh KPI pada perspektif kapasitas karyawan dan organisasi, lima KPI pada perspektif proses bisnis internal, dan masing-masing dua KPI pada perspektif keuangan serta perspektif pelanggan dan pemangku kepentingan. Sementara itu, pada tingkat bidang, KPI yang dimiliki oleh masing-masing bidang berbeda-beda jumlahnya. Penelitian ini memiliki beberapa keterbatasan, oleh karena itu pada penelitian selanjutnya disarankan untuk 1) membuat rancangan KPI untuk setiap karyawan berdasarkan job description yang telah disusun. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk merancang KPI karyawan dapat dilihat di implikasi manajerial; 2) mengukur kinerja LPPOM MUI berdasarkan KPI yang telah dirumuskan pada penelitian ini. Sebelumnya, perlu dilakukan pembobotan terlebih dahulu terhadap sasaran strategik sehingga pengukuran kinerja dapat berlangsung lebih baik lagi; dan 3) melakukan penelitian lebih lanjut mengenai penyusunan action plan dari strategi SO, ST, dan WO