ANALISIS PERENCANAAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA PT. FAJAR TAURUS

Ringkasan Eksekutif Hartati Angelina Gultom, Analisis Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia di PT, Fajar Taurus, dibawah bimbingan M. Syamsul Maarif dan Setiadi Djohar Kecenderungan tejadinya globalisasi perdagangan dan ekonomi dunia semakin mempengaruhi pembangunan industi nasional dalam meningkatkan daya saing untuk ikut berperan serta dalam memasuki keadaan ini. Persaingan sangat dipengaruhi oleh mutu dan jenis produk yang dipasarkan, serta layanan yang diberikan, dengan memperhatikan nilai jualnya. Untuk itu perlu diperhatikan aspek efisiensi dan efektivitas dalam menghadapi persaingan tersebut. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengethuan dan teknologi, pelanggan dan masyarakat sudah semakin kritis terhadap kualitas produk. jasa dan pelayanan yang diberikan organisasi. Oleh karena itu untuk menjaga kehidupan organisasi dimasa datang (organizational survival) maka setiap organisasi harus adaptif terhadap setiap perubahan. Dilain pihak, krisis ekonomi maupun melemahnya nilai tukar rupiah yang dihadapi Indonesia sampai saat ini belum menunjukkan tanda-tanda perbaikan yang berarti. Hal ini juga menjadi faktor pendorong bagi perusahaan untuk melakukan berbagai langkah efisiensi diberbagai bidang sebagai langkah untuk beradaptasi. Restrukturisasi perusahaan merupakan salah satu jawaban yang tepat untuk dapat survive dan berkembang. Namun menurut penelitian Richard S Wellins dan Julie Schulz Murphy (1995) dalam Pradiansyah 1998, lebih dari 70% upaya restrukturisasi gagal. Hal ini disebabkan kunci utama dari organisasi yaitu the human factor tidak dimengerti apalagi dipertimbangkan. Kebanyakan restrukturisasi hanya dipusatkan pada aspek teknis belaka. Restrukturisasi yang berhasil adalah restrukturisasi yang memperhatikan faktor-faktor SDM, karena pada gilirannya SDM-lah yang akan menjalankan perusahaan dan menghadapi perubahan tersebut. Kalau SDM tidak dipersiapkan semaksimal mungkin untuk beradaptasi, perubahan bukannya menghasilkan perbaikan tetapi akan menjerumuskan perusahaan ke lubang kehancuran. Pernyataan di atas menunjukkan betapa pentingnya manajemen SDM sebagai upaya untuk mendayagunakan SDM perusahaan dalam menghadapi maupun menyongsong berbagai perubahan. Salah satu faktor penting yang merupakan proses awal dalam manajemen SDM adalah aspek perencanaan SDM, karena perencanaan SDM yang komprehensif dan terprogram akan dapat menjamin ketersediaan SDM yang bermutu dan trampil untuk mendukung kemajuan perusahaan dimasa yang akan datang.. - PT. Fajar Taurus merupakan pabrik pengolahan susu pasteurisasi. Visi perusahaan adalah membawa PT.Faiar Taurus meniadi industri pengolahan susu dan turunan susu yang fresh nature dengan segmen pasar tertentu. Perumusan visi perusahaan juga ditujukan untuk mencapai pertumbuhan secara bertahap dan konsisten. saat ini perusahaan memiliki 2 lini produk yaitu susu pasteurisasi dan yogurt, dengan produk utama susu pasteurisasi Sebagian besar pekerjaan karyawan PT. Fajar Taurus sulit untuk diukur, karena (1) karyawan tidak memiliki sasaran kerja yang spesifik untuk tiap individu, (2) perusaham belum menerapkan sistem evaluasi terhadap performansi tiap karyawan maupun sistem pengendalian dan imbalan untuk memantau kemajuan dan pencapaian tujuan perusahan, (3) jenis pekejaan tidak selalu sama setiap hari, (4) pekejaan karyawan bersifat sebagai faktor pendukung, dan (5) karyawan merupakan pimpinan sehinggga output pekejaan yang dihasilkan merupakan hasil kerja tim. Dengan demikian, analisis beban kerja pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode observasi. wawancara dan kuesioner. Pendekatan normatif melalui struktur organisasi dipergunakan untuk memperkirakan karyawan struktural dan pengunaan teknik Delphi dipakai untuk memperkirakan kebutuhan karyawan operasional. Dari hasil kedua pendekatan di atas dapat disimpulkan bahwa PT Fajar Taurus saatini Mengalami mengalami kelebihan 7 orang karyawan. Ketujuh orang tersebut terdiri dari 2 orang collector dari divisi keuangan, 1 orang supir dan 2 orang loper dari divisi pemasaran dan penjualan, dan 2 orang operator produksi dari divisi produksi. Dengan demikian perkiraan jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahan saat ini adalah 45 orang dari 52 orang karyawan yang ada sekarang. Perincian kebutuhau SDM tersebut yaitu: 1 orang direktur, 6 orang karyawan struktural (manajer) dan 38 orang karyawan operasional. Analisa beban keja juga menunjukkan beberapa pekerjaan karyawan PT.Fajar Taurus masih dapat dioptimalkan atau ditingkatkan yaitu staf administrasi personalia, dari divisi SDM, kasir dari divisi keuangan dan akuntansi, staf distribusi, staf pemasaran dan staf EDP-administrasi pemasaran dari divisi pemasaran dan penjualan Berdasarkan analisis karyawan yang tinggal yaitu dengan melakukan pengelompokan berdasarkan usia, maka dalam kurun waktu lima tahun kedepan akan ada 4 orang karyawan yang pensiun yaitu 1 orang manajer divisi umum, 1 orang kepala keamanan, 1 orang petugas keamanan dan 1 orang loper. Sementara berdasarkan analisis karyawan yang tinggal yaitu dengan melakukan pengelompokan berdasarkan latar belakang pendidikan, diketahui bahwa latar belakang pendidikan karyawan masih banyak yang berasal dari SLTP dan SD (36.6%). Hal ini disebabkan karena proses perekrutan awal karyawan tidak dilakukan secara spesifik dan terarah, mengingat sejarah pembentukan perusahaan tidak seluruhnya didasari oleh pertimbangan bisnis, tapi lebih menekankan pada faktor sosial dan kekeluargaan. Analisis perputaran karyawan dalam 3 tahun terakhir menunjukkan bahwa tingkat perputaran tenaga keja PT. Fajar Taurus cukup rendah yaitu 4.7%.Meskipun tingkat perputaran cukup kecil, perusahaan tetap perlu mengetahui kondisi lingkungan keja perusahaan menurut pandangan karyawan. Hasil kuesioner menunjukkan beberapa faktor yang dapat memberikan dampak negatif terhadap motivasi dan kinerja karyawan yaitu (1) faktor gaji yang dirasakan cukup rendah bila dibanding dengan biaya kebutuhan hidup saat ini, (2) belum berjalannya beberapa fungsi manajemen SDM di perusahaan yaitu sistem penilaian prestasi kerja (performance appraisal), sistem pemberian-penghargaan dan hukuman (reward and punishment) dan sistem perencanaan karir. dan (3)koordinasi antara divisi yang sangat kurang dan belum terarah Berkaitan dengan rencana strategis perusahaan yang secara bertahap akan menggantikan produk utama, susu pasteurisasi dengan produk turunan susu yang mempunyai nilai tambah tinggi dan menyumbangkan tingkat keuntungan yang besar, maka sangat diperlukan koordinasi yang kuat antara fungsi-fungsi pengembangan produk, pengendalian kualitas, pemasaran dan penjualan. Dengan demikian perusahaan membutuhkan karyawan dengan tingkat ketrampilan yang kuat dalam hal rekayasa produk, menciptakan kontinuitas kualitas, memiliki kemampuan yang kuat dalam riset dasar produk, mempunyai tingkat kreativitas yang tinggi dalam merancang pola pemasaran produk dan memiliki keuletan serta kegigihan dalam menjual produk. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan agar proses perencanaan SDM PT. Fajar Taurus dapat berjalan lebih baik adalah: (1) Pengalihan fungsi collector kepada supir agar melibatkan staf distribusi dan pelayanan pelanggan sebagai atasan langsung para supir, untuk fungsi kontrol kinerja supir, (2) Agar proses pelimpahan tugas karyawan yang keluar kepada karyawan yang tinggal dapat betjalan dengan baik maka perusahaan perlu mempertimbangkan untuk memberikan insentif tambahan, (3) Bagi karyawan yang barus keluar ada beberapa alternatif solusi yang bisa ditawarkan yaitu: a) dialihkan kepada sesama perusahaan yang terafiliasi, b) ditawari pensiun dini dengan jumlah pesangon yang sesuai dengan peraturan yang berlaku, c) diberikan kesempatan mengikuti pelatihan wirausaha sesuai dengan minat karyawan yang bersangkutan, dan d) memberikan konseling penempatan keluar (outplacement counceling) untuk membantu karyawan yang bersangkutan mencari posisi baru dan menyesuaikan diri dengan status mereka yang baru; (4) Perusahaan perlu melakukan persiapan untuk mengantisipasi karyawan yang akan pensiun dengan memprioritaskan sumber internal yang berpotensi sehingga &pat memberi kesempatan bagi para karyawan untuk mendapatkan rotasi pekejaan maupun promosi jabatan, (5) Perusahaan perlu mendesain program peningkatan kualitas SDM yang komprehensif clan aplikatif untuk dapat mencapai rencana strategis perusahaan, (6) Perusahaan perlu mengaktifkan fungsi-fungsi manajemen SDM terutama yang berkaitan dengan a) perencanaan karir, b) penilaian prestasi keja, c) sistem pemberian penghargaan dan hukuman, juga perbaikan terhadap kebutuhan akan kesejahteraan, dan koordinasi antar divisi; (7) PeNsahaan perlu melakukan evaluasi dan pengendalian yang menyeluruh dan berkelanjutan terhadap hasil perencanaan SDM untuk menentukan penyimpangan-penyimpangan dari rencana serta sebab-sebabnya. (8) Agar proses evaiuasi dan pengendalian dapat berjalan dengan baik dan efektif, maka perusahaan perlu menetapkan standar kinerja tiap karyawan yang dapat diukur, mudah diamati, diketahui dan dapat dilakukan oleh karyawan. Penerapan standar kinerja juga sebaiknya memiliki time frame yang dapat menjadi acuan pelaksanaan bagi karyawan