Perencanaan Strategi Kantor Pengolahan Data Elektronik DKI Jakarta

Beban tugas Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta dalam menyelenggarakan pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kemasyarakatan dari tahun ke tahun semakin meningkat. Meningkatnya beban tugas tersebut seiring dengan pertambahan penduduk serta tuntutan pelayanan yang semakin meningkat, baik kualitas maupun kuantitas sebagai akibat meningkatnya aktivitas masyarakatnya dan tingkat kesejahteraan dari hasil pembangunan selama mi. Penyatuan berbagai urusan pemerintahan di Daerah perlu berbagai kebijaksanaan dan keputusan baik keputusan strategis atau yang bersifat perencanaan, keorganisasian taktis operasional maupun pengendalian dan pengawasan. Untuk mendukung proses pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan perlu didukung tersedianya data yang bersifat besaran ( aggregate ) ataupun data yang bersifat spesifik operasional dari semua unit atau instansi di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Sementara ini kenyataan menunjukan bahwa kebutuhan akan Data/informasi yang bersifat besaran ( aggregate ) yang lengkap dan akurat belum tersedia secara cepat dan tepat waktu sehingga penetapan kebijakan atau pengambilan keputusan sering tidak efektif dan efisien. Disadari bahwa berbagai unit kerja/instansi yang terkait dalam sistem informasi manajemen, telah memakai alat bantu komputer namun masih bersifat membantu percepatan proses pengolahan data/informasi yang berskala kecil dan belum siap menyajikan data/informasi besaran maupun spesifik operasional yang diperlukan setiap saat sebagaimana yang dikehendaki oleh pimpinan dan yang disyaratkan oleh sistem informasi manajemenlteknologi informasi. Dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi secara cepat, lengkap, akurat dan terpadu sesuai dengan Surat Keputusan Gubemur nomor 584 tahun 1991 tentang Sistem Informasi Manajemen Daerah ( SIMDA ) Pemda DKI Jakarta Dari kondisi tersebut di atas maka masalah yang diusulkan dalam tesis ini adalah : (1) Sampai seberapa besar ukuran target serta sasaran dalam mewujudkan SIMDA yang terpadu atau terintegrasi. (2) Bagaimana menyatukan beberapa apliasi secara terintegrasi dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk target penyelesaiannya. (3) Apakah sistem on line dengan Sistem sentralisasi selama ini sudah efektif dalam memenuhi layanan kebutuhan informasi (4) Belum adanya perbaikan perekanaan yang baku dan berkesinambungan dalam pembangunan dalam pengembangan sistem informasi. Tujuan dari penelitian ini adalah : (1) mengidentifikasi dan menganalisa faktor-faktor yang mempengaruhi strategi pengelolaan SIMDA saat ini dengan menggunakan analisis Internal-Eksternal dan Matriks SWOT serta menganalisis tingkat persaingan (2) Memberikan saran-saran perbaikan manajemen pengelolaan SIMDA. (3) Merekomendasikan prioritas strategi yang tepat untuk diterapkan oleh KPDE/KPTI DKI Jakarta dari hasil analisis matriks SWOT. Metodologi yang digunakan dalam studi ini adalah studi kasus dan analisis deskriptif dengan mengumpulkan data untuk menjawab permasalahan yang ada. Analisis lingkungan internal-eksternal serta persaingan industri produk/jasa dengan hasil analisis Delphi dan dilanjutkan dengan analisis menggunakan matriks SWOT untuk mendapatkan alternatif strategi yang sesuai dengan kondisi organisasi KPDE/KPTI Provinsi DKI Jakarta. Berdasarkan hasil analisis Delphi dari sepuluh responden dari nilai parameter sebagai berikut: ( 1 ) Ancaman Pendatang Baru skor 3,54 (2) Ancaman Barang Substitusi skor 5,38 (3) Ancaman Persaingan dari Pesaing skor 4,02 (4) Kekuatan Tawar-Menawar Pemasok skor 4,09 (5) Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli skor 4,14. Menurut pakar strategi perusahaan (Hamel dan Prahalad,1991) bahwa nilai skor di atas 3,33 untuk hasil kuesioner yang sama dari para Pakar dinyatakan tinggi. Untuk menerapkan grand strategy tersebut menggunakan matriks SWOT dengan menghasilkan beberapa alternatif strategi fungsional diantaranya adalah : (1) Strategi SO (Strength-Opportunities) yang menghasilkan Strategi Kemitraan dan Kebijakan serta Goodwill Pimpinan. (2) Strategi WO (Weaknesses-Opportunities) yang menghasikan Strategi Aliansi dan Joint Operation serta efektif, efisiensi kerja dan orientasi bisnis proksional. (3) Strategi ST ( Strenght-Threats ) yang menghasilkan Strategi Menyatukan Langkah mewujudkan SlMDA dan Strategi Global Master Plan dan Strategi SIRI. (4) Strategi WT ( Weaknesses-Threats ) yang menghasilkan Strategi Kebijakan Menyeluruh dan Terpadu dan Strategi Konsolidasi. Implikasi strategi bagi KPTI Provinsi DKI Jakarta adalah dengan alternatif strategi yaitu program kerja berupa action plan harus dijabarkan dan dilakukan secara utuh serta bertahap dan konsisten, melihat perkembangan KPDE dalam pembangunan dan pengembangan aplikasi komputer perlu adanya pendekatan kepada motto "we wont a partnership, not just a customer" serta adanya pemahaman "Network Management is Key to Your Success". Langkah strategi dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain: (1) Mengubah paradigma lama KPDE sebagai pelaksana seutuhnya dalam komputerisasi di Pemda DKI, menjadi paradigma baru bahwa KPTI menjadi fasilitator dan advisor dalam Sistem Informasi Manajemen Daerah ( SIMDA ) serta pengelola tunggal dalam bank data Pemda Provinsi DKI Jakarta. (2) Mengupayakan data base di Unit-unit Kerja dapat terdistribusikan ke KPTI Provinsi DKI Jakarta sebagai top leader dan leading sector dalam pengelolaan sistem informasi serta teknologi informasi. (3) Mengkondisikan pengguna jasa komputerisasi sebagai pelanggan serta mitra kerja yang baik didalam pembangunan dan pengembangan SI/TI dengan menciptakan jejaring manajemen sebagai kunci sukses dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi KPTI Provinsi DKI Jakarta Kedua dengan adanya rencana aktivitas strategi integrasi vertikal dan horizontal dapat dilakukan dengan memanfaatkan infrastruktur serta fasilitas yang dimiliki untuk menarik mitra kerja bergabung melakukan integrasi SIMDA. Langkah-langkah yang dapat dilakukan terhadap Unit-unit Kerja adalah sebagai berikut: (1) Memberikan laporan kepada pimpinan tentang kemajuan dan hambatan SIMDA secara periodik serta sosialisasi atau bentuk forum komunikasi lainnya kepada Unit-unit Kerja. (2) Pendekatan serta pengambilan kebijakan SI/TI pada Unit-Unit Kerja terkait, membuat Global Master Plan SVTI dan Strategi SI/TI. (3) Konsolidasi ke dalam dan mewujudkan adanya program Total Quality Management ( TQM ), serta pengembangan kualitas SDM agar lebih profesional untuk meningkatkan pelayanan sistem informasi dan teknologi informasi Pemda DKI Jakart