Analisis Kebutuhan Pelatihan Pegawai Samsat SPM Giro Di Pemerintah Propinsi DKI Jakarta

Adanya sinyalemen terhadap citra dan kinerja sumberdaya aparatur pemerintah, termasuk Pemerintah Propinsi DKI Jakarta, yang belum optimal selama ini memberikan kontribusi terhadap timbulnya krisis kepercayaan masyarakat. Menyikapi kondisi ini, Pemerintah Propinsi DKI Jakarta telah merumuskan gerakan reformasi pembangunan berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor 7309 Tahun 1998 tentang Rencana Strategis (RENSTRA) Pembangunan DKI Jakarta Tahun 1998 - 2002 melalui program-program pokok reformasi, yang selanjutnya diproyeksikan ke dalam rencana kegiatan tahunan dalam bentuk proyek pembangunan dan kegiatan rutin pemerintahan. Kemudian, Gubernur mendelegasikan kepada (1) Biro Keuangan (Ordonator), yaitu unit kerja yang melakukan pengujian terhadap tagihan kepada daerah dan menerbitkan Surat Perintah Membayarkan dengan Giro (SPM Giro) sebagai alat pembayaran, dan (2) Kantor Kas Daerah (Countable), yaitu unit kerja yang melakukan pembayaran atas dasar SPM Giro dari Biro Keuangan dengan cara mentransferkan Giro tersebut melalui jasa Bank DKI Jakarta ke masing-masing rekening bank Bendaharawan Proyek atau Pihak Ketiga. Sistem dan prosedur pembayaran uang daerah dengan SPM Giro yang mulai diberlakukan sejak Tanggal 1 April 1999 merupakan perbaikan pelayanan yang sebelumnya dengan menggunakan sistem dan prosedur SPM dengan Uang (SPMU). Oleh karena itu, dilakukanlah perubahan sistem dan prosedur pembayaran dari bentuk semula SPMU menjadi SPM Giro, yaitu dengan menggabungkan pelayanan Biro Keuangan, Kantor Kas Daerah, dan Bank DKI Jakarta menjadi satu atap dan satu pintu pelayanan (SAMSAT) melalui Keputusan Gubernur Nomor 14 Tahun 1999 tentang Peraturan Tata Tertib Kerja Tetap (PERTA) Prosedur Kerja Pengeluaran SPM Giro Satu Pintu Di Daerah Khusus lbukota Jakarta. Berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor 450 Tahun 1996 ditetapkan penyelesaian penerbitan SPMU (sekarang SPM Giro) untuk pembayaran anggaran belanja rutin paling lambat 6 (enam) hari kerja, sedangkan pembayaran anggaran belanja pembangunan paling lambat 2 (dua) hari kerja. Namun, dalam prakteknya dari hasil observasi terlihat bahwa penyelesaian penerbitan SPM Giro belum seluruhnya dapat diselesaikan dalam waktu lebih cepat atau tepat waktu dari waktu yang ditentukan. Kondisi ini berdampak lebih jauh terhadap semua kegiatan pemerintahan dan kelancaran proyek di lapangan. Di sisi lain, hasil Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) pegawai SPM Giro belum banyak memberikan kontribusi perbaikan, percepatan dan kualitas pelayanan penerbitan SPM Giro, bahkan terdapat sebagian pegawai yang belum mendapatkan pelatihan sama sekali. lndikasi ini menunjukkan bahwa Diklat yang telah diikuti pegawai belum sesuai dengan kebutuhan pegawai, sehingga belum dapat meningkatkan kinerja pegawai. Untuk itu, perlu dikaji seberapa jauh kesenjangan antara Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) pegawai dengan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) pegawai. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk melihat kesenjangan tersebut antara lain adalah melalui suatu kajian kebutuhan Diklat pegawai, khususnya pegawai SAMSAT SPM Giro. Secara garis besar dapat dikemukakan bahwa rendahnya kinerja pegawai pada SAMSAT SPM Giro dapat dipengaruhi oleh 2 (dua) faktor, yaitu : 1. Faktor eksternal, yaitu sistem dan prosedur, piranti lunak dan keras (software dan hardware) komputer, dan lingkungan kerja yang kurang memadai. 2. Faktor internal, yaitu pengetahuan, keterampilan, dan sikap pegawai. Sesuai dengan permasalahan-permasalahan tersebut di atas, penelitian ini memiliki beberapa tujuan yaitu : 1. menganalisis kesenjangan antara KKP dan KKJ pegawai SAMSAT SPM Giro. 2. Menganalisis tanggapan pegawai SAMSAT SPM Giro terhadap Diklat yang dilaksanakan selama ini. 3. Merumuskan program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan pegawai dan kebutuhan organisasi SAMSAT SPM Giro. Dalam penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode studi kasus dan deskriptif, dengan menggunakan data primer dan data sekunder. Pengumpulan data primer dilakukan dengan cara observasi lapangan menggunakan kuesioner dan wawancara dengan para responden yang terdiri atas : (1) Daftar yang diisi oleh Pegawai Pimpinan (Atasan) untuk menentukan Standar KKJ Pegawai, dan (2) Daftar yang diisi oleh Pegawai Staf (Pelaksana) untuk menentukan Standar KKP Pegawai, Kebutuhan Pelatihan bagi Pegawai, dan Manfaat Pelatihan. Sedangkan data sekunder didapatkan dari studi kepustakaan, yang bersumber dari berbagai buku (referensi) dan terbitan yang berkaitan dengan manajemen sumberdaya manusia, bahan kuliah, data kepegawaian, dan laporan hasil pekerjaan pada tempat penelitian. Contoh (sampel) penelitian sebagai responden diambil dari seluruh pegawai SAMSAT SPM yang berjumlah 66 orang, yang terdiri atas (1) Bagian Perbendaharaan Biro Keuangan sebanyak 50 orang : 1 orang Kepala Bagian (Eselon IVa), 4 orang Kepala Subbagian (Eselon Va), dan 45 orang Staf (Non Eselon), dan (2) Bidang Kas dan Bank Kantor Kas Daerah sebanyak 16 orang : 1 orang Kepala Bidang (Eselon IVa), 3 orang Kepala Seksi (Eselon Va), dan 12 orang Staf (Non Eselon). Kedua jenis data tersebut di atas selanjutnya diolah dengan menggunakan teknik analisis Training Need Assesment-Tool (T-NAT), yang kemudian disederhanakan dalam bentuk : (1) Tabel Penilaian Skala KKJ dan KKP Pegawai, (2) Tabel Rekapitulasi Rata-rata Peringkat KKJ dan KKP Pegawai, (3) Tabel Rekapitulasi Nilai Manfaat Pelatihan, dan (4) Diagram Kebutuhan Pelatihan berdasarkan Analisis KKJ dan KKP Pegawai. Sedangkan kesenjangan antara Nilai Rata-rata KKJ dan KKP Pegawai dianalisis dengan menggunakan Diagram Kebutuhan Pelatihan berdasarkan pembagian beberapa bidang : (1) Bidang A, yaitu kebutuhan pelatihan kritis (sangat mendesak), (2) Bidang B , yaitu perlu pelatihan (mendesak), (3) Bidang C, yaitu perlu pelatihan seperlunya (tidak perlu pelatihan), dan (4) Bidang D, yaitu tidak perlu pelatihan (pengembangan). Dari hasil analisis data dan informasi di dalam penelitian ini dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan, penerapan Sistem Pelayanan SPM Giro mengalami kelebihan waktu penyelesaian, baik untuk Anggaran Belanja Rutin maupun Pembangunan sesuai dengan standar waktu yang telah ditetapkan. Selain itu, terdapat pula beberapa pembuatan ralat (Pembukuan Administratif) SPM Giro, baik dari sisi kesalahan pasal maupun beban belanjanya dengan jumlah yang relatif besar. Kondisi KKJ pegawai berdasarkan pendapat Kelompok Pimpinan Langsung untuk seluruh pelayanan berada pada posisi skala yang relatif tinggi. Dari skor penilaian secara keseluruhan, uraian pekerjaan Validasi SPM Giro memperoleh skor penilaian terbesar, dimana menurut mereka uraian pekerjaan tersebut merupakan hal yang sangat penting sebelum SPM Giro disampaikan ke Bank DKI Jakarta untuk dibayarkan. Uraian pekerjaan yang memiliki skor terkecil adalah menyampaikan SPP kepada Kepala Bagian/Subbagian Perbendaharaan Biro Keuangan. Adapun untuk KKP pegawai diperoleh kondisi yang belum optimal, dengan skor penilaian terbesar terdapat pada uraian pekerjaan Validasi SPM Giro. Dengan demikian, kedua kelompok pegawai ini berpendapat bahwa proses validasi SPM Giro merupakan hal yang utama sebelum SPM Giro dibayarkan di Bank DKI Jakarta. Sehubungan dengan itu, kelompok pegawai ini juga mengungkapkan bahwa sangat diperlukan kehati-hatian dalam Validasi SPM Giro sebelum disampaikan ke Bank DKI Jakarta. Hal ini terkait dengan pekerjaan sebelumnya, yakni penandatanganan oleh Kepala Bagian/Subbagian Perbendaharaan Biro Keuangan dan Kepala Kantor Kas Daerah yang memiliki waktu terbatas sehingga perlu didahulukan. Sedangkan uraian pekerjaan yang memiliki skor terkecil adalah melaporkan potongan. Berdasarkan kedua nilai KKJ dan KKP pegawai, secara keselumhan terdapat kesenjangan (gap) dimana KKJ pegawai lebih tinggi dibandingkan dengan KKP pegawai. Kondisi ini dapat pula dibuktikan dari hasil pekerjaan yang telah dilakukan oleh pegawai SAMSAT SPM Giro, yaitu dari sisi ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Secara keseluruhan, para pegawai berpendapat bahwa terjadinya kesenjangan tersebut disebabkan oleh rendahnya kompetensi pegawai, yaitu rendahnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap pegawai dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di SAMSAT SPM Giro. Berdasarkan Diagram Kebutuhan Pelatihan juga dapat disimpulkan bahwa para pegawai SAMSAT SPM Giro termasuk dalam kategori mendesak/membutuhkan pelatihan (Bidang B). Adapun jenis pelatihan yang diberikan merupakan gabungan (kombinasi) antara pelatihan untuk menambah/mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap pegawai (on job training). Dalam pelaksanaannya, SAMSAT SPM Giro perlu mempertimbangkan beberapa kebijakan, yakni : (1) Materi dan bahan pelatihan yang diberikan merupakan gabungan dari materi/topik yang relevan dengan SPM Giro, keseimbangan antara teori dan praktek, dan waktu pelatihan yang cukup untuk memahami sepenuhnya substansi pelatihan, (2) Sebagian besar pegawai mengusulkan nama pelatihan adalah Pelatihan Pelayanan Prima SPM Giro, (3) Persyaratan peserta merupakan pegawai yang teridentifikasi belum/tidak memahami SPM Giro dan yang berkinerja rendah, (4) Alat bantu pelatihan sebaiknya disediakan dalam jumlah yang memadai (cukup) dan mudah dipahami oleh pegawai, (5) Tempat dan waktu pelaksanaannya dilaksanakan di tempat tugas dan dilaksanakan di luar jam kerja (efisiensi biaya dan waktu), dan mudah dijangkau serta lebih dekat dengan tempat praktek secara langsung