Asiakirjahallinto ja arkistotoimi museoissa

Tässä työssä on tutkittu, millaiset tekijät vaikuttavat museoiden asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen, mitä arkistoaineistoa museoissa kertyy sekä kuinka yhtenäisiä tai erilaisia asiakirjahallintaan liittyvät käytännöt alalla ovat. Työssä on tutkittu ammatillisesti hoidettujen museoiden omasta toiminnasta syntyvää aineistoa sekä sen ja museon asiakirjakokoelman rajapintaa. Museoiden arkistoista ei ole ollut saatavilla koottua tietoa. Siinä missä muut muistiorganisaatiot vastaanottavat aineistoa pääasiassa lakisääteisesti, kartuttavat museot kokoelmiaan itse määrittelemänsä tallennusalan ja kokoelmapolitiikan perusteella. Museot toimivat vallankäyttäjinä sen suhteen, millaiseksi tulevaisuuden kuva menneisyydestä muodostuu. Museotoiminnassa kertyvä arkistoaineisto muodostaa välineen, jonka avulla voidaan arvioida museoiden tekemiä päätöksiä siitä, mitä säilytetään ja mitä unohdetaan. Aineistoa tuottamalla, tallentamalla ja säilyttämällä edesautetaan museohenkilökunnalla olevan hiljaisen tiedon tulemista näkyväksi, lisätään museotoiminnan läpinäkyvyyttä ja avoimuutta sekä mahdollistetaan museotoiminnan tutkiminen tulevaisuudessa. Työssä on selvitetty, millaisia vaatimuksia säädökset ja muut normit asettavat museoiden asiakirjahallinnolle ja arkistotoimelle. Viranomaisiin rinnastettavien museoiden kannalta tärkeimmät lait ovat arkistolaki ja julkisuuslaki. Henkilötietolaki, tekijänoikeuslaki ja kirjanpitolaki koskevat käytännössä kaikkia museoita. Arkistolaitos on antanut määräyksiä ja ohjeita asiakirjojen arvonmäärityksestä ja säilyttämisestä, mitkä koskevat myös museoita. Lisäksi parhaiden käytäntöjen edistämisen ja kansainvälisen yhteistyön tuloksena on syntynyt koko joukko erilaisia standardeja, suosituksia ja eettisiä ohjeita, jotka voivat hyödyttää museoita arkistotoimen suunnittelussa. Alan käytäntöjä on selvitetty korotettua valtionosuutta saaville museoille suunnatulla lomakekyselyllä. Kyselyn perusteella arkiston ja kokoelman raja ei ole museoille selkeä. Myös arkiston koossa sekä asiakirjahallintoon ja arkistonhoitoon käytetyissä resursseissa on paljon hajontaa. Erityisesti museoiden käsitykset toimintaansa vaikuttavasta lainsäädännöstä ovat vaihtelevia. Museoiden asiakirjahallinta ei ole vastausten perusteella vakiintunutta ja yhtenäistä. Kyselyä on täydennetty kahdella tapausesimerkillä, joita varten on haastateltu arkistoista vastaavia henkilöitä kahdesta museosta. Kummallakin museolla on vahva taustaorganisaatio, jolta museo saa ohjausta asiakirjahallinnassa. Tutkimuksen perusteella asiakirjakokoelman ja arkiston rajapinta vaikuttaa osin tulkinnanvaraiselta. Museon luettelointiaineistot ja tallennushankkeissa kerätyt aineistot voidaan perustellusti liittää niin kokoelmaan kuin arkistoonkin. Julkisuuslain määritelmän perusteella myös museon vastaanottamia aineistoja voidaan pitää viranomaisen asiakirjoina. Lisää tutkimusta, rajanvetoa ja keskustelua kaivataan, jotta museoiden asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhtenäistyvät, kokoelman ja arkiston rajapinta selkiytyy ja museoiden arkistonmuodostus saa ansaitsemansa huomion