Käyttäjän kiinteistönhallinta -INSITE^TM

Tiivistelmä Nykyaikainen kiinteistönhallinta voidaan jakaa kolmeen kenttään. Nämä ovat kiinteistön käyttö, omistus ja ylläpito. Tietotekniikka on nähty merkittäväksi välineeksi toimialan tuottavuuden ja palvelutason kehittämisessä. Eri laajuisten teknistaloudellisten kysymysten lisäksi kiinteistöalalla on kiinnitetty huomiota kustannusten hallintaan ja palvelun kehittämiseen. OFMS Inc. tuottaa ja kehittää INSITETM nimistä atk-pohjaista kiinteistönhallintajärjestelmää. Yritys toimii kehittääkseen järjestelmää ja auttaakseen sen kansainvälisiä käyttäjiä. Ohjelma on käyttäjille periaatteessa edullinen kun kehittämiskustannuksia ei peritä, ainoastaan vuotuiset ylläpitokulut. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää millainen INSITETM-järjestelmä on sekä miten OFMS Inc. toimii. Alun perin ohjelma kehitettiin palvelemaan MIT:n (Massachusetts Institute of Technology) kiinteistöjen strategista hallintaa ja käyttöä, mutta on viimeisen 30 vuoden aikana kehittynyt järjestelmäksi, joka tällä hetkellä palvelee käyttäjiä yli 70 kaupungissa eri puolilla maailmaa. INSITETM-järjestelmä voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan. Tietopankkiosa sisältää kiinteistön perustiedot. Toinen puoli järjestelmää ovat itse ohjelmat, joilla käyttäjät selaavat ja muokkaavat tietoa itselleen sopivaksi. Lisäarvoa ohjelmalle antaa OFMS Inc., joka luovuttaa käyttäjien käyttöön 30 vuoden kokemuksensa kiinteistönpidosta. Yritys kerää vuosittain tietoa ohjelman käyttäjiltä, kehittää ohjelmaa käyttäjien haluamaan suuntaan sekä jakaa tämän tiedon takaisin käyttäjille. Käyttäjä saa yhteistyöstä ohjelmiston ja käyttötuen lisäksi kumppanin, joka välittää kiinteistönpidon kansainvälistä tietoa. Ohjelmiston käyttöönotto ja laajempi yhteistyö vaativat lisätietoja mahdollisen käyttäjän nykyisistä kustannuksista, palvelun laadusta, ohjelmistoista ja toiminnan tulevaisuuden näkymistä. Tuloksia on verrattava uuden, tässä esitetyn järjestelmän tuottamiin arvoihin, kustannuksiin ja sen mukanaan tuomiin tulevaisuuden näkymiin. Oulun yliopiston toimitilakustannukset olivat v. 2001 24,3 Meur (146 mmk) ja laitehankintoihin käytettiin v. 1999 11 Meur (66 mmk). Suomen korkeakoulujen vuokramenot olivat 126 Meur (760 mmk) samana vuonna. Oulun kaupungin palvelutuotannon vuokrat olivat 27,7 Meur v. 2001. Ammatillisen koulutuksen kuntayhtymän toimitilavuokrat olivat 13,3 Meur. Ylläpito- ja käyttäjäpalvelukustannusten osuus vaihteli 25-40 %. Omaisuuden hallinta on siten merkittävä taloudellinen kysymys käyttäjille. Käyttäjää kiinnostaa aktiivisempi rooli ostettujen palvelujen hinnan ja laadun tarkastelussa, kilpailu ja sen tuomat hyödyt ovat osittain vielä kokeilematta.Abstract Modern facility management can be divided into three fields. They are facility use, ownership and upkeep. Information technology has been found to be a significant tool in the development of the profitability and level of service in this area of business. The real estate business is focusing attention on not only various techno-economical issues, but also cost control and service development. OFMS Inc. produces and develops an adp-based INSITETM facility management system. The company is working on developing the system and assisting its international users. Because its users do not pay for the cost of development, and they are only charged for yearly upkeep, in principle the application is inexpensive. The purpose of this study is to determine what the INSITETM system is like and how OFMS Inc. operates. The application was originally developed to serve the strategic management and use of MIT's (Massachusetts Institute of Technology) facilities, but during the past 30 years the application has evolved into a system that currently serves users in over 70 cities in different parts of the world. The INSITETM-system can be roughly divided into two parts. A data bank part contains basic data about a facility. The other part is comprised of applications used to browse the data and modify it into a desirable form. OFMS Inc. gives the application additional value by providing its users with access to the company's 30 years of experience with facility management. Each year the company gathers information from application users, develops the application according to their needs and distributes this information back to the users. As a result of this co-operation, users get the application, user support and a partner that provides international information about facility management. Commissioning of the application and more extensive co-operation require additional information about the possible user's present expenses, quality of service, software applications and operational outlook for the future. The results need to be compared with the values and costs of the new system presented herein, as well as the outlook it gives for the future. Real property costs in the University of Oulu were last year 24,3Meur (FIM 146 million). Procurements of fixed assets consisted in 1999 11Meur (FIM 66 million). Total rental remunerations of all universities in Finland approached level of 126Meur (FIM 760 million) in 1999. City of Oulu paid Meur 27,7 for premises, Furthermore The Federation of Oulu municipalities on professional education paid rents Meur 13,3. Share of operational cost approached 25-40 % from the total rental remunerations. Thereby, real property management will be a matter of considerable significance. User is interested in more active role when comparing quality and cost. Competition is partly worth trying even in facilities management of public facilities