Development of Document Management System for governmental authority

Darba tēma ir „Dokumentu pārvaldības sistēmas pilnveidošana valsts iestādē”. Esošās informācijas sistēmas valsts iestādē neatbilst šodienas prasībām pret informācijas sistēmām, nenodrošina mūsdienīgu valsts iestādes dokumentu uzskaites, aprites, izpildes un kontroles organizēšanu. Galvenā problēma sistēmas pilnveidošanas risinājuma izvēlei ir - turpināt attīstīt esošās sistēmas vai izdarīt izvēli par labu citai sistēmai. Darbā ir aprakstīta esošā situācija valsts iestādē dokumentu aprites organizēšanā, esošās informācijas sistēmas un dokumentu plūsmas. Darbā raksturoti nosacījumi integrētas dokumentu pārvaldības sistēmas pilnveidošanai valsts iestādē no likumdošanas, organizatoriskā, ekonomiskā, kā arī teorētiskā aspekta par dokumentu aprites organizēšanu. Darbā izpētīti 7 dažādi tirgū piedāvāti dokumentu pārvaldības risinājumi, no kuriem 3 tika arī eksperimenta ceļā novērtēti, izmantojot pieejamās sistēmu instalācijas. Darbā savā starpā salīdzinātas un novērtētas 4 pēc autora domām piemērotākās no 7 sistēmām, lai izvēlētos atbilstošāko risinājumu un sniegtu rekomendācijas, ieteikumus dokumentu pārvaldības sistēmas pilnveidošanai. Darba apjoms ir 112 lpp. kopā ar pielikumiem, 15 attēli, 22 tabulas, 5 pielikumi un 36 nosaukumu informācijas avoti. Atslēgvārdi: Dokumentu pārvaldība, lietvedība, elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas, elektroniskais paraksts, likumdošanas prasības, datubāzes, iekštīkls, dokumentu apgrozība.Theme of this master work is “Development of document management system for governmental authority”. Existing information systems in governmental authority do not comply with today's needs for information systems, do not provide modern organisation of document registration, circulation, execution and control for governmental authority. Main problem for choosing development solution is to understand either to develop existing system or choose another one. Master work describes existing situation in governmental authority with document circulation’s organization, existing information systems and document’s flow in this work. There are also described rules for developing document management system in governmental authority from such aspects as legislation, organizational, economical and theoretical. There are seven, IT market provided, various document management solutions studied in this work. Three of them are estimated experimentally by using installations of existing systems. Author compares and estimates 4 of 7 most appropriate systems based on his experience, to choose most appropriate solution and give recommendations and advices for development of document management system. The work consists of 112 pages (incl. appendixes), 15 figures, 22 tables, 5 appendixes and 36 references. Keywords: Document management, records management, electronic document management systems, electronic signature, legal requirements, databases, intranet, document turnover