Innovation in an occupational health and safety management system : 0hsas 18001

A sociedade através do processo de consciencialização da importância da segurança e saúde, aplicado à vida como um todo, tem exigido das organizações, como é o exemplo da Águas do Douro e Paiva, S.A. (AdDP), melhorias consideráveis nestes domínios. O sistema de gestão da segurança e saúde no trabalho (SGSST), com base na OHSAS 18001 (2007), foi utilizado na AdDP como agregador no tratamento eficaz das necessidades relacionadas com esta temática, obtendo-se a respetiva certificação em 2003. Com a crescente pressão na AdDP para a implementação de processos eficientes, o processo de manutenção do SGSST requer uma permanente adaptação e busca de melhores níveis de desempenho com gastos económicos menores. Assim, esta tese de mestrado tem como objetivo principal promover e dinamizar a melhoria do SGSST existente na AdDP e como objetivos específicos efetuar uma reflexão e análise crítica do sistema bem como apresentar propostas de melhoria e evolução, quer pela via da simplificação ou sistematização de práticas, quer pela introdução de inovações de gestão com base no estado da arte, no que se refere a objetivos, identificação dos perigos, apreciação do risco e definição dos controlos, documentação, controlo dos documentos e controlo de registos, competência, formação e sensibilização, avaliação da conformidade e preparação e resposta a emergências. No que respeita a objetivos, o SGSST da AdDP já dispõe de um sistema de avaliação de desempenho robusto, no entanto apresenta carências na definição de novos objetivos e de indicadores para os monitorizar. Assim, é importante criar uma nova dinâmica e estratégia para a definição de objetivos e respetivas formas de avaliação, por exemplo, aplicando indicadores tipo “score” ou que meçam o tempo de implementação de ações, que ajudem os responsáveis pelas instalações a melhorar o desempenho sem implicar um incremento na complexidade dos processos e na alocação de recursos. Quanto à identificação dos perigos, apreciação do risco e definição dos controlos conclui-se que a adoção de novas metodologias de avaliação de risco é uma mais-valia para a AdDP, já que permitem uma evolução do conhecimento sobre segurança e emergência por parte dos colaboradores envolvidos na análise, sobre as infraestruturas, equipamentos de trabalho, procedimentos e práticas. No entanto, a adoção de novas metodologias de avaliação de risco não garante, por si só, um acréscimo de sensibilidade e consequente elevação dos patamares de exigência nos níveis de aceitabilidade, já que esse incremento requer nova documentação ou informação de qualidade e uma equipa conhecedora e experiente. No que concerne à documentação, controlo dos documentos e controlo de registos revela-se como fulcral a AdDP adotar no seu SGSST metodologias que permitam filtrar a informação e implementar ferramentas que permitam uma distribuição eficaz e uma constante atualização em distintos locais. Estas metodologias e ferramentas devem ser sempre direcionadas para o utilizador, ou seja, devem ser de fácil acesso e utilização. Respeitante à competência, formação e sensibilização, a grande dificuldade do SGSST da AdDP prende-se com a formação de reciclagem, por vezes repetitiva e desmotivadora. Deste modo, conclui-se que a adoção de plataformas de formação eletrónica para formação, nas modalidades de “e-learning” ou “b-learning”, são novas ferramentas a explorar já que permitem acesso sem restrições aos formandos e permitem dissipar um pouco o desgaste dos responsáveis de segurança, perpetrado por constantes ações de formação tradicionais em sala. Na avaliação da conformidade uma das dificuldades existentes no SGSST da AdDP é o cumprimento integral dos requisitos legais, normativos e de outros que uma organização subscreva. Outra dificuldade prende-se com a pertinência da avaliação de conformidade de rotina ao longo dos anos para requisitos gerais. Nesse sentido conclui-se que a distribuição dos requisitos em duas categorias, os gerais e os específicos, transformam esta atividade numa tarefa direcionada e de alto valor, já que restringem as avaliações de conformidade a casos concretos das infraestruturas. Para além disso, conclui-se como útil a criação de um plano de auditorias interdepartamentais ou de autoinspeções para avaliação da conformidade. No que respeita à preparação e resposta a emergências as principais dificuldades, para o SGSST da AdDP que dispõe de múltiplas instalações, estão na definição do planeamento, da periodicidade e na seleção dos participantes nos exercícios de acidentes simulados. Desta forma, conclui-se que primeiro é necessário transformar os planos de emergência em documentos de fácil utilização. Em segundo lugar conclui-se que é necessário incrementar a participação dos colaboradores como observadores dos exercícios executados internamente ou mesmo em exercícios executados em fornecedores ou empresas congéneres.The society, through awareness of the importance of safety and health applied to life as a whole process has required considerable improvement from organizations such as Águas do Douro e Paiva, S.A. (AdDP) in those domains. The occupational health and safety management system (OHSMS) based on OHSAS 18001 (2007) was implemented at AdDP, which obtained its certification on 2003. Increasing pressure on AdDP to maintain efficient processes requires constant adaptation of the OHSMS and search for high performance levels with low economic costs. Thus, this master thesis has as main objective to promote and foster the improvement of the existing OHSMS in AdDP and as specific objectives to make a reflection and critical analysis and to present proposals for improvement and development, whether by way of simplification and systematization of practices or by the introduction of management innovations based on the state of the art, concerning objectives, identification of hazards, risk assessment and definition of controls, documentation, control of documents and control of records, competence, training and awareness, evaluation of compliance and emergency preparedness and response. Regarding objectives, although the OHSMS of AdDP already has a robust performance evaluation system, it is clear that there are some difficulties in defining new targets and performance indicators, so it is important to perspective new global goals and new evaluation ways with indicators like a "score" or a measure of the time of implementation of actions, which induce those responsible for facilities to improve performance without implying an increase in the complexity of processes and allocation of resources. The identification of hazards, risk assessment and definition of controls has led to the conclusion that the adoption of new methodologies for risk assessment is an asset for AdDP, as they allow provide knowledge on emergency and safety of employees involved in analysis, on the infrastructure, work equipment, procedures and practices. However, the adoption of new methodologies for risk assessment does not itself guarantee increased sensitivity or higher levels of acceptability, requiring new documentation or quality data and an experienced team. Regarding the documentation, control of documents and control of records is revealed as central to AdDP to adopt methodologies to filter information and implement tools that allow its distribution and constant updating in different locations. These methodologies and tools should always be directed to the user, ie, easy to access and use. Concerning the competence, training and awareness, the great difficulty in the OHSMS of AdDP relates to training, sometimes repetitive and demotivating. Thus, the adoption of electronic training platforms for training in the methods of "e-learning" and "b-learning" seem as new tools that allow unrestricted access to learners. In the evaluation of compliance, one of the difficulties in the OHSMS of AdDP is a complete compliance with legal, regulatory and other requirements that an organization subscribes. Another difficulty relates to the relevance of the evaluation of compliance routine over the years. The distribution of requirements into two categories, general and specific, transform this activity in a targeted, high-value task since restrict conformity assessments to individual situations. The creation of an interdepartmental audit or auto inspections plan for evaluation of compliance would be useful. As regards to emergency response the major difficulties in the OHSMS of AdDP that has multiple facilities, are the definition of planning, timing and definition of participating elements in accidents drills. First it is necessary to transform emergency plans in user-friendly documents. Secondly it is necessary to increase employee participation as observers of accidents drills performed internally or even accidents drills performed in similar companies or suppliers