Normas y Metodologías para la preservación, migración y actualización de repositorios y bibliotecas digitales con el software DSPACE

Aunque son especialmente utilizados en las instituciones de educación superior y centros de investigación, Las Bibliotecas y Repositorios Digitales son sistemas de información especializados que gestionan el conocimiento organizacional y tienen como objetivo recopilar, almacenar, preservar, visibilizar y dar acceso principalmente a los contenidos académicos, científicos y culturales generados por las instituciones. Actualmente, según la información presentada en el directorio internacional de repositorios institucionales OpenDoar, más del 80% de este tipo de sistemas de información que existen en latinoamerica corresponden con instalaciones del sistema DSPACE. DSPACE es un sistema de información especializado construido con una arquitectura de repositorio digital cuyo propósito es garantizar que se preserve y distribuya toda la producción intelectual generado al interior de la instituciones. DSPACE es un proyecto conjunto de las bibliotecas del Instituto Tecnológico de Michigan - M.I.T y Hewlett-Packard Co. Su objetivo inicial fue crear un sistema escalable y sostenible, capaz de acoger las más de 100.000 unidades de contenido digital producidas cada año por los profesores e investigadores del M.I.T entre los que se incluyen: artículos, informes, comunicaciones, también bases de datos, programas de computador, grabaciones de vídeo, presentaciones utilizadas en las clases, etc. Actualmente el sistema DSPACE se encuentra disponible para su descarga en la Versión 1.8.2. Permanentemente, se están liberando versiones de este sistema de información que van incluyendo la corrección de errores y la incorporación de nuevas funcionalidades para optimizar la gestión de contenidos, las cuales van acordes con el desarrollo normativo y estándares documentales en el ámbito internacional. Actualmente DSPACE incluye mecanismos para la preservación de documentos digitales a largo plazo, además cuenta con un sistema de indexación y búsqueda sobre metadatos y en el texto completo. Adicionalmente este sistema especializados trabaja con la metodología DLO (documentos cóm objetos digitales), la cual consiste en la “Encapsulación atómica” de los documentos del usuario, los metadatos agrupados, los identificadores digitales, sus relaciones de organización, licenciamiento y funcionalidades asociadas en un único objeto digital, estos objetos son indexados para permitir al sistema visualizar colecciones similares y buscar documentos independientes. Son precisamente los aspectos de preservación digital, así como los procesos de migración e integración de los contenidos digitales y la actualización permanente del sistema de información el enfoque específico de este trabajo. Todos estos elementos se encuentran altamente relacionados entre sí, como parte de la gestión administrativa de los repositorios y bibliotecas digitales y se deben desarrollar dependiendo de las mismas políticas instituciones y de los procesos/funcionalidades propias ofrecidas por el sistema de información. Respecto a los procesos de preservación, migración e integración de contenidos en el sistema DSPACE, existen múltiples funcionalidades asociados a estos procesos, los cuales son ofrecidas directamente por el mismo sistema de información. Estas funcionalidades representados en comandos e instrucciones al sistema DSPACE, serán detallados respecto a su entorno de aplicación, funcionamiento y resultados obtenidos. Así mismo se analizará cómo estos procesos y funcionalidades se encuentran articulados con los referentes teóricos basados en las siguientes normas, estándares y protocolos: El estándar ISO 14721:2003 - Open archival information system (OAIS), la cual precisa un modelo de referencia para la gestión y preservación de los sistemas de información mediante el establecimiento de un esquema de organización con procedimientos concretos asociados a la preservación y transferencia de la información y facilitando su acceso a una determinada comunidad de usuarios. El estándar ISO 18492:200: La cual es la norma utilizada para la conservación a largo plazo de la información basada en documentos. El estándar ISO 15836:2009: Esta corresponde con el modelo de estructura de metadatos Dublin Core el cual es utilizado ampliamente para describir/catalogar los documentos digitales en los repositorios y bibliotecas digitales. El protocolo OAI-.PMH: Que corresponde con el protocolo de recolección/cosechado de metadatos de la iniciativa de archivos abiertos (Open Archives Initiative) Adicionalmente respecto a los procesos de actualización permanente del sistema DSPACE a su última versión (1.8.2), se ha encontrado que en Colombia, aunque estas se encuentran debidamente funcionales, están instaladas una gran cantidad de versiones de este sistema en los diferentes proyectos de bibliotecas y repositorios digitales. Esta disparidad de instalaciones se ha generado como consecuencia inherentes debido a las dificultades técnicas presentes para realizar la actualización del sistema ó la falta de información de las nuevas versiones que han salido publicadas. El problema se evidencia en estos sistemas ya que aparte de no contar con todas las nuevas funcionalidades que se van agregando continuamente, pueden representar un riesgo en la preservación y seguridad del sistema mismo y sus contenidos asociados. Por ello en este documento se hará énfasis en las distintas funcionalidades implementadas en las diferentes versiones desde la aparición de la versión 1.6.2. Así mismo se presentarán las experiencias desarrolladas con este proceso de actualización y se documentaran las mejores metodologías y buenas prácticas para realizar este proceso sin pérdida de contenidos ni funcionalidades del sistema mismo.