Budget in combination with balanced scorecard : A case study of municipal operations

A budget consists of figures showing how much a particular activity has access to during a given year. With a balanced scorecard, these figures and guidelines can be converted in to more easily understandable non-financial instructions for the employees. One of the most significant differences between the budget and the scorecard is that the budget focuses on short-term results while the scorecard focuses on long-term visions and goals. With a long-term thinking the leaders can set more long-term goals and also make more well-planned investments which increases the possibility for the organization to evolve and become better in the long term. By combining the two instruments a good balance between short and long term perspectives can be achieved, which creates a more effective steering In the 1990s, many of the municipalities introduced needs budget, one of them was Gothenburgs municipality. The purpose of this model was to find a more accurate allocation of the municipals resourses. Needs budgeting depends on population size, age composition and a number of social factors. The revenues in the municipal operations arise outside the business. This means that it is important to develop a control system that creates motivation, creativity and effectiveness at all levels within the organization. A method of creating this is to implement a balanced scorecard. The purpose with the scorecard is to inspire policy makers to plan activities based on a variety of perspectives The purpose of the study was to examine how the balanced scorecard works along with the budget in a municipal activities, and how a combination of these models can contribute to a stronger management. The essay is based on a case study of a municipal operation in the City of Gothenburg. Qualitative interviews with the financial manager of the city administration has been carried out on two occasions. In addition to the interviews the study also consists of literature and dissertations in the subject. Conclusions to be drawn from this study is that municipal operations by supplementing the budget with a scorecard can increase the focus from purely financial measures to include non-financial. This can lead to better management of the business and its resources. In addition, we found that the needs budgeting leads to a more equitable distribution of the municipal resources. This is because the allocation is made at a high organizational level and the distribution is non-negotiable.En budget består av siffror som visar hur stora resurser en viss verksamhet har att tillgå under ett visst år. Med hjälp av ett styrkort kan dessa siffror och riktlinjer omvandlas till mer lättförståeliga icke-finansiella instruktioner för de anställda. En av de mest väsentliga skillnaderna mellan budget och styrkort är att budgeten fokuserar på kortsiktiga resultat medan styrkortet lägger fokus på långsiktiga visioner och mål. Med ett långsiktigt tänkande kan ledningen sätta upp fler långsiktiga mål och även göra mer välplanerade investeringar vilket ökar möjligheten för organisationen att utvecklas och bli bättre på sikt. Genom att slå ihop de två styrmedlen uppnås en bra balans mellan kortsiktiga och långsiktiga perspektiv, vilket skapar en mer effektiv styrning. Under 1990-talet införde många av landets kommuner behovsbudgetering, en av dessa kommuner var Göteborgs kommun. Syftet med budgeteringsmodellen var att hitta en mer korrekt fördelning av kommunbidraget. Behovsbudgetering beror av befolkningsstorlek, ålderssammansättning och ett antal sociala faktorer. I kommunal verksamhet uppstår intäkterna utanför verksamheten. Detta medför att det är viktigt att utveckla ett styrsystem som skapar motivation, kreativitet och måluppfyllelse på samtliga nivåer inom organisationen. En metod för att skapa detta är att implementera ett balanserat styrkort. Styrkortet skall inspirera beslutsfattarna att planera verksamheten utifrån ett antal perspektiv. Syftet med studien var att undersöka hur balanserat styrkort fungerar tillsammans med budget i en kommunal verksamhet, och om en kombination av dessa modeller kan bidra till en starkare styrning. Uppsatsen bygger på en fallstudie av en stadsdelsnämnd i Göteborgs Stad. Kvalitativa intervjuer med ekonomichefen på stadsdelsförvaltningen har genomförts vid två tillfällen. Utöver intervjuerna består uppsatsen även av litteratur och avhandlingar inom ämnet. Slutsatser som kan dras av denna studie är att kommunal verksamhet genom att komplettera budget med styrkort kan öka fokus från enbart finansiella mått till att även inkludera icke-finansiella. Detta kan leda till en bättre styrning av verksamheten och dess resurser. Dessutom har vi kunnat konstatera att behovsbudgetering leder till en mer rättvis fördelning av kommunens resurser. Detta eftersom fördelningen sker på en hög organisatorisk nivå och fördelningen inte är förhandlingsbar