The importance of communication in project management

Komunikacija ima ključnu ulogu u uspješnom upravljanju projektima, jer omogućava učinkovitu razmjenu informacija, razumijevanje ciljeva i očekivanja te koordinaciju među članovima tima i dionicima. Pravilna komunikacija pomaže u smanjenju nesporazuma i konflikata unutar tima, a jasno definirane uloge i odgovornosti te transparentna razmjena informacija pomažu u održavanju harmoničnih odnosa među članovima tima. Kroz redovite sastanke, izvještavanje i interakciju, timovi su u mogućnosti pratiti napredak projekta, prepoznati rizike i pravovremeno reagirati kako bi izbjegli ili umanjili potencijalne probleme, a komunikacija služi kao most između voditelja projekta i sudionika. Voditelji moraju jasno komunicirati ciljeve, napredak i rezultate projekta kako bi sudionici bili informirani i zadovoljni, a otvorena komunikacija pomaže u izgradnji povjerenja među dionicima i stvara osjećaj suradnje i zajedničkog usmjerenja prema postizanju ciljeva projekta i igra ključnu ulogu u identificiranju i upravljanju rizicima. Timski članovi koji aktivno komuniciraju mogu brže prepoznati potencijalne probleme i raditi zajedno kako bi pronašli rješenja i pravovremeno prilagodili planove s ciljem izbjegavanja ozbiljnih poteškoća. U konačnici, komunikacija omogućava menadžmentu projekta da budu vođe, motivatori i koordinatori koji osnažuju svakog člana s ciljem doprinosa projektu. Bez adekvatne komunikacije, projekti su izloženi većem riziku od kašnjenja, nesporazuma i nezadovoljstva dionika. Stoga, ulaganje truda i resursa u razvoj kvalitetne komunikacijske strategije predstavlja ključnu komponentu uspješnog upravljanja projektima. U radu se kroz studiju slučaja prikazuje primjena različitih komunikacijskih tehnika u praksi na projektu „Dvorište ideja“ provedenom 2022. godine tijekom Vinkovačkih jeseni.Communication has a key role in successful project management, as it enables effective exchange of information, understanding of goals and expectations, and coordination among team members and stakeholders. Proper communication helps to reduce misunderstandings and conflicts within the team, and clearly defined roles and responsibilities and transparent exchange of information help to maintain harmonious relationships among team members. Through regular meetings, reporting and interaction, teams can monitor project progress, identify risks and react in a timely manner to avoid or minimize potential problems, and communication serves as a bridge between project managers and participants. Managers must clearly communicate project goals, progress, and results to keep participants informed and satisfied and open communication helps build trust among stakeholders and creates a sense of cooperation and shared focus towards achieving project goals and plays a key role in identifying and managing risks. Team members who actively communicate can identify potential problems more quickly and work together to find solutions and adjust plans in a timely manner to avoid serious difficulties. Finally, communication enables project management to be leaders, motivators and coordinators who empower each member to contribute to the project. Without adequate communication, projects are exposed to a greater risk of delays, misunderstandings, and stakeholder dissatisfaction. Therefore, investing effort and resources in the development of a quality communication strategy is a key component of successful project management. Through a case study, the paper presents the application of various communication techniques in practice on a project „Yard of ideas“ held in 2022 during the „Vinkovci Autumn” festival