Head nurses' experiences of the information and support they received and needed to lead operational change in the implementation of Health Village’s digital care pathways

Digitalisaatio mahdollistaa terveydenhuollon uudistumisen. Digitaalisten palveluiden käyttöönotossa tarvitaan muutoksia organisaation sisäisiin rakenteisiin ja työprosesseihin. Johtajilla on merkittävä rooli digitaalisen palveluiden käyttöönoton tukemisessa ja uusien toimintamallien juurruttamisessa osaksi arkea. Digitalisaatio muuttaa myös johtajuutta ja johtajien käyttäytymistä. Johtajat tarvitsevat digitalisaation hyödyntämiseen liittyvää osaamista. Lisäksi he tarvitsevat tukea ja koulutusta sähköisten palveluiden käyttöönottoon. Tämän laadullisen tutkimuksen tarkoituksena oli kuvailla osastonhoitajien kokemuksia saamastaan tiedosta ja tuesta toiminnan muutoksen johtamisessa sekä toiminnan muutoksen johtamiseen vaikuttaneista tekijöistä Terveyskylän digihoitopolun käyttöönoton yhteydessä. Digihoitopolku on verkkopalvelu, jolla voidaan korvata tai täydentää perinteisiä terveydenhuollon käyntejä. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelulla yhden yliopistosairaalan osastonhoitajilta (n=6). Aineisto analysoitiin sisällönanalyysillä. Osastonhoitajat kokivat saaneensa verkostoiltaan tukea, tietoa digihoitopolun käyttöönotosta ja toiminnan muutoksesta sekä konkreettista tukea kehittämiseen. Toisaalta saadussa tiedossa ja tuessa koettiin olleen puutteita ja haasteita kehittämisprosessin aikana. Käyttöönottoon liittyvää toiminnan muutoksen johtamista edistivät resursoinnin ja rahoituksen toteutuminen, positiivinen asenne kehittämiseen ja osaamisen kartuttaminen, tavoitteellisuus kehittämisprosessissa, osallistaminen ja yhteiskehittäminen sekä verkostoilta saatu tuki ja sähköisten palveluiden aktiivinen käyttöönotto. Muutoksen johtamista haastoivat resursointi ja aikataulut, muutosvastarinta, toiminnan muutokset, puutteet tuessa ja digiosaamisessa sekä tietojärjestelmän tekniikka. Osastonhoitajat saavat tietoa ja tukea toiminnan muutoksen johtamiseen, mutta tiedon tulee olla esimiehille suunnattua. Ylemmän johdon tukea tarvitaan etenkin tavoitteiden asetteluun ja digihoitopolun hyötyjen konkretisoimiseen. Digihoitopolun käyttöönotossa onnistuneeseen toiminnan muutokseen vaaditaan riittävät aika- ja henkilöresurssit. Tutkimuksella saatua tietoa voidaan hyödyntää digihoitopolkujen sekä muiden sähköisten palveluiden kehittämisessä, käyttöönotoissa ja toiminnan muutoksen johtamisessa sosiaali- ja terveydenhuollossa sekä esimiehille tarkoitettujen koulutusten suunnittelussa.Digitalisation enables the reform of healthcare. The implementation of digital services requires changes in the internal structures and work processes within the organisation. Leaders have a key role in supporting the implementation of digital services and in making new operational models part of everyday practice. Digitalisation also changes leadership and the behaviour of leaders. Leaders need competence related to the utilisation of digitalisation. In addition, they need support and education on the implementation of digital services. The purpose of this qualitative study was to describe head nurses’ experiences of the information and support they have received on leading operational change and the factors affecting the management of operational change in connection with the implementation of Health Village’s digital care pathways. Digital care pathways are a web-based service that can be used to replace or complement traditional healthcare visits. The data were gathered through a thematic interview with the head nurses of one university hospital (n = 6). The data were analysed using content analysis. The head nurses felt they had received support and information from their networks about the implementation of the digital care pathway and operational change as well as concrete support for development. On the other hand, there were perceived shortcomings and challenges in the knowledge and support received during the development process. Management of the operational change was promoted by realisation of resourcing and funding, a positive attitude towards development and knowledge accrual, a goal-oriented development process, inclusion and co-development, as well as support received from networks and active deployment of digital services. Factors that challenged the management of the operational change included resourcing and scheduling, resistance to change, operational change, shortcomings in support and digital competence, and technical issues of the information system. Head nurses receive knowledge and support to manage the operational change, but the information should be directed at supervisors. Higher management support is needed, especially for setting goals and concretising the benefits of the digital care pathway. For successful operational change, the implementation of the digital care pathways requires sufficient time and human resources. The information obtained in the study can be utilised in the development and implementation of digital care pathways and other e-services and in leading the operational change in social and health care, and in planning education and training aimed at superiors