Six ways to maximize survey response rates: Lessons from a medical school accreditation survey in a Canadian setting

Background: Surveys are being increasingly used to gather feedback and study data in healthcare professions. However, it may be challenging to achieve high response rates in surveys administered to healthcare professionals. The aim of this paper is to report six strategies that contributed to a high response rate on the Independent Student Analysis at the University of Toronto (U of T), which can be applied to other surveys to achieve strong response rates amongst healthcare professionals.Methods: In 2019, as part of accreditation for the U of T MD Program, we conducted the Independent Student Analysis, a student-led survey examining a medical student’s experience. We review and critically evaluate the factors that contributed to a robust response rate amongst one of the largest cohorts of medical students in Canada.Results: Among 1080 students in the MD program, we achieved an unprecedented response rate of 87.2%. Six factors were identified that most contributed to our high response rate, including: faculty support, student representation, eliciting participant feedback, creating protected time for completion, offering incentives, and generating awareness.Conclusions: Eliciting high survey response rates from medical learners can be challenging. However, with careful consideration of learner feedback and effective employment of the strategies discussed in this paper, medical school faculty may better engage students in survey completion, achieving higher response rates and gathering richer insight, which can be used to more effectively enact meaningful change amongst healthcare professionals.Contexte : Les enquêtes auprès de professionnels de la santé sont de plus en plus utilisées pour recueillir et étudier des perspectives et des données, mais il peut s’avérer difficile d’obtenir des taux de réponse élevés. Cet article vise à présenter six stratégies qui ont permis de susciter une forte participation à l’enquête de l’Analyse indépendante des étudiants à l’Université de Toronto et qui peuvent être transposées à d’autres contextes de sondage auprès des professionnels du domaine.En 2019, dans le cadre du processus d’agrément du programme de doctorat en médecine de l’Université de Toronto, nous avons réalisé l’Analyse indépendante des étudiants, une enquête dirigée par les étudiants en médecine visant à examiner leur expérience. Nous passons en revue et évaluons de manière critique les facteurs qui ont contribué à l’atteinte d’un taux de réponse élevé auprès d’une des plus grandes cohortes d’étudiants en médecine au Canada.Résultats : Nous avons obtenu un taux de réponse sans précédent de 87,2 % parmi les 1 080 étudiants inscrits au programme de médecine. Les six facteurs qui ont le plus contribué à ce taux de réponse élevé sont : le soutien du corps professoral, la représentation des étudiants, leur participation à la conception de l’enquête, la création de plages horaires réservées pour remplir le questionnaire, l’offre d’incitatifs et la sensibilisation.Conclusions : Il peut être difficile de susciter une forte participation aux questionnaires chez les étudiants en médecine. Cependant, en considérant attentivement les commentaires des apprenants et en utilisant efficacement les stratégies présentées dans cet article, le corps professoral seront en mesure de mobiliser les étudiants à participer davantage aux enquêtes et de tirer profit de leur apport pour éclairer la promotion de changements pertinents chez les professionnels de la santé