Laatujärjestelmän kehittäminen pienessä yrityksessä

Opinnäytetyön aihe tuli eräältä pieneltä kasvustrategiaan sitoutuneelta Lean-johtamisen konsultointi-, koulutus- ja valmennusyritykseltä. Yrityksen palveluita ovat energia ja kestävyys -kehittämishankkeet, pääosin Lean Six Sigma periaatteisiin perustuvat eri toimialojen yritysten ja organisaatioiden kehittäminen sekä kasvavissa määrin data-analyysit ja digitaaliset ratkaisut. Tavoitteena opinnäytetyössä oli löytää toimivan ja vaikuttavan laatujärjestelmän tekijät, muodostaa yrityksen omien tietojen ja ISO 9001 -standardin vaatimusten perusteella joko ohjeet tai helposti muokattavat mallitaulukot, joihin on kerätty vaatimusten mukaiset tiedot korjaamaan kehityskohteet ja lievistä puutteet. Lisäksi opinnäytetyön tulosten avulla oli pyrkimyksenä helpottaa ja lisätä suunnitelmallisuutta yrityksen omatahtoiseen laatujärjestelmän ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen sekä säästää laatujärjestelmän kehittämisen organisaatiolta vaatimia resursseja. Päälähteinä opinnäytetyössä käytettiin The Certified Quality Engineer Handbook, ISO 9000 Quality Systems Handbook ja ISO 9001 -standardi, jossa annetaan selkeät laatuvaatimukset yrityksen laatujärjestelmälle. Tutkimusmenetelmänä oli kirjalliseen aineistoon perustuva empiirinen laadullinen tutkimus. Tutkimuksen tuloksena todettiin laatujärjestelmän tärkeimmiksi toimivuuden ja vaikuttavuuden tekijöiksi sitoutunut ja aktiivinen johto, tehokas johtaminen, työntekijöiden sitouttaminen osallistamisella sekä jatkuvalla selkeällä viestinnällä. Lisäksi toimivuuden ja vaikuttavuuden ylläpito ja kehittäminen vaatii prosessien jatkuvaa kehittämistä ja tehokkaiden tiimien muodostamista sekä riittävää resurssointia. Laatujärjestelmän täydentämiseksi muodostettiin pienelle palveluyrityksen toiminnan kannalta tehokkaita toimintamalleja prosessien, tuotekuvausten ja palveluprosessien kehittämiseen sekä ISO 9001 -standardin vaatimusten mukaiset mallitaulukot sisäisistä ja ulkoisista riskeistä ja mahdollisuuksista sekä sidosryhmistä ja niiden vaatimuksista. Lisäksi luotiin valmiit mallit sisäisestä auditointiohjelmasta ja johdon katselmuksesta. Johtopäätöksenä todettiin, että pienessä yrityksessä laatujärjestelmän kehittämistä hidastaa taloudellisten ja henkilöresurssien sekä pätevyyden puute. Laatujärjestelmän kehittäminen kuitenkin parantaa jatkuvasti yrityksen toiminnan laatua. Riskien ja mahdollisuuksien sekä sidosryhmien ja heidän vaatimustensa kartoittamisella turvataan toiminnan jatkuvuutta. Auditointiohjelmalla voidaan pitää yllä suunnitelmallisuutta ja lisätä laatujärjestelmän vaikuttavuutta.A small Lean management consulting, training and coaching company committed to a growth strategy offered the subject for this thesis. The company's services are energy and sustainability development projects, the development of companies and organizations in various industries based mainly on Lean Six Sigma principles, and increasingly data analysis, digital solutions, and applications. The aim of the thesis was to find the factors of a functioning and effective quality system, to form, based on the company's own information and the requirements of the ISO 9001 standard, either instructions or easily editable model tables, which include the required information filling in the missing development items and minor deficiencies. In addition, with the help of the results of the thesis, the aim was to facilitate and increase planning in the company's voluntary continuous development of the quality system and operations, as well as to save the resources of the organization required for the development of the quality system. For the main sources of the thesis were The Certified Quality Engineer Handbook, ISO 9000 Quality Systems Handbook, and the ISO 9001 standard, which gives clear quality requirements for the company's quality system. The research method was empirical qualitative research based on written material. As a result of the research, it was found that the most important factors of functionality and effectiveness of the quality system are committed and active management, effective management, engaging employees through participation and continuous clear communication. In addition, the maintenance and development of functionality and effectiveness requires the continuous development of the processes and the formation of effective teams, as well as adequate resourcing. To complete the quality system, efficient operating models for the development of processes, product descriptions and service processes were formed for the operation of a small service company. Also, the model tables of internal and external risks and opportunities, as well as stakeholders and their requirements, were formed in accordance with the requirements of the ISO 9001 standard. In addition, ready-made models of the internal audit program and management review were created. In the conclusion, it was stated that in a small company, the development of the quality system is slowed down by the lack of financial and human resources and qualifications. However, the development of the quality system constantly improves the quality of the company's operations. The continuity of operations is secured by mapping the risks and opportunities, and stakeholders and their demands. The audit program can maintain planning and increase the effectiveness of the quality system