Gerenciamento de risco das contratações públicas de uma autarquia federal de ensino

Essa dissertação apresenta uma abordagem centralizada na temática Gestão de Risco, buscando abordar uma solução para o problema identificado como risco (atraso na disponibilização de uma ata de registro de preços para contratação de um bem ou serviço) das contratações públicas. O processo de compras públicas é utilizado para efetuar qualquer tipo de aquisição no setor público, devendo estar fundamentado em normativas, e em alguns casos, dependendo do objeto, possuir regras mais específicas a serem atendidas. Esse processo é comumente conhecido na Administração Pública como Licitação. Diante do contexto apresentado busca-se responder ao seguinte questionamento de pesquisa: Como identificar, analisar, avaliar e mitigar os riscos dos processos de compras via modalidade pregão eletrônico do IFMT? Por esse motivo, o objetivo geral é desenvolver um procedimento sistemático para o gerenciamento de riscos no processo de compras realizadas via pregão eletrônico de uma autarquia federal de ensino, e assim, auxiliar no processo de incorporação de boas práticas de gestão de riscos na instituição IFMT. Essa pesquisa possui natureza aplicada visando a solução de um problema específico [questionamento apresentado], tendo como objetivo ser descritiva para responder a questão problema indentificada, e a partir disso analisar esse problema com uma abordagem qualitativa buscando compreender a gestão de risco. Para analisar os fatos faz-se necessário delinear/traçar os procedimentos, e para a pesquisa em questão utilizou-se: revisão bibliográfica, pesquisa documental, observação participante, análise de conteúdo e a pesquisa Design Science (que tem como finalidade gerar um artefato a ser aplicado na solução de problemas). Além desses procedimentos citados, para que fosse possível alcançar os objetivos definidos, utilizou-se outras ferramentas e técnicas dentre elas o fluxograma, diagrama de causa e efeito, matriz de risco, entrevistas semi-estruturadas e a FMEA adaptada. Com essa pesquisa foi possível mapear o processo de licitação realizado pela modalidade pregão eletrônico, bem como identificar as principais causas que podem ocasionar o risco atraso na disponibilização de uma ata de registro de preço por meio do diagrama de causa e efeito e de entrevistas semiestruturada aplicada a Diretoria de Administração do IFMT. Analisou-se as causas identificadas para o risco definido sob a ótica da Diretoria de Administração por meio do julgamento de especialistas para probabilidade, impacto e controle de acordo com a matriz de risco da instituição. Por consequência efetuou-se avaliação dessas causas para estabelecer a criticidade e respectiva priorização de tratamento com base na matriz de risco, possibilitando a compilação dos resultados do processo de avaliação do risco (identificação, análise e avaliação) juntamente com o plano de ação para o tratamento e resposta aos riscos na ferramenta FMEA adaptada. A execução dessas etapas culminou no procedimento sistemático para o gerenciamento de riscos validado pela Alta Direção. Os objetivos institucionais estão suscetíveis a incertezas e variáveis relacionadas a pessoas, instabilidade financeira, mudança legislativa, ambientais, entre outras que podem representar riscos aos resultados. O risco de atrasos em processos licitatórios pode comprometer os resultados almejados, necessitando meios para gerenciar tais riscos, bem como definir quais são prioritários e necessitam de ações de controle e monitoramento. Portanto, a proposta apresentada vem ao encontro desse cenário, por meio de um procedimento sistemático que integra técnicas capazes de identificar, analisar e avaliar os riscos vivenciados no cotidiano, bem como de registrar ações em resposta, de forma organizada e integrada à Política de Gestão de Risco da instituição pesquisada. Além disso, esse procedimento fornece possibilidades de ser replicado para o gerenciamento de riscos de outros processos do IFMT e demais entes públicos em contexto similar. O estudo desenvolvido com essa pesquisa é inspirado na realidade vivenciada em uma instituição pública que carece de ações voltadas ao seu contexto organizacional investigado e experenciado por essa pesquisadora. É uma realidade recente que apresenta-se aos entes públicos e que requer estudos voltados ao gerenciamento de riscos em processos de compras, e tais características proporcionam originalidade ao estudo. Diante dos resultados obtidos na pesquisa visualiza-se a possibilidade de disseminação do procedimento a outras organizações públicas com atividades similares, pois serve de modelo de referência para ser reproduzido ou adaptado a cada realidade. Além disso, vislumbram-se possíveis contribuições às demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União que são subordinados ao decreto que regulamenta a modalidade de licitação pregão eletrônico. Em linhas gerais essa pesquisa proporciona contribuições à linha de atuação científica e tecnológica de Estratégia e Operações. O procedimento sistemático desenvolvido com esse estudo culminou em uma ferramenta (FMEA Adaptada) para o processo de avaliação do risco (identificar, analisar e avaliar) das contratações realizadas via modalidade pregão eletrônico do IFMT. A utilidade da FMEA neste contexto é capturar sistematicamente os julgamentos de especialistas sobre a identificação dos modos de falha, efeito, controles atuais utilizados e os seus respectivos níveis de risco. E a partir disso pode-se avaliar o risco e planejar a ação a ser executada em resposta. Essa produção técnica classifica-se no eixo principal como Produtos e Processos (Eixo 1), enquadrando a produção como processos de gestão. Considera-se como produção de média complexidade pela necessidade da combinação de conhecimentos pré-estabelecidos, de diferentes atores e técnicas.This dissertation shows a centralized approach to the Risk Management theme, seeking to address a solution to the problem identified as risk (delay in making available a record of prices for hiring a good or service) of public contracts. The public procurement process issued to make any type of acquisition in the public sector, and must be based on regulations, and in some cases, depending on the object, have more specific rules to be met. This process is commonly known in Public Administration as Bidding. From this context it is important to answer the following research question: How to identify, analyze, evaluate and mitigate the risks of purchasing processes from the IFMT's electronic trading method? For this reason, the general objective is to develop a systematic procedure for risk management in the purchasing process carried out via the electronic trading floor of a federal teaching agency, and thus assist in the process of incorporating good risk management practices at the IFMT institution. This research has an applied nature to solve a specific problem [presented question], aiming to be descriptive to answer an identified problem question, and from there to analyze this problem with a qualitative approach seeking to understand risk management. To analyze the facts, it is necessary to outline / trace the procedures, and for the research in question, bibliographic review, documentary research, participant observation, content analysis and the Design Science research (which aims to generate an artifact to be used in troubleshooting). In addition to these procedures, in order to achieve the defined objectives, other tools and techniques were used, including the flowchart, cause and effect diagram, risk matrix, semi-structured interviews and the adapted FMEA. In this research, it was possible to map the bidding process carried out using the electronic auction mode, as well as to identify the main problems that may cause the risk of delay in making a price record available through the cause and effect diagram and applied semistructured interviews applied to the Board of Directors the IFMT. The causes identified for the risk defined from the perspective of the Board of Directors were analyzed through the judgment of specialists for probability, impact and control according to the institution's risk matrix. Consequently, an evaluation of these causes was carried out to establish the criticality and respective prioritization of treatment based on the risk matrix, enabling the compilation of the results of the risk assessment process (identification, analysis and evaluation) together with the action plan for the treatment and response to risks in the adapted FMEA tool. The execution of these steps culminated in the systematic procedure for risk management validated by the Senior Management. Institutional objectives are susceptible to uncertainties and variables related to people, financial instability, legislative change, environmental, among others that may represent risks to results. The risk of delays in bidding processes can compromise the desired results, requiring means to manage such risks, as well as defining which are priority and require control and monitoring actions. Therefore, the proposal presented meets this scenario, through a systematic procedure that integrates techniques capable of identifying, analyzing and evaluating the risks experienced in daily life, as well as registering actions in response, in an organized and integrated manner to the Management Policy Institution's Risk Management. In addition, this procedure provides possibilities to be replicated for risk management of other IFMT processes and other public entities in a similar context. The study developed with this research is inspired by the reality experienced in a public institution that lacks actions aimed at its organizational context investigated and experienced by this researcher. It is a recent reality that presents itself to public entities and requires studies aimed at risk management in purchasing processes, and these characteristics provide originality to the study. In view of the results obtained in the research, the possibility of disseminating the procedure to other public organizations with similar activities is visualized, as it serves as a reference model to be reproduced or adapted to each reality. Besides that, possible contributions to other entities controlled directly or indirectly by the Federal Government are envisaged, which are subject to the decree that regulates the electronic bidding modality. In general terms, this research provides contributions to the line of scientific and technological action of Strategy and Operations. The systematic procedure developed with this study culminated in a tool (Adapted FMEA) for the risk assessment process (identify, analyze and evaluate) of contracts made via the IFMT electronic auction mode. The usefulness of FMEA in this context is to systematically capture the judgments of experts on the identification of failure modes, effects, current controls used and their respective levels of risk. From that, one can assess the risk and plan the action to be taken in response. This technical production is classified in the main axis as Products and Processes (Axis 1), framing production as management processes. It is considered as medium complexity production due to the need to combine pre-established knowledge, from different actors and techniques.169 f