Análise de cursos de graduação à distância no IFMT: proposta de permanência e redução de evasão

O presente trabalho se propôs a auxiliar parcialmente na solução de um problema previamente identificado nos 02 Planos de Desenvolvimento Institucionais (PDI) anteriores e no que está em vigor – 2019 a 2023 – do IFMT, além de que, a consequência da evasão reflete diretamente no gerenciamento de uso de recursos públicos. Esta pesquisa teve como dilema: como o processo de análise das causas internas pode contribuir para a permanência dos estudantes dos cursos à distância da IFE? Com a intenção de responder esse questionamento e diante do dilema apresentado, o objetivo principal do trabalho concentra-se em propor um manual de atribuições dos bolsistas do programa UAB no IFMT para a auxiliar na permanência dos estudantes dos cursos à distância do campus Cuiabá Bela Vista, do IFMT. A metodologia de pesquisa é do tipo descritiva, pois os fenômenos “evasão e permanência” serão os norteadores da pesquisa, enquanto, o procedimento técnico é exploratório, uma vez que foi realizado por meio de levantamento documental – bibliografias, estudos técnicos e legislações. O instrumento de coleta de dados secundários se deu por meio de bases institucionais dos sistemas de controle acadêmico e de governo (Q-Acadêmico, SISTEC e SisUAB). A análise dos dados coletados foi realizada mediante hipóteses estatísticas para dados não paramétricos com o teste de Kruskal Wallis e posteriormente com um teste post-hoc pelo método pairwise para avaliar se houve diferenças significativas entre as unidades de análise – postos, onde auxiliaram na identificação de quais unidades de análise precisam de uma intervenção por ordem de priorização e fator de análise. Também foi utilizada a Matriz GUT para auxiliar no procedimento de escolha da solução proposta. Os principais resultados oriundos da pesquisa são: diretamente, através do desenvolvimento de um Manual de atribuições dos bolsistas do programa UAB no IFMT e indiretamente através dos diversos diagnósticos situacionais, mediante os fatores estudados nesta pesquisa. Ambos aspiram melhorar o fluxo de trabalho e padronizar de forma assertiva uma rotina para contribuir no alcance da meta do PDI vigente, que é de alcançar a redução do índice de evasão para 30% nos cursos de graduação. A principal implicação em curto e/ou médio prazo é a criação de uma rotina de trabalho baseada em gestão de processos, resultando na organização de atividades administrativas e acadêmicas ainda não mapeadas ou representadas em regras tácitas, que podem gerar benefícios expressivos e resultados diferenciados na permanência dos estudantes, além de criar um ambiente mais seguro para as equipes envolvidas nos processos. A longo prazo, a iniciativa desse trabalho e sob sua perspectiva, pode fomentar o surgimento de ideias que podem amadurecer conceitos aqui abordados, visando a melhoria contínua dos trabalhos administrativos e acadêmicos, mediados pela instituição em estudo ou outras com situações semelhantes. As pesquisas do fenômeno “evasão”, considerados complexos por alguns autores, responsável por mostrar a faceta ruim da gestão dos cursos, tem se restringindo em sua maioria, apenas em estudos de diagnósticos de suas causas, além de que, ainda há poucos estudos relacionados aos cursos na modalidade à distância. A pesquisa proposta se diferencia de outras, pois objetiva auxiliar na implementação de regras (tácitas) para beneficiar de forma metódica os procedimentos executados, promovendo assim, o melhor aproveitamento de recursos humanos e financeiros na administração dos cursos à distância A pesquisa ainda propõe como foco de estudo as práticas organizacionais associadas aos fatores internos causadores de evasão e permanência e de poder de ação institucional na condução do acompanhamento, prevenção e monitoramento dos cursos e seus dados, com o objetivo de identificar lacunas nos procedimentos administrativos e pedagógicos, principalmente às atividades que são realizadas por conhecimento empírico e de formas diferentes pelos tutores nos polos espalhados pelo estado de Mato Grosso. As práticas organizacionais sugeridas pelo do presente estudo podem ser replicadas em outras instituições de ensino. A pesquisa é vinculada a serviços de apoio ao planejamento e controle e suas contribuições tem aderência com a linha de atuação científico-tecnológica: Estratégia e Operações. O artefato resultado desta pesquisa é o principal produto proveniente do estudo. Enquadra-se como Processos de Gestão, pertencente ao Eixo 1 – Produtos e Processos. O procedimento possui baixa complexidade de execução e implantação e apresenta aplicabilidade de abrangência em potencial, tanto do método de diagnóstico, quanto da solução proposta, pois ambos podem ser empregados em outras instituições ensino da rede EPT que ofertem cursos à distância, sempre considerando as especificidades da instituição e suas práticas organizacionais. O impacto da produção apresentada possui médio teor inovativo, pois combina conhecimentos já existentes e os organiza para alcance de melhoria da gestão. A solução propõe implementar mecanismos legais internos em procedimentos que já são executados e será capaz de contribuir para a melhoria dos indicadores da gestão dos cursos, bem como, desenvolverá um senso de organização formal e padronizado nas conduções de atividades administrativas e acadêmicas nos polos, onde a instituição oferta seus respectivos cursos. Considerando os resultados alcançados por esta pesquisa, estes são classificados como de média complexidade, pois resultou da associação de conhecimentos estáveis aprendidos no programa de mestrado e envolveu diferentes atores: o programa de mestrado foi o difusor do conhecimento e o IFMT, o local de aplicação deste conhecimento.This work aims to partially assist in solving a problem previously identified in the previous 02 Institutional Development Plans (PDI) and in force - 2019 to 2023 - from IFMT, in addition to the fact that the consequence of evasion reflects directly on the management of the use of public resources. This research had as a dilemma: how can the process of analyzing internal causes contribute to the permanence of students from distance courses at IFE? With the intention of answering this question and in view of the dilemma presented, the main objective of the work is to propose a manual for the assignments of the UAB scholarship holders at the IFMT to assist in the permanence of students from distance courses on the campus Cuiabá Bela Vista, from IFMT. The research methodology is descriptive, since the phenomena "evasion and permanence" will be the guiding principles of the research, while the technical procedure is exploratory, since it was carried out through documentary surveys - bibliographies, technical studies and legislation. The secondary data collection instrument was carried out through institutional bases of the academic and government control systems (Q-Academic, SISTEC and SisUAB). The analysis of the collected data was performed using statistical hypotheses for nonparametric data with the Kruskal Wallis test and later with a post-hoc test using the pairwise method to assess whether there were significant differences between the units of analysis - posts, where they helped in the identification of which units of analysis need intervention in order of priority and factor of analysis. The GUT Matrix was also used to assist in the procedure for choosing the proposed solution. The main results from the research are: directly, through the development of a Manual of assignments of the UAB scholarship holders at the IFMT and indirectly through the various situational diagnoses, through the factors studied in this research. Both aspire to improve the workflow and assertively standardize a routine to contribute to achieving the current PDI goal, which is to achieve a dropout rate of 30% in undergraduate courses. The main implication in the short and / or medium term is the creation of a work routine based on process management, resulting in the organization of administrative and academic activities not yet mapped or represented in tacit rules, which can generate expressive benefits and differentiated results in permanence of students, in addition to creating a safer environment for the teams involved in the processes. In the long run, the initiative of this work and from its perspective, can foster the emergence of ideas that can mature concepts addressed here, aiming at the continuous improvement of administrative and academic works, mediated by the institution under study or others with similar situations. Research on the “evasion” phenomenon, considered complex by some authors, responsible for showing the bad facet of course management, has been mostly restricted to diagnostic studies of its causes, besides, there are still few related studies distance courses. The proposed research differs from others, as it aims to assist in the implementation of (tacit) rules to methodically benefit the procedures performed, thus promoting the best use of human and financial resources in the administration of distance courses The research also proposes as a focus of study the organizational practices associated with the internal factors that cause evasion and permanence and the power of institutional action in conducting the monitoring, prevention and monitoring of courses and their data, with the objective of identifying gaps in administrative procedures and pedagogical, mainly to the activities that are carried out by empirical knowledge and in different ways by the tutors in the poles spread throughout the state of Mato Grosso. The organizational practices suggested by the present study can be replicated in other educational institutions. The research is linked to planning and control support services and its contributions are in line with the scientifictechnological line of action: Strategy and Operations. The artifact resulting from this research is the main product from the study. It is classified as Management Processes, belonging to Axis 1 - Products and Processes. The procedure has a low complexity of execution and implementation and has potential scope applicability, both for the diagnostic method and for the proposed solution, as both can be used in other teaching institutions of the EPT network that offer distance courses, always considering the specifics of the institution and its organizational practices. The impact of the production presented has a medium innovative content, as it combines existing knowledge and organizes it in order to improve management. The solution proposes to implement internal legal mechanisms in procedures that are already carried out and will be able to contribute to the improvement of the course management indicators, as well as, develop a sense of formal and standardized organization in the conduct of administrative and academic activities in the hubs, where the institution offers its respective courses. Considering the results achieved by this research, these are classified as medium complexity, as it resulted from the association of stable knowledge learned in the master's program and involved different actors: the master's program was the diffuser of knowledge and the IFMT, the place of application of this knowledge.138 f