Identificação arquivística como base do programa de gestão de documentos da defensoria pública do estado de São Paulo (PGD-DPESP)

Estudo da identificação arquivística como a base metodológica para elaboração de instrumentos arquivísticos de gestão de documentos no âmbito das políticas de arquivos e acesso à informação da Defensoria Pública do Estado de São Paulo (DPESP). A identificação é uma metodologia que estuda o contexto de produção e a tipologia documental, permitindo, por meio de um processo investigativo, evidenciar a forma organizacional administrativa de uma instituição a partir das estruturas administrativas, funções e atividades e a definição dos tipos documentais. Associa-se a essa discussão as abordagens de política de acesso a documentos e informações no Brasil, definidas pela Lei de Acesso à Informação (LAI) que vem ocupando espaço nas discussões das agendas públicas nos governos federal, estadual e municipal, com vistas ao fortalecimento do princípio da transparência pública. A emergente necessidade de resolução do problema de acumulação documental no contexto da Defensoria Pública do Estado de São Paulo (DPESP) justificou a escolha do órgão como o universo empírico desta pesquisa, na busca por estabelecer critérios arquivísticos para classificar, avaliar documentos e realizar o tratamento da informação para garantia do acesso à informação, no âmbito do Programa de Gestão de Documentos, com objetivo de discutir a pertinência da aplicabilidade da metodologia de identificação arquivística para elaboração de instrumentos arquivísticos de gestão de documentos na DPESP. Trata-se de pesquisa do tipo descritiva e exploratória, de natureza qualitativa, cuja estratégia adotada é o estudo de caso da aplicação da metodologia da identificação arquivística fundamentada nos parâmetros da tipologia documental como base elaboração de Tabela de Temporalidade e Acesso aos Documentos (TTAD), Manual de Procedimentos de Protocolo e Arquivo (MPPA) e Manual de Produção de Atos Administrativos (MPAA) no PGD-DPESP, apresentando como resultados os procedimentos metodológicos e os instrumentos.The main purpose of this work is the study of archival identification based on methodological basis for the elaboration of archival instrument of document management in the scope of the archives and access to information policies of the Defensoria Pública do Estado de São Paulo (São Paulo State Public Defender's – DPESP). The identification is a methodology that studies the production context and the documentary typology, allowing, through an investigative process, to highlight the administrative organizational form of an institution from the administrative structures, functions and activities, and definition of documentary types - object of theorization by the documentary typology. It is associated to this discussion the approaches of policy of access to documents and information in Brazil, defined by the Law of Access to Information (LAI) that has been occupying space in the discussions of public agendas in the federal, state, and municipal governments with a view to strengthening the principle of public transparency. The emerging need to solve the problem of document accumulation in the context of the DPESP justified the choice of the case study as the empirical universe of this research. In addition, searching to establish archival criteria to classify, evaluate documents and perform the treatment of information to guarantee access to information, within the scope of the Records Management Program of the DPESP. In this perspective, the goal of this work is to discuss the relevance of the applicability of the archival identification methodology for the elaboration of archival instruments of records management in the DPESP. This work is a descriptive and exploratory research of a qualitative nature. Whose strategy is the case study of the application of the methodology of archival identification substantiated on the parameters of the documentary typology. Consequently, resulting in the elaboration of the Temporality Table and Access to Document, Protocol and File Procedures Manual and Manual of Production of Administrative Acts in the Management Program of the DPESP, presenting as results the methodological procedures and instruments.167 p