Lean Office: avaliação da sua aplicabilidade em uma universidade pública federal brasileira

Considera-se que a filosofia Lean é para o Século XXI o que a produção em massa foi para o Século XX. Contrariamente à padronização do produto e das linhas de montagem, a Manufatura Enxuta preza por pequenos lotes de produção e trocas rápidas, reduzindo, assim, o tempo de produção e focando na qualidade e diversidade do produto a um preço competitivo. Por conta disso, a utilização do Lean Office trouxe avanços para o setor de serviços na economia mundial. A despeito disso, porém, a literatura ainda carece de estudos sobre essa temática. Desta forma, o presente estudo tem como objetivo principal utilizar-se dos conceitos da filosofia Lean Office para propor a eliminação de desperdícios em dois processos de serviços prestados por um instituto de uma universidade pública federal brasileira a dois de seus stakeholders, sendo um os seus discentes, e o outro, seus funcionários. Procedimentos/Método para a solução do problema: A presente pesquisa classifica-se como um estudo de caso com uma abordagem qualitativa, com os dados sendo coletados através da análise documental, da observação direta, e de entrevistas semiestruturadas do tipo aberta. Uma vez reunidas as informações necessárias, foi-se utilizado o procedimento metodológico conhecido por método LEFI (Lean Evaluation and Future Improvement), tal como proposto por Beckers (2015), que foi especialmente projetado para ser aplicado em serviços administrativos. Resultados Encontrados: Como o setor público é afetado pelo direito administrativo e outras restrições legais, a utilização dos preceitos do Lean Office na Administração Pública mostrou-se eficiente e apontou para a existência de vários tipos de desperdícios no fluxo de informações (problemas de comunicação, etapas demasiadas em processos, acúmulo de documentos desnecessários, entre outros), o que permitiu propor um conjunto de sugestões/recomendações factíveis de melhorias para os problemas encontrados. Outro ponto a se destacar é o fato de que a aplicação da filosofia enxuta em um ambiente com raízes burocráticas demonstrou contribuir para a gestão ambiental, diminuindo a movimentação de papéis. Implicações práticas: A essência da filosofia Lean é a eliminação de todas as formas de desperdícios ou atividades que não agregam valor. Com isso, através da utilização da ferramenta conhecida como Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM), que foi escolhida por ser a mais apropriada para se criar o fluxo de valor enxuto, foi possível não só enxergar os gargalos do processo, mas também reorganizar os procedimentos por meio da reestruturação de tarefas. A proposta de eliminação dos desperdícios foi representada através do desenho do VSM do Estado Futuro e de um plano de ação para o atinjimento do escritório enxuto. Proposta de originalidade e contribuições: A originalidade da pesquisa pode ser caracterizada pela utilização do método LEFI, um procedimento metodológico já validado na comunidade científica, mas que foi aplicado pela primeira vez em um serviço público brasileiro. Além disso, estudos sobre a implantação do Lean Office ainda são pouco explorados pela literatura. Produção Técnica/Tecnológica: A utilização do Método LEFI em um serviço público brasileiro e os Mapeamentos de Fluxo de Valor do Estado Futuro são os produtos Técnicos/Tecnológicos decorrentes desta pesquisa.It can be considered that Lean philosophy is for the 21st century what mass production was for the 20th century. Contrary to the standardization of the product and the assembly lines, a Lean Manufacturing cherishes for small production batches and quick exchanges, thus the production time and focusing on the quality and diversity of the product at a competitive price. Because of this, the use of Lean Office has brought advances to the service sector in the world economy. Despite this, however, the literature still lacks studies on this topic. Thus, the main objective of this study is to use the concepts of lean office philosophy to propose the elimination of wastes in two service processes provided by an institute of a Brazilian federal public university to two of its stakeholders, one being its students and the other its employee. Procedures / Methods to solving the Problem: This research is classified as a case study with a qualitative approach, with data being collected through document analysis, direct observation, and open-type interviews. Once the necessary information was gathered, the methodological procedure known as the LEFI (Lean Evaluation and Future Improvement) method was used, as proposed by Beckers (2015), which was specially designed to be applied in administrative services. Results Found: As the public sector is affected by administrative law and other legal restrictions, the use of Lean Office concepts in public administration proved to be efficient and pointed to the existence of various types of waste in the flow of information (communication problems, too many steps in processes, accumulation of unnecessary documents, among others), which allowed to propose a set of feasible suggestions / recommendations for improvements to the problems encountered. Another point to be highlighted is the fact that the application of lean philosophy in an environment with bureaucratic roots has shown to contribute to environmental management, reducing the movement of papers. Practical implications: The essence of Lean philosophy is the elimination of all forms of waste or activities that do not add value. With this, through the use of the tool known as Value Stream Mapping (VSM), which was chosen because it is the most appropriate to create the lean value flow, it was possible to not only see the process bottlenecks, but also to reorganize the processes procedures by restructuring tasks. The proposal to eliminate waste was represented through the design of the VSM of the State of the Future and an action plan for reaching the lean office. Originality and contributions: The originality of this research can be characterized by the use of the LEFI method, a methodological procedure that has already been validated in the scientific community, but was applied for the first time in a Brazilian public service. In addition, studies on the implementation of the Lean Office are still little explored in the literature. Technical / Technological Production: The use of the LEFI Method in a Brazilian public service and the Value Stream Mappings of the Future State are the Technical / Technological products resulting from this research.129 f