Business Intelligence as support for decision making: an applied field study

Título: Business intelligence como apoio à tomada de decisão: um estudo de campo aplicado. Objetivo do trabalho: Trata-se da busca pela eficiência institucional e como ela pode ser alcançada ou ampliada com a utilização de ferramentas de apoio à tomada de decisão. A presente proposta foi implementar a utilização do business intelligence como ferramenta para auxiliar a tomada de decisão sobre a alocação de recursos e o planejamento das despesas por parte dos gestores do campus Rio Pomba do IF Sudeste MG. Procedimentos/Método para a solução do problema: Este trabalho utiliza-se da pesquisa aplicada com uma abordagem qualitativa. Quanto aos seus objetivos, caracteriza-se por ser exploratória além de possuir um caráter descritivo. Utiliza-se também do levantamento documental juntamente com a pesquisa bibliográfica como procedimentos técnicos para o atingimento dos objetivos pretendidos. Ainda, quanto aos instrumentos de coleta foi utilizada a entrevista do tipo semiestruturada com o objetivo de levantar questões específicas com o público-alvo da pesquisa. Finalmente, se baseia na pesquisa participante que considera a experiência do pesquisador na área foco deste estudo. Resultados: Diante dos dados e análises realizadas neste estudo, verificou-se que a tomada de decisão a respeito da alocação de recursos no campus Rio Pomba não segue um padrão estruturado e nem se utiliza de ferramentas de apoio ou auxílio. Neste sentido, foi possível responder ao problema de pesquisa com o desenvolvimento e implementação de uma ferramenta com as características do BI, proporcionando assim uma melhor decisão sobre as despesas da unidade e que possa possibilitar o aumento da eficiência institucional, com maximização da entrega à sociedade dos produtos e serviços ofertados pela instituição. Implicações práticas: Adoção de uma ferramenta de análise de dados informacionais, transformando-os em indicadores relevantes que irão auxiliar a tomada de decisão em relação à alocação de recursos e planejamento das despesas do campus Rio Pomba. Com a utilização do BI, poderá haver maior amplitude do processo decisório no sentido em que também irá proporcionar o aumento da eficiência institucional. Assim, busca-se contribuir para a melhor gestão do orçamento público e o cumprimento da missão institucional e dos objetivos previstos na lei de criação dos institutos federais. Originalidade e contribuições: A proposta se mostra original e relevante tanto para a área em foco, quanto para os demais setores do campus Rio Pomba, na medida em que busca contribuir com a melhoria da eficiência institucional. O trabalho se faz oportuno em função das mudanças na economia, no cenário de restrições orçamentárias e no problema identificado na unidade em relação à queda do número de matriculados. Tal conjuntura vem impactando fortemente as Instituições públicas federais, em especial as de ensino, a reorganizarem seus investimentos e gastos de custeio, trazendo a necessidade constante de aprimoramento de seus controles e gestão sobre eles. A pesquisa se mostra viável por se tratar de um tema relacionado ao ambiente de trabalho, onde as informações fazem parte da rotina e são de fácil acesso pelo pesquisador e, além disto, foi aprovada pelos gestores do campus. Produção Técnica/Tecnológica: O artefato desenvolvido neste trabalho enquadra-se como Processo de Gestão, pertencente ao Eixo 1 – Produtos e Processos, com o desenvolvimento de um produto tecnológico. A proposta apresenta alta aplicabilidade e abrangência realizada, uma vez que foi aprovada pelos gestores da instituição em foco. Traz médio teor inovativo enquanto proposta de implementação de uma ferramenta de BI, com uma produção de média complexidade e que proporciona melhorias organizacionais e o desenvolvimento de uma nova cultura de tomada de decisão baseada em dados e informaçãoTitle: Business intelligence as support for decision making: an applied field study. Objective of the work: It is about the search for institutional efficiency and how it can be achieved or expanded with the use of decision-making support tools. The following work aimed to implement the use of business intelligence as a tool to assist decision making on the allocation of resources and the planning of expenses by Rio Pomba campus managers of IF Sudeste MG. Procedures/Method for problem solving: This work uses applied research with a qualitative approach. Regarding its objectives, it is characterized by being exploratory in addition to having a descriptive character. It also uses the documental survey together with the bibliographic research as technical procedures to achieve the intended objectives. Moreover, regarding the collection instruments, the semi-structured interview was used with the objective of raising specific questions with the target audience of the research. Finally, it is based upon participatory research that considers the researcher’s experience in the focus area of this study. Results: In view of the data and analyzes carried out in this study, it was found that the decision-making regarding the allocation of resources at Rio Pomba campus does not follow a structured pattern and does not use support or assistance tools. In this sense, it was possible to respond to the research problem with the development and implementation of a tool with the characteristics of BI, thus providing a better decision on the expenses as well as increasing institutional efficiency, maximizing delivery to society products and services offered by the institution. Practical implications: Adoption of an informational data analysis tool transforming them into relevant indicators that will help decision making in relation to resource allocation and expenditure planning at Rio Pomba campus. With the use of BI, there may be greater breadth of the decision-making process in the sense that it will also provide an increase in institutional efficiency. Thus, it seeks to contribute to a better management of the public budget and the fulfillment of the institutional mission and the objectives foreseen in the law of creation of the federal institutes. Originality and contributions: The work is original and relevant both for the area in focus and for the other sectors of Rio Pomba campus as it seeks to contribute to the improvement of institutional efficiency. The work is opportune due to changes in economy, in the scenario of budget restrictions and in the problem identified in a specific place in relation to the drop in the number of enrolled ones. This situation has had a strong impact on federal public institutions, especially teaching ones, to reorganize their investments and funding expenses bringing the constant need to improve their controls and management over them. The research proves to be viable because it is a topic related to the work environment whose information is part of the routine and easily accessible by the researcher. Furthermore, it was approved by the campus managers. Technical/Technological Production: The artifact developed in this work fits as Management Process belonging to Axis 1 – Products and Processes with the development of a technological product. The work has high applicability and scope since it was approved by the managers of the institution in focus. It brings a medium innovative content as a proposal for the implementation of a BI tool with a medium complexity production that provides organizational improvements and the development of a new culture of decision-making based upon data and information162 p