Diplomática para a padronização da produção documental: contribuições para o programa de gestão de documentos do Estado do Rio de Janeiro

Estudo da metodologia de identificação arquivística, trabalho intelectual de sistematização dos elementos da gênese do fundo, que estuda o órgão produtor e seus documentos. Apresenta o termo a partir das experiências desenvolvidas nos arquivos de países ibero-americanos, como fruto da necessidade de definir e consolidar uma metodologia para o tratamento de fundos, passando a designar a metodologia própria aplicada ao tratamento de massas documentais acumuladas em depósitos de arquivos, para fins de classificação, avaliação e descrição. Aborda a Diplomática e sua evolução, como Diplomática Contemporânea, em direção ao Direito e à Arquivística, apresentando maior ampliação de objeto e campo de ação, proporcionando as bases para a formulação do método de pesquisa para a identificação de documentos de arquivo, para a averiguação dos vínculos de proveniência do documento com sua origem. Apresenta os conceitos de gestão de documentos e mostra a importância da padronização documental no contexto de produção, sob as perspectivas da Organização, Sistemas e Métodos (O&M), Arquivística, Diplomática e Direito. Descreve e analisa os atos legais que tratam das questões relacionadas à padronização de documentos no âmbito do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro e as competências atribuídas ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, como órgão central responsável pela gestão dos documentos produzidos pela Administração Pública fluminense. Apresenta, ainda, um conjunto de procedimentos para a padronização de documentos, a partir da aplicação da metodologia da Diplomática e dos atos legais analisadosThis study presents the methodology for archival identification as an intellectual work of systematizing the elements of the genesis of archival document and its producer entity. Introduces the term from the experiences developed in the Ibero-American countries, as a result of the need to define and consolidate a methodology for the treatment of archival documents going to designate the specific methodology applied to the treatment of masses documental accumulated in deposits. The historical evolution of this term and the identification concept in archival science are presented in this study. It regards the Diplomatic and it’s evolution, as Diplomatic Contemporary toward the Law and Archival science, presenting higher magnification of the object and scope of action, providing the basis for the formulation of the research method for the archival identification, to verify the bounds between the document and it’s origin. Presents the concepts of records management and shows the importance of standardization in the context of production, from the perspectives of the Organization, System and Methods (O & M), Archives, Diplomatic and Law. Describes and analyzes the legal acts dealing with issues related to standardization of documents within the Rio de Janeiro’ State and the competences regarded of the Public Archives of the State of Rio de Janeiro, as a central agency responsible for the management of records and archives produced. Presents a set of requirements for the standardization, from the application of Diplomatic’s methodology and legal acts analyzed.211f