Gestão de serviços terceirizados em uma instituição federal de ensino superior: proposição de um conjunto de ações gerenciais para melhoria da eficiência

Objetivo do trabalho: O objetivo do presente trabalho é propor um conjunto de ações gerenciais que permita a redução de custos de terceirização sem prejuízo a qualidade dos serviços prestados, bem como mensurar o grau de importância e o percentual de redução de custos das mesmas, tendo em vista que, com a promulgação da Lei 9632 de 07 de maio de 1998 que extinguiu diversos cargos ocupados por servidores efetivos no âmbito da Administração Pública Federal, a terceirização de mão de obra, para realização dos serviços inerentes a estes cargos, tornou-se uma realidade irreversível e cada vez mais intensa nos órgãos públicos. Procedimentos/Método para a solução do problema: O método utilizado para a solução do problema foi a pesquisa de natureza aplicada, com abordagem qualitativa, e de cunho descritivo. Para a coleta de dados utilizou-se, na primeira etapa da pesquisa, a pesquisa bibliográfica e documental. Já na segunda etapa foram realizadas entrevistas semiestruturadas e aplicações de questionários a gestores da instituição. Para a interpretação e análise dos dados adotou-se a análise de conteúdo por meio do software Atlas TI, estatística descritiva e técnicas multicritério de apoio à decisão - AHP. Resultados: As etapas realizadas para o desenvolvimento da pesquisa proporcionaram o alcance do objetivo geral e de todos os objetivos específicos. Os resultados demonstraram que o processo de terceirização parece ser irreversível, com tendências de ampliação do processo, que, de acordo com os gestores, apresenta vantagens e desvantagens para a instituição. Já os valores gastos pelos campi para manutenção da mão de obra terceirizada vêm crescendo progressivamente, assim como o impacto dessa mão de obra em seus orçamentos, interferindo diretamente nas atividades-fim da instituição. Nesse sentido, respondendo ao problema de pesquisa, propõe-se ao final do trabalho um conjunto de dez ações gerenciais como boas práticas de gestão para apoio a tomada de decisão, visando melhorar a eficiência da gestão de terceirizados e reduzir seu impacto no orçamento da instituição. Implicações práticas: O presente estudo foi uma demanda contratada pelo próprio IF Sudeste MG para auxiliar na resolução de seus problemas. O projeto impacta e beneficia a instituição como um todo, uma vez que a possibilidade de melhoria na eficiência da gestão de terceirizados e a consequente redução dos valores gastos com mão de obra terceirizada permitirão uma gestão administrativa mais eficiente e a disponibilização de mais recursos a serem investidos em ensino, pesquisa e extensão, que são as atividades-fim da instituição, beneficiando diretamente aos estudantes. Com base na aplicação do método AHP, fez-se, pelo corpo diretivo da instituição, uma priorização das ações gerenciais para melhoria da eficiência da gestão de terceirizados, de forma a se validar as ações no âmbito da instituição. Quanto a aplicabilidade deve-se indicar uma abrangência de uma realização, por meio de um teste piloto nos editais licitatórios para contratação de serviços de limpeza, com potencial de ampliação para os outros editais dos campi do IF Sudeste MG, bem como para outras instituições. O projeto se encaixa perfeitamente com o que está em desenvolvimento na instituição, uma vez que os recursos estão cada vez mais escassos e as instituições tem buscado cada vez mais reduzir seus custos de manutenção. Originalidade e contribuições: Este trabalho apresenta uma abordagem original, tendo em vista a insuficiência de pesquisas referente ao tema e que discutam o peso da terceirização de mão de obra no orçamento dos órgãos da administração pública federal, assim como não foi encontrado na literatura pesquisada um manual de boas práticas de gestão de mão de obra terceirizada. Como contribuição da pesquisa o produto apresentado poderá ser usado não somente pelo IF Sudeste MG, mas por qualquer órgão da administração pública que busque a melhoria da eficiência da gestão de terceirizados, tendo em visto que é um problema comum a vários órgãos. Os procedimentos técnicos utilizados nesta pesquisa e o conteúdo do programa contribuem também para pesquisas posteriores em que haja interesse em melhorar a eficiência da gestão de terceirizados no âmbito da administração pública. Este projeto de pesquisa está vinculado à Linha de Atuação Científico Tecnológica – LACT 2 – Estratégia e Operações. Produção Técnica/Tecnológica: Os produtos técnico-tecnológicos derivados dessa pesquisa foram um Processo de Avaliação e Gestão da Terceirização (figura 3), que poderá ser usado como protocolo para replicação do presente estudo, e um Plano de Ação Estruturado contendo 10 ações gerenciais para melhoria da eficiência da gestão de terceirizados que auxiliarão aos gestores no processo de tomada de decisão referente ao tema (Quadro 6). Os produtos apresentados estão classificados no eixo 1 do Qualis técnico/tecnológico ‘produtos e processos’. A aplicabilidade dos produtos é perfeitamente viável tendo em vista que na maioria dos casos depende única e exclusivamente de atos de gestão, e como é um problema comum a várias instituições, inclusive outros institutos federais, há ampla possibilidade de disseminação das práticas organizacionais para os mesmos. Quanto à classificação da inovação, trata-se de produção de médio teor inovativo, tendo em vista que há uma combinação de conhecimentos pré-estabelecidos, uma vez que o aprendizado para elaboração dos produtos baseou-se no levantamento bibliográfico e documental realizado na pesquisa, bem como do conhecimento adquirido junto aos especialistas quando das entrevistas. Esta pesquisa pode ser classificada como produção com média complexidade, pois resulta da combinação de conhecimentos, apresentando uma noção normativa da legislação sobre o tema por parte do pesquisador e as técnicas difundidas pela Linha de Atuação Científico Tecnológica (LACT 2) do Programa de Pós-Graduação em Administração.Objective of the work: The objective of this paper is to propose a set of managerial actions that allow the reduction of outsourcing costs without prejudice to the quality of the services rendered, as well as to measure the degree of importance and the percentage of cost reduction of the same, having in view of the fact that, with the enactment of Law 9632 of May 7, 1998, which terminated various positions held by effective civil servants within the scope of the Federal Public Administration, the outsourcing of labor to perform the services inherent to these positions became an irreversible and increasingly intense reality in public bodies. Procedures / Method for solving the problem: The method used to solve the problem was the research of an applied nature, with a qualitative approach, and a descriptive one. For the collection of data, the bibliographical and documentary research was used in the first stage of the research. In the second stage, semi-structured interviews and questionnaire applications were carried out to the institution's managers. For the interpretation and analysis of the data the content analysis was adopted through Atlas TI software, descriptive statistics and multicriteria decision support techniques - AHP. Results: The steps taken for the development of the research provided the achievement of the general objective and of all the specific objectives. The results showed that the process of outsourcing seems to be irreversible, with tendencies to expand the process, which, according to the managers, presents advantages and disadvantages for the institution. On the other hand, the amounts spent by the campuses for the maintenance of the outsourced labor force have been increasing progressively, as has the impact of this workforce on their budgets, directly interfering with the institution's activities. In this sense, responding to the research problem, it is proposed at the end of the work a set of ten management actions as good management practices to support decision making, aiming to improve the efficiency of third-party management and reduce its impact on the institution's budget. Practical implications: The present study was a demand contracted by IF Southeast MG itself to assist in solving its problems. The project impacts and benefits the institution as a whole, since the possibility of improving the efficiency of third-party management and the consequent reduction of the amounts spent on outsourced labor will allow a more efficient administrative management and the availability of more resources to be invested in teaching, research and extension, which are the end-activities of the institution, benefiting directly the students. Based on the application of the AHP method, the management body of the institution made a prioritization of management actions to improve the efficiency of third-party management, in order to validate actions within the institution. Regarding the applicability, it is necessary to indicate a scope of an accomplishment, by means of a pilot test in the bidding documents for the contracting of cleaning services, with potential for expansion to the other announcements of IF Southeast MG campuses, as well as for other institutions. The project fits perfectly with what is in development at the institution, as resources are increasingly scarce and institutions have increasingly sought to reduce their maintenance costs. Originality and contributions: This paper presents an original approach, considering the insufficiency of research related to the topic and discussing the weight of outsourcing of labor in the budget of federal public administration bodies, just as it was not found in the researched literature a manual of good practices of management of outsourced labor. As a contribution of the research, the product presented can be used not only by the IF Southeast MG, but by any public administration body that seeks to improve the efficiency of outsourced management, since it is a common problem for several agencies. The technical procedures used in this research and the content of the program also contribute to further research in which there is interest in improving the efficiency of the management of outsourced in the public administration. This research project is linked to the Line of Scientific and Technological Activity - LACT 2 - Strategy and Operations. Technical / Technological Production: The technical-technological products derived from this research were a Process for Evaluation and Management of Outsourcing (figure 3), which could be used as a protocol for replication of the present study, and a Structured Action Plan containing 10 managerial actions for improvement of the efficiency of outsourced management that will assist the managers in the decision-making process related to the subject (Table 6). The products presented are classified in axis 1 of the technical / technological 'products and processes'. The applicability of the products is perfectly feasible in view of the fact that in most cases it depends solely and exclusively on management acts, and since it is a problem common to several institutions, including other federal institutes, there is a wide possibility of dissemination of organizational practices for them. As for the classification of innovation, it is a matter of innovative medium-high production, considering that there is a combination of pre-established knowledge, since the learning to elaborate the products was based on the bibliographical and documentary survey carried out in the research, as well as the knowledge acquired from the specialists during interviews. This research can be classified as production with medium complexity, as it results from the combination of knowledge, presenting a normative notion of the legislation on the subject by the researcher and the techniques disseminated by the Line of Scientific and Technological Activity (LACT 2) of the Post- Degree Program in Administration.139 f