Analisis Workarounds Penggunaan SIM Layanan Kesehatan Menggunakan Pendekatan Kualitatif

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem informasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah sakit. Proses yang diintegrasikan dalam SIMRS disajikan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan, dan prosedur administrasi agar menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. Saat ini juga telah banyak klinik-klinik swasta yang menerapkan penggunaan sistem informasi manajemen untuk membantu mengelola data-data operasional. Objek penelitian ini merupakan organisasi layanan kesehatan yang beroperasi di provinsi Jawa Timur yang telah menggunakan Sistem Informasi Manajemen (SIM) untuk mendukung operasionalnya. Pelaksanaan proses bisnis penggunaan Sistem Informasi Manajemen Layanan Kesehatan di organisasi layanan kesehatan menunjukkan indikasi terjadinya workarounds. Workarounds adalah adaptasi proses bisnis dalam sistem yang ada yang disebabkan oleh adanya kendala dalam proses bisnis yang ada. Penelitian-penelitian terdahulu menjelaskan bahwa workarounds dapat memberikan manfaat dan risiko. Workarounds dapat menyebabkan ketidaklengkapan data, namun juga dapat meningkatkan keakuratan data. Selain itu, workarounds dapat dianggap sebagai bentuk ketidakpatuhan terhadap regulasi yang ada, namun juga dapat dianggap meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Oleh karena itu, workarounds dapat dianggap sebagai dilema dalam organisasi. Penelitian tugas akhir ini akan mengeksplorasi workarounds yang terjadi dalam penggunaan SIM di institusi pelayanan kesehatan. Selain itu, penelitian ini akan mengidentifikasi pola proses, dan penyebab workarounds tersebut muncul. Tujuannya untuk memberikan rekomendasi pengelolaan workarounds sesuai dengan manfaat dan risiko yang dihasilkan oleh workarounds yang ada. Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara semi-terstruktur, analisis dokumen, dan observasi lapangan. Sedangkan, pemodelan dan analisis data dilakukan dengan menggunakan pendekatan narrative network. Pendekatan narrative network digunakan karena pendekatan ini memungkinkan pemodelan proses yang tidak terstruktur, dan dapat mengakomodasi sudut pandang yang beragam. Pemodelan menggunakan narrtive network ini disusun menggunakan tiga atribut, yaitu aktor, tindakan, dan sumber daya. Kemudian, dilakukan analisis pattern of action terhadap narrative network yang dihasilkan. Hasil analisis kemudian akan dijadikan dasar perumusan rekomendasi kepada institusi pelayanan kesehatan untuk pengelolaan workarounds. Penelitian ini menghasilkan pattern of action yang digambarkan menggunakan narrative network. Pattern of action tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan kesamaannya, sehingga dapat menghasilkan tipologi workarounds. Berdasarkan hasil analisis, akan diberikan rekomendasi berupa pengelolaan workarounds tertentu. =================================================================================================================================== Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) or Electronic Health Records System (HER) is an information system that processes and integrates the entire process flow of hospital services. The integrated process in SIMRS is presented in the form of a network of coordination, reporting and administrative procedures in order to produce precise and accurate information. Currently there are also many private clinics that implement the use of management information systems to help manage operational data. The object of this research is a health service institution operating in East Java province that has used a Management Information System (MIS) to support its operations.The implementation of business processes using Health Service Management Information Systems in health care organizations shows indications of workarounds. Workarounds are adaptations of business processes to existing systems caused by constraints in existing business processes. Previous studies have explained that workarounds can provide benefits and risks. Workarounds can cause incomplete data, but can also improve data accuracy. In addition, workarounds can be considered as a form of non-compliance with existing regulations, but can also be considered as increasing employee work efficiency. Therefore, workarounds can be considered as dilemmas in organizations. This final project research will explore workarounds that occur in the use of SIM in health care organizations. In addition, this research will identify process patterns, and the causes for these workarounds to occur. The aim is to provide recommendations for the management of workarounds according to the benefits and risks generated by the existing workarounds. Data collection in this study was carried out using semi-structured interviews, document analysis, and field observations. Meanwhile, modeling and data analysis were carried out using a narrative network approach. The narrative network approach is used because this approach allows modeling of unstructured processes, and can accommodate diverse points of view. Modeling using a narrative network is structured using three attributes, namely actors, actions, and resources. Then, a pattern of action analysis is performed on the resulting narrative network. The results of the analysis will then be used as the basis for formulating recommendations to health care institutions for the management of workarounds. This research will produce a pattern of action that is described using a narrative network. These patterns of action can be grouped based on their similarity, so that a typology of workarounds can be produced. Based on the results of the analysis, recommendations will be given in the form of managing certain workaround