Was für ein FIS passt zu uns? Anregungen zur Konzeptionierung

Anhand unserer bisherigen Erfahrungen stellen wir dar, welche Rahmenbedingungen an einer Forschungseinrichtung bei Planung und Einführung eines FIS genauer betrachtet werden müssen. Wir veranschaulichen, welche Abhängigkeiten berücksichtigt werden sollten, um die Hauptziele eines FIS zu erreichen. Die Technische Universität Dresden möchte ihr aktuell genutztes Forschungsinformationssystem (FIS), das zur Webdarstellung des Forschungsberichtes eingeführt und über die Jahre weiterentwickelt wurde, durch ein neues System ablösen. Das neue FIS soll als zentrales Werkzeug für das Berichtswesen in Forschung und Transfer die Außendarstellung der TU Dresden – also Reichweite und Sichtbarkeit der Forschungsergebnisse – verbessern und Wissenschaftsmanagement sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler durch umfassendere und belastbarere Daten zu den Forschungsinformationen unterstützen. Dazu werden insbesondere die Integration in die bestehende Infrastruktur der TU Dresden und die Anbindung an externe Systeme beitragen. Diese Ziele sollen auf benutzerfreundliche Weise umgesetzt werden. Das Projekt zur FIS-Erneuerung an der TU Dresden wird zusammen mit der Sächsischen Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden (SLUB) durchgeführt, so dass sich die Kompetenzen bei Forschungsprojekten und wissenschaftlichen Veröffentlichungen sehr gut ergänzen. Ende 2014 haben wir begonnen, an unserer Universität die verschiedenen Bedarfe der zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer zu sammeln und uns über die IT-Landschaft und die geplanten IT-Projekte einen Überblick zu verschaffen. Die Ergebnisse dieser Erhebungen haben wir zusammen mit den Anforderungen aus dem Kerndatensatz Forschung in einen Leistungskatalog übertragen und mit den Funktionalitäten etablierter Systeme abgeglichen. Nach einer langen Ausschreibungsphase konnte der Zuschlag erteilt werden, so dass wir seit Ende 2016 an unserem Entwicklungssystem arbeiten. Anhand unserer bisherigen Erfahrungen stellen wir dar, welche Rahmenbedingungen an einer Forschungseinrichtung bei Planung und Einführung eines FIS genauer betrachtet werden müssen. Wir veranschaulichen, welche Abhängigkeiten berücksichtigt werden sollten, um die Hauptziele eines FIS – Berichtsfähigkeit, Außendarstellung und Mehrwerte – zu erreichen. Beispiele (A) Wenn bei Ihnen die rechtliche Lage zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten problematisch ist, müssen Sie je nach den rechtlichen Gegebenheiten in Ihrem Bundesland in verschiedenen Gremien aushandeln, welche Daten in Ihrem System verarbeitet werden dürfen. Von solchen Entscheidungen hängt Ihre Berichtsfähigkeit – auch im Sinne des Kerndatensatz Forschung – direkt ab. (B) Wenn Sie an Ihrer Einrichtung die Bibliothek mit einbeziehen, dann können Sie die bibliometrische Expertise nutzen, um z.B. Ihre Außendarstellung prägnanter zu gestalten (B1). Falls Sie auch bibliografische Expertise einsetzen können, um z.B. für die Qualitätssicherung der Veröffentlichungen zu sorgen, dann können diese anschließend auch in eine einrichtungsspezifische Bibliografie aufgenommen werden (B2). (C) Wenn es bei Ihnen Richtlinien zum Umgang mit Forschungsdaten gibt oder geplant sind, dann sollten Sie darauf achten, die für Ihre Fachbereiche gebräuchlichen Repositorien an das FIS anzuschließen. Sie ermöglichen dadurch eine leichtere Nachnutzung der Daten und können den Umfang an präsentierten Informationen erhöhen. Darüber hinaus unterstützen Sie Ihre Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bei der Einhaltung der Richtlinien und reduzieren Doppeleingaben und Dubletten