Handboek landelijke eHealth projecten in Máxima MC

Als afronding van de opleiding klinische informatica aan de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is dit handboek geschreven met aanbevelingen voor het uitvoeren van eHealth projecten op basis van een landelijk doelstellingen. Deze aanbevelingen zijn gebaseerd op drie projecten gericht op standaardisatie en informatie uitwisseling: VIPP A2, bronregistratie implantaten en uitwisseling in de integrale geboortezorg. De basis van de projecten is een aanpak gebaseerd op de ontwerpcyclus en het vijflagenmodel. De verwachting is dat de komende jaren meer projecten gaan volgen waarvoor de aanbevelingen kunnen worden toegepast. De aanbevelingen zijn gericht op de aanpak en uitvoering van projecten op het gebied van standaardisatie en informatie-uitwisseling en zijn niet gericht op het specifiek toepassen van bepaalde techniek of implementatie van eHealth. In de eerste fase gaat het om het opstellen van een relevantie project vraag. De aanbevelingen voor de projectvraag gaan over de manier om intern urgentie en motivatie te creëren voor de landelijke doelstellingen: 1) Stel een proceseigenaar vast die overkoepelend sturing geeft aan de ontwikkeling van het patiëntenportaal of proces voor informatie uitwisseling. 2) Geef ook aandacht aan het intrinsiek motiveren van zorgprofessionals voor het behalen van de doelstelling. 3) De vertaling van landelijke doelstellingen naar lokale doelstellingen helpt hier bij. Door het toepassen van deze aanbevelingen is de kans groter dat er motivatie is en urgentie om landelijke doelstellingen te halen, maar ook dat er borging is na het project van de doelstellingen. De aanbevelingen voor het opstellen van het programma van eisen gaan over de vertaling van de doelstellingen naar een realistisch project: 1) ga na of de vertaling naar interne doelstelling een realistische scope oplevert ten opzichte van de deadline van het landelijke programma, zodat de kans op een succesvol project wordt vergroot. 2) Als de deadline van het landelijke programma niet realistisch is voor het behalen van alle interne doelstellingen kan een fasering in het project helpen de doelstelling te behalen in de gestelede deadline en in vervolgstappen ook de interne doelstellingen te realiseren. 3) Maak onderscheid tussen oplossingen die gerealiseerd moeten worden door middel van techniek en oplossingen die gerealiseerd moeten worden door middel van proces of beleid. 4) bepaald per subonderdeel het niveau van de impact en maak daarbij onderscheid tussen centrale en decentrale processen. De analyse fase wordt gekenmerkt door het onderzoek naar de huidige stand van zaken het ontwikkelingen van alternatieven voor mogelijke oplossingen, hiervoor gelden de volgende aanbevelingen: 1) Doe een fit gap analyse voor de landelijke doelstellingen om te bepalen of een deel van de doelstellingen al gerealiseerd is, controleer of de bevindingen uit de fit-gap analyse ook in de praktijk worden toegepast. 2) Doe een uitgebreide analyse op alle niveaus van het vijflagen model om de alternatieven voor de oplossing op alle niveaus van de organisatie af te kunnen stemmen. 3) zoek de samenwerking met andere stakeholders in het veld zoals andere ziekenhuizen en leveranciers, zodat ervaringen gedeeld kunnen worden in het ontwikkelen van alternatieven. Tijdens de ontwerpkeuze wordt uit de verschillende alternatieve een keuze gemaakt, hiervoor gelden de volgende aanbevelingen: 1) Houd in de ontwerpkeuze rekening met het ingrijpen op proces of techniek, soms bestaat het idee dat met techniek een oplossing geboden kan worden. Maar als het proces niet aansluit zal een nieuwe techniek niet de oplossing zijn. 2) Met betrekking tot standaard content zijn twee opties aanbevolen, als koploper is het mogelijk een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van een oplossing, bij latere instroom is de aanbeveling de standaard oplossing te volgen waarbij wordt vertrouwd op de al ontwikkelde techniek. 3) Houd in de ontwerpkeuze rekening met de toekomstbestendigheid van de oplossing. Door de looptijd van de landelijke programma’s is een goede inschatting te maken wat de volgende ontwikkeling gaat zijn. Door hiervan op de hoogte zijn is het mogelijk een keuze te maken die aansluit op deze ontwikkelingen om meer werk in een later stadium voor te zijn. 4) maak in de ontwerpkeuze een bewuste keuze voor efficiëntie tegenover kwaliteit. Goede gestructureerd registratie kost tijd en moeite, maar efficiëntie van oplossingen mogen niet ten koste gaan van een bepaalde mate van kwaliteit. De aanbevelingen rond de systeemontwerp fase focussen zich met name op het proces om tot een ontwerp te komen: 1) Houd een duidelijk doel voor ogen bij het maken van een ontwerp waarbij de boodschap die overgebracht moet worden centraal staat. 2) Creëer een afdeling met als taak afdeling informatie management. In deze afdelingen staan in het begin afspraken maken rond visualisatie van ontwerpen en architectuur principes centraal. Hiermee kan op de lange termijn een Enterprise architectuur ontwikkeld worden. Voor de implementatie fase zijn een viertal aanbevelingen voor een succesvolle implementatie van het ontwerp naar voren gekomen: 1) zorg dat in de implementatie op alle lagen van het vijflagen model ondersteuning is van betrokken stakeholders met mandaat om bij te sturen. 2) Maak voor de implementatie een communicatie plan om alle gebruikers op de hoogte te stellen van aanstaande veranderingen en de mogelijkheid te geven hierop te reageren. 3) Kies waar mogelijk voor een iteratieve implementatie. Zodat op basis van praktijkervaring een verdere ontwikkeling van het ontwerp mogelijk is. 4) formuleer beleid en visie omtrent de ontwikkeling van het patiëntenportaal waarin aandacht is voor de wensen van patiënt en gebaseerd op kennis rond succesvol portaal gebruikt. Als het ontwerp gerealiseerd is komt de verificatie fase waarin wordt gecontroleerd worden of dit ontwerp daadwerkelijk een oplossing is geweest voor de als projectvraag gedefinieerde probleem/problemen: 1) Doe een verificatie op korte termijn waarin wordt geverifieerd of het ontwerp voldoet aan de gestelde eisen in het programma van eisen gericht op het op te leveren proces en de technische oplevering. 2) plan een verificatie op lange termijn om te controleren langdurende gedragsverandering, naleving van beleid en de positieve uitkomsten zoals beschreven in de doelstellingen zijn gerealiseerd. Bij elkaar vormen de aanbevelingen een aanvulling op de al bestaande ontwerpcyclus. De basis van de ontwerpcyclus is aangevuld met aanbevelingen en de raakvlakken met het vijflagenmodel. Deze aanvulling kan dienen als leidraad in het opzetten van vervolgprojecten met landelijke doelstellingen in Máxima MC. Interessant voor vervolgonderzoek zou zijn om de aanbevelingen ook in andere organisaties te testen om te bepalen of deze generaliseerbaar zijn of alleen voor Máxima MC gelden.