Development of direct and full cost accounting for the intensive care unit of the university hospital of Giessen by using a Patient datamanagement system : A feasibility study

Fragestellung In dieser Arbeit wurde überprüft, ob die in der Routine mit dem PDMS erfassten Daten für eine Kostenträgerrechnung geeignet sind. Hierzu wurde mit Hilfe der elektronisch erfassten Datenbasis eine detaillierte Kostenträgerrechnung beispielhaft für das Jahr 2004 auf Teil- und Vollkostenbasis erstellt. Methodik Zur Berechnung der variablen Kosten wurden mittels SQL Abfragen über am Patienten stattgefundene Maßnahmen für die Datenbank des PDMS erstellt. Den Ergebnissen wurden die Einzelkosten zugeordnet, welche in einem nachfolgenden Schritt mit verschiedenen Fragestellungen ausgewertet wurden. Ergebnisse Die Berechnungen umfassen 1.397 Patienten bzw. Episoden, welche im Jahr 2004 insgesamt 105.935 Stunden auf der operativen Intensivstation betreut wurden. Dies entspricht einer Auslastung von 86% und einer durchschnittlichen Aufenthaltsdauer von 82 ± 191 Stunden. Alle 1.397 Episoden verursachten zusammen Einzelkosten von € 1.169.174,72 oder im Durchschnitt € 836,92 ± 2.720,15. Die Gesamtkosten inklusive der Gemeinkosten betrugen € 4.413.615,92 oder im Durchschnitt € 3.159,35 ± 7.831,97. Bezogen auf die Einzelkosten wurden 61% durch Medikamente, 13% durch Labormedizin und 10% durch Hämofiltration verursacht. Im Gemeinkostenblock verursachten die Personalkosten mit 84% die meisten Kosten. Ein Intensivtag bezogen auf Patienten mit einem LOS > 24 Stunden (n=718) kostet € 866 ± 222. Schlussfolgerungen Diese Arbeit konnte zeigen, dass nur durch Verwendung klinischer Daten, dokumentiert und ausgewertet durch ein PDMS, eine funktionsfähige Kostenträgerrechnung in Bezug auf die variablen Kosten möglich ist. Durch Standardisierung dieses Verfahrens wäre eine umfassende Kostenkontrolle bezüglich der variablen Kosten möglich.Aims: This dissertation analyses whether a cost unit accounting system can be build up by data, collected by a patient data management system (PDMS). Using automatically registered data a detailed cost accounting based on direct and indirect costs was created for 2004. Methods: For variable cost calculation SQL queries were set up which scanned the PDMS database for all documented patient related actions. In a next step prices were attached to the results. Finally the results were interpreted under different point of views. Results: The calculation covered 1.397 patients respectively episodes who were taken care for at the intensive care unit over 105.935 hours in 2004. This represents a workload of 86% and an average length of stay of 82 ± 191 hours. All 1.397 episodes together caused direct costs of € 1.169.174, on average € 836 ± 2.720 per episode. The total costs including the indirect costs were € 4.413.615, on average € 3.159 ± 7.831 per episode. 61% of the direct costs were caused by medication, 13% by laboratory medicine and 10% by haemofiltration. 86% of indirect cost were caused by personnel expenses. One day intensive care for patients with an LOS > 24 hours (n=718) costed € 866 ± 222. Conclusions: This dissertation shows that by using clinical data only, documented and evaluated by a PDMS, it is possible to create a functioning cost unit accounting. A standardization of the developed method would allow a broad cost control relating to direct costs