Organizational structure and internal communication after an organizational change : A case study of Karlstad University

This is a case study which investigated the perceived consequences of the organizational change that was implemented in January 2013 at Karlstad University. The study aimed to explore the experiences of the employees concerning the changes in organizational structure and internal communication. This was done through a set of eight individual standardized qualitative interviews with members from different departments. A lot of effort and thought was given to the ethical implications and to create a comfortable and open climate during the actual interviews to ensure that the respondents felt free to speak openly and honestly about their personal opinions and experiences. It is evident that the overall vision was ambitious; aiming to create a more effective organization through cutting off excessive administrative personnel and streamlining decision paths. However according to the opinions of the respondents it was clear that the result was far from the desired goal. Essentially, efficiency was only achieved at the top level. Previous administrative tasks have been moved to new members and a major uncertainty has arisen. A critical reason for the failure was the lack of communication during the organizational change, which created lots of antagonism from the employees. The management was unsuccessful in making the members feel involved in the decision making, and a lack of transparency was apparent. The hopes of a transparent organization were then high after the change, but proved to turn out quite the contrary. Decision referrals have failed to reach the employees until after the final decision has been made. The decision paths are not considered to be more effective amongst the departments and a massive dissatisfaction has emerged since employees no longer can make their own decision on matters that involve them. This involves for example shaping their own syllabi, something which they were fully capable and successful in doing before the change. A massive micromanagement has thus been created, and it is not deemed adapted to the organization as a whole. This has created an impression amongst the members that they are no longer trusted or considered competent. The merging of departments has not been successful either. Some combinations are not considered logical and the desire to break new grounds has not been achieved. The old department groups instead appear to have grown stronger, and not the cooperation in-between them, not even within the newly combined departments. One reason for this may be that the idea and hope of increasing cooperation across department borders was a desire from the management, and not the departments themselves. Thus, there is uncertainty both in the current leadership structure and internal communication. The members are lacking proper instructions on how communication should pass both up and down. Therefore they desire more distinct guidelines and an explicit division of responsibilities. The conclusion is therefore unambiguous; improved effectiveness has only been achieved in the top layers of the organization, and not facilitated work or improved the situation of the employees. This consequence is pitiful at an organization such as a university with concurrent research, which definitely possesses the knowledge and competences within both organizational structures and internal communication. Conclusively, they have not managed in successfully converting their internal assets from theory to action. Key words: internal communication, organizational change, organizational structureDetta är en fallstudie över konsekvenserna av omorganisationen som skedde i januari 2013 på Karlstads universitet. Syftet var att ta reda på medarbetarnas upplevelse av förändringarna inom internkommunikationen och organisationsstrukturen. Detta uppnåddes genom åtta stycken personintervjuer av strukturerad form med anställda ifrån olika institutioner. Stor vikt lades på de etiska övervägandena och för att skapa en trygghet och tillit under själva intervjutillfällena så att respondenterna kunde svara öppet och ärligt gällande sina åsikter och upplevelser. Det framgår att den ursprungliga visionen hade ambition; där man önskade effektivisering med hjälp av mindre administrativ personal och effektivare beslutsvägar. Enligt medarbetarnas uppfattning blev dock resultatet långt ifrån idealet. På det stora hela förbättrades effektiviteten i beslutsvägarna endast högt upp i hierarkin. Administrativa personalens uppgifter blev flyttade till nya medarbetare och en stor otydlighet uppstod. En avgörande anledning var att man misslyckades i kommunikationen under processens gång, vilket gjorde att många medarbetare motsatte sig förändringen. Man misslyckades då medarbetarna inte kände sig delaktiga i de beslut som fattades, och därmed upplevde processen som ogenomskinlig. Hoppet om en transparent organisation var stort inledningsvis vid omorganiseringen, men det har snarare blivit tvärt om då beslutsremisser inte kommer ut till medarbetarna förrän efter besluten är genomförda. Beslutsvägarna känns inte effektivare nere på ämnesnivå, och ett stort missnöje har uppstått då medarbetarna inte längre har rätt till att besluta kring saker som står nära dem, exempelvis sina egen kursplaner, något som de tidigare anser sig ha klarat av mycket bra själva. Det har således uppstått en detaljstyrning uppifrån som inte passar verksamheten och detta har skapat en känsla bland medarbetarna av att de inte längre är betrodda. Sammanslagningen av institutioner blev inte heller perfekt, då vissa kombinationer inte känns logiska och visionen om att bryta mark inte uppenbarat sig. Ämnena i sig har istället blivit stärkta snarare än samarbetet mellan dem, vilket kan grunda sig i att idén om samarbete inte kom som ett önskemål från ämnena själva utan uppifrån i hierarkin. Det finns således en otydlighet både i strukturen och kommunikationen. Det är oklart hur kommunikationen ska hanteras nerifrån och uppåt, och därför önskas tydligare riktlinjer och ansvarsområden. Slutsatsen är alltså entydig; effektiviseringen har enbart rört ledningen och inte underlättat eller förbättrat situationen för medarbetarna. Detta ifrågasätts då en organisation som ett universitet med aktiv forskning inom både organisationsstruktur och internkommunikation väl besitter kunskap och kompetenser, men inte lyckats omvandla dessa tillgångar från teori till praktik i sin egen verksamhet. Nyckelord: internkommunikation, organisationsförändring, organisationsstruktu