Implementation of Lean Office tools for performance improvement in administrative system of a tape company to print

Dissertação de mestrado integrado em Engenharia e Gestão IndustrialA implementação dos conceitos, princípios e ferramentas do Lean Office tem crescido na indústria mundial e esta metodologia foi baseada no Lean Manufacturing que passou a ser utilizado dentro das empresas com o objetivo de eliminar desperdícios. A partir de diagnósticos situacionais que delimitam os tipos de desperdícios presentes no ambiente empresarial, são aplicadas as ferramentas que possibilitam a eliminação destes desperdícios que tornam o processo ineficiente. Assim, os desperdícios são eliminados e a organização é capaz de obter resultados que tornam o ambiente de escritório mais produtivo e dentro dos princípios do Lean. O principal objetivo deste projeto foi a aplicação dos conceitos, princípios e ferramentas do Lean Office no departamento administrativo da empresa Iimak da Amazônia Fitas para Impressão Ltda, com o intuito de obter aumento da produtividade e a redução dos desperdícios. Desta forma, nesta dissertação foram apresentados os resultados de um projeto de implementação das ferramentas do Lean Office nesta organização. O desenvolvimento deste trabalho teve como metodologia a investigação-ação, onde inicialmente foi realizado um questionário para avaliar a situação e os principais focos de desperdícios no ambiente estudado, seguido de um Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV), com o objetivo de identificar os processos da área administrativa e os possíveis desperdícios e pontos de melhoria. Foram detetados desperdícios com espera e com retrabalho. Assim, foram utilizadas as ferramentas de PDCA e Trabalho Padronizado para eliminar estes desperdícios. Nesta última foram usadas duas ferramentas que compõem o trabalho padronizado: o POP – Procedimento Operacional Padrão e a Folha de Verificação de Trabalho Padronizado, ambas com o objetivo de normalizar os processos de ajustes de contas contábeis. Com a aplicação das ferramentas do Lean Office, houve um aumento da produtividade por meio da redução do tempo de espera no processo de faturamento de notas fiscais que foi aproximadamente 4,71% após a aplicação da ferramenta PDCA para a contratação de um novo serviço de internet. No processo de ajuste de contas contábeis, houve um aumento da produtividade, através da diminuição do tempo de espera deste processo, que foi cerca de 95,66%. Além disso, neste mesmo processo, houve a eliminação do desperdício com retrabalho após o ajuste do fluxo de trabalho, por meio da ferramenta de Trabalho Padronizado. Portanto, com a implementação da metodologia Lean Office na área administrativa, em especial aplicada aos dois processos supracitados foi eficaz, confirmando os ganhos significativos de produtividade e eliminação de desperdícios.The implementation of the concepts, principles and tools of Lean Office has grown in the global industry and this methodology was based on Lean Manufacturing that started to be used within companies in order to eliminate waste. From situational diagnoses that define the types of waste present in the business environment, apply the tools that enable the disposal of such waste that make inefficient process. Thus, waste is eliminated and the organization is able to achieve results that make the office environment more productive and within the Lean principles. The main objective of this project was the application of the concepts, principles and tools of Lean Office in the administrative department of the company Iimak da Amazônia Fitas para Impressão Ltda, in order to get increased productivity and reduced waste. Thus, in this work were presented the results of an implementation project of the Lean Office tools in this organization. The development of this work was to methodology research-action, which was initially conducted a survey to assess the situation and the main waste focuses on the environment studied, followed by a Value Stream Mapping (VSM), in order to identify processes the administrative area and the possible waste and points for improvement. They were detected with expected waste and rework. Thus, the tools of PDCA and Standardized Work to eliminate these wastes were used. In the latter they were used two tools that make up the standard work: POP - Standard Operating Procedure and Work Check Sheet Standardized, both in order to normalize the processes of accounting adjustments accounts. With the application of Lean Office tools, there was an increase in productivity through the waiting time reduction in invoice billing process which was approximately 4.71% after applying the PDCA tool for hiring a new service Internet. In the process of adjustment accounts, there was an increase in productivity by reducing the waiting time of this process, which was about 95.66%. Also, this same procedure, there was elimination of wasteful rework after setting the workflow, by standard work tool. Therefore, with the implementation of Lean Office methodology in the administrative area, especially applied to the two above cases it was effective, confirming the significant gains in productivity and elimination of waste