Experience feedback within contracting companies. : The creation of a model to streamline the experience feedback between construction projects.

Purpose: The construction sector has for many years been criticized for being ineffective, non-competitive and being expensive. Swedish construction firms needs to work with their experience feedback systems. But unfortunately it lacks tradition and experiences with this kind of work with experience feedback. Work in the construction sector usually is defined as craftmanship. Which means that errors are corrected as quickly as possible without understanding and analyzing the underlying causes of the errors and thus be able to control their production processes. The purpose of this study is to bring foward a theoretical model over information flows that could increase the efficiency of the experience feedback between construction projects. Method: The study’s approach was through a qualitative case study. Qualitative case study was chosen due to the need of a thorough analysis of the problem. The report’s theoretical framework is produced from a literature study which focused on experience feedback, knowledge management, incentives and motivation. The empirical accumulation consisted of six interviews conducted by the type of semi-structured and a document analysis. Findings: In the current situation oral feedback is the most common experience feedback from the construction site. Systems regarding experience feedback is not used due to lack of knowledge of the systems and information about how the work with experience feedback should be done is non-existent. Work with experience feedback does not take place continuously during the project and does not have any shall batch. There is no structure, responsibilities and guidelines regarding how the work with experience feedback should be done. This leads to uncertainty among service men concerning the definition of experience feedback. Due to that no information has been released to service men about how the systems works or what’s in the systems motivation to work with the experience feedback systems are failing. Implications: The conclusions of this report is that a knowledge bank should be made available to all service men within the company, from the knowledge bank experiences are reported in and out. During the project continuosly work should be done regarding experience feedback through meetings and at each construction site a responsible person should handle the reporting of experiences. There should be clear structures and guidelines of what the work with experience feedback includes. A responsible person should be handling the knowledge bank and ensure that only relevant information stores in the knowledge bank. Limitations: The report concerns incentive and motivation which is applicable in any organization, this promotes a generally valid result for the case study. The report delimitates from all database structures which are considered as positive due to the time it takes to analyze and make these structures. This would have indirectly been taking time from the analysis of the experience feedback systems and would make the study’s result less credible.Syfte: Byggsektorn har under många år fått utstå kritik för att vara ineffektiv, konkurrensfattig samt ha en hög prissättning. Svenska byggentreprenader behöver därför jobba med sina erfarenhetssystem men tyvärr saknas traditionen och även erfarenheten med att arbeta med detta. Arbetet inom byggbranschen brukar kallas hantverkskunnande. Vilket innebär att fel rättas till så snabbt som möjligt utan att förstå och analysera de bakomliggande orsakerna till felen och på så sätt kunna styra sina produktionsprocesser. Målet med studien är att framställa en teoretisk modell över informationsflöden som skulle kunna effektivisera erfarenhetsåterföringen mellan byggprojekt. Metod: Studiens angreppssätt var genom en kvalitativ fallstudie. Kvalitativ fallstudie valdes på grund av att studien kräver en fördjupad analys av problemet. Rapportens teoretiska ramverk är framtaget från en litteraturstudie där fokus ligger vid erfarenhetsåterföring, knowledge management, incitament och motivation. Empiriinsamlingen bestod av sex stycken intervjuer som genomfördes av typen semistrukturerade och en dokumentanalys. Resultat: I dagsläget används mest muntlig erfarenhetsåterföring från produktionen. Systemen för erfarenhetsåterföring används inte då kännedomen om systemen är bristfällig och information om hur arbetet med erfarenhetsåterföring ska ske är obefintlig. Arbetet med erfarenhetsåterföring sker inte kontinuerligt under projektets gång och har ingen egen skallsats. Det saknas struktur, ansvar och riktlinjer om hur arbetet med erfarenhetsåterföring ska gå till vilket leder till en ovisshet bland tjänstemännen om vad arbetet med erfarenhetsåterföring innebär. Då ingen information har kommit ut till tjänstemännen om hur erfarenhetsåterföringssystemen fungerar eller vad som finns i systemen leder detta till att motivationen med att arbeta med erfarenhetsåterföringssystemen blir sviktande. Konsekvenser: Slutsatserna för denna rapport är att en kunskapsbank ska göras tillgänglig för alla tjänstemän inom företag där erfarenheter rapporteras in och ut. Under projektets gång ska det arbetas kontinuerligt med erfarenhetsåterföring genom möten och det ska finnas en ansvarsfördelning över in- och utrapportering av erfarenheter inom produktionen. Det ska finnas en tydlig struktur och tydliga riktlinjer ute i produktionen om vad som ska ingå i arbetet med erfarenhetsåterföring. En ansvarig person ska finnas för erfarenhetsåterföringen som ansvarar för kunskapsbanken och ser till att relevant information kommer in i systemet. Begränsningar: Rapporten berör incitament och motivation som är applicerbart i alla organisationer vilket främjar ett generellt giltigt resultat. Rapporten avgränsades från eventuella databasstrukturer vilket anses som positivt då mycket tid hade behövts för att skapa mappstrukturer och ordning i modellens kunskapsbank. Detta hade indirekt tagit tid från fördjupande