Implementing Lean Administration in the Initial Samples Process

Detta examensarbete handlar om införande av Lean Administration i administrativa stödprocesser. Examensarbetet undersöker hur Leanverktyg kan bidra till att standardisera dokument och dokumenthanteringen och därigenom eliminera slöserier. Parallellt erhålls kvalitetssäkring och effektivisering, samt att kapacitet frigörs till värdehöjande aktiviteter. Studiens fokus och tyngdpunkt beträffande empirin bygger på aktionsforskning bedriven hos ett tradingföretag där den stödjande dokumenthanteringen till arbetet med utfallsprover studerats närmare. Bakgrunden till studien kan härledas till den globala konkurrensen som medfört att fler företag i större omfattning arbetat med att förbättra och effektivisera sin verksamhet. Fler företag har även valt att fokusera på sin kärnkompetens och har därför outsourcat delar av sin verksamhet. I linje med denna utveckling har nya aktörer uppkommit som specialiserat sig på andra områden än produktion. För dessa företag som inte har någon produktion att effektivisera blir fokus istället riktat mot att förbättra andra områden, så som administrationen. Syftet med examensarbetet är att, baserat på Lean Administration, ge förslag på ny dokumenthantering för de administrativa stödprocesserna tillhörande utfallsprover. Resultatet av arbetet mynnar ut i ett förslag som presenteras i form av en mall skapad i Excel. Excelmallen har upprättats under examensarbetes gång och är byggd med stöd av principer och verktyg från Lean Administration. Mallen är tänkt att ersätta befintliga dokument i den administrativa stödprocessen och bidrar därmed till att standardisera och effektivisera arbetet med utfallsprover. Mallen bidrar även till valmöjligheter att bemöta kundernas olika krav samt höjer kvalitén genom inbyggd felsäkring. Mallen kan anses generell och möjlig att implementera på olika företag som arbetar med utfallsprover. Den grafiska layouten kan dock behöva förändras för att anpassa dokumenten till företagsspecifika behov. Under arbetets senare fas uppkom tankar om att vidareutveckla Excelmallen till ett totalkvalitetsdokument, vilket då skulle innehålla all information om en specifik artikel som härrör kvalité. Denna tankegång ger uppslag till vidare utvecklings och förbättringsarbete. Förslag ges till vidare forskning inom området Lean Administration då ämnet har mycket kvar att utforska. Arbetssättet som använts i detta examensarbete, att granska arbetsmomenten med Leanglasögon, kan generaliseras och tillämpas även inom andra områden än processen med utfallsprover.This thesis concerns implementation of Lean Administration within administrative support-processes. The thesis examines how tools of Lean can contribute to the standardizing of documents and the handling of documents in order to eliminate waste. In addition, quality assurance and higher efficiency are obtained while it is possible to reach a higher capacity for value-adding activities. The empirical findings are based on action research conducted at a trading company where the supporting handling of documents concerning initial samples was studied closely. The background to this study can be traced to the increased global competition which has brought more companies to work with improvements to a larger extent. More companies have also decided to outsource parts of their operations to be able to focus on their core competencies. As an effect of this trend, different new actors have specialized in other areas than production. When there is no production to make more efficient, these companies have directed their work with improvements to other areas, such as the administration. The purpose with this thesis is to; based on Lean Administration, give suggestions for a new handling system of documents concerning the support processes for initial samples. The result of this work culminates into a proposal which is presented as a template created in Excel. The template has been created during the work with the thesis and it is built with support from principles and tools from Lean Administration. The Excel template is made to replace current documents in the specific administrative process and by doing that, contribute to standardization and increased efficiency to the work with initial samples. The template also creates options to treat customers’ different needs and it also increases quality through a built-in fail proofing feature. The template can be considered to be generalized and possible to implement at different companies working with initial samples. However, it may be required to change the graphical layout to company-specific needs. Towards the end of the writing process thoughts about developing the Excel template to a total quality document was raised. This document could contain all information concerning quality for a specific article. This idea gives opportunity for further work. Suggestions for further research within Lean Administration are given since there is still a lot to investigate within the field. The way the research was conducted, by viewing the work processes with Lean-glasses, can be generalized and applied to other areas than the processes concerning initial samples