SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA UNIT DOKUMEN PT KERETA API INDONESIA DIVRE III PALEMBANG

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip surat masuk dan keluar pada Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang dan mengetahui apa saja yang menjadi kesulitan dari Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III dalam melakukan kegiatan penyimpanan arsip. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode Dekskripsi-Kualitatif. Berdasarkan hasil observasi dengan mengunjungi langsung kantor dan melakukan kegiatan kerja praktik, kemudian metode wawancara dengan mewawancarai kepala Unit Dokumen, dan metode studi kepustakaan yang berasal dari buku, jurnal dan internet. Menurut teori arsip yang baik dapat ditemukan dalam kurung waktu 1 menit sedangakan, waktu penemuan arsip pada Unit Dokumen adalah 1-2 menit. Berdasarkan hasil pembahasan dapat di simpulkan bahwa Sistem penyimpanan arsip pada Unit Dokumen menggunakan metode elektronik yaitu RDS (Rail Document System) untuk menyimpan arsip dalam sistem digital dan masih dibantu oleh pendataan manual, untuk proses penemuan kembali surat petugas menggunakan data penjagaan pada microsoft excel. Hasil dari penelitian ini penemuan arsip masih bisa dikatakan standar dikarenakan arsip yang menumpuk dan tidak memiliki ruang yang cukup untuk menyusun arsip, karena belum adanya pemusnahan. Penulis menyarankan agar Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang melakukan pemusnahan secara bertahap yang dilakukan bersama atau oleh petugas khusus yang sudah di tugaskan untuk memisahkan arsip yang akan dimusnahkan karena dikhawatirkan arsip yang menumpuk akan lebih banyak dan akan memakan waktu untuk menyortinya dan dapat menjadi penghambat sistem penerimaan surat masuk dan keluar