Digitalisasi Proses Pencetakan Dokumen Akademik untuk Meningkatkan Layanan Bagi Mahasiswa Universitas Multimedia Nusantara

Transformasi digital mendukung sasaran stratejik yang ingin dicapai dari Biro Informasi Akademik (BIA) yaitu selain menyediakan data dan informasi yang akurat dan komprehensif dalam bidang akademik, diharapkan mampu memberikan layanan dengan cepat dan akurat. Sejalan dengan hal tersebut, BIA sebagai objek penelitian berupaya untuk meningkatkan layanan terutama dalam hal pencetakan dokumen-dokumen akademik dimana dalam proses pencetakannya masih mengalami beberapa permasalahan salah satu diantaranya adalah proses pencetakan yang melebihi dari batas waktu layanan yaitu 3 (tiga) hari kerja. Penelitian ini menggunakan pendekatan Digital Maturity Model (DMM) dari TM Forum, dengan 5 (lima) dimensi yaitu Customer, Strategy, Technology, Operation, dan Culture. Penelitian ini juga menggunakan metode kuantitatif dengan in-depth interview kepada perwakilan dari Rektorat untuk memperoleh gambaran kondisi saat ini dan mencari letak gap dari kondisi current dan future tersebut seperti yang diharapkan oleh Universitas. Temuan dari penelitian ini menyatakan bahwa kondisi rata-rata berada pada level advancing, dan harapan kedepannya bisa berada pada level leading. Namun tentunya setelah mencapai level tersebut, diharapkan untuk tetap mengikuti perkembangan teknologi. Penelitian ini mengusulkan untuk memanfaatkan transformasi digital berupa teknologi self-service dengan membangun sistem Kiosk yaitu Student Self Service Printing Document (S3PD). Dari hasil analisis kelayakan, proyek ini layak dijalankan dengan mempertimbangkan efisiensi resource yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan adanya sistem ini diharapkan mampu mendukung sasaran yang ingin dicapai dalam peningkatan service time yaitu mempercepat proses pencetakan yang dapat diakses secara mandiri (self-service) tanpa perlu waktu tunggu (real time)