Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada bagian Loket Penerimaan Surat di Kantor Wilayah Badan Pertahanan Nasional (BPN) Provinsi Sumatera Utara

Untuk kemajuan suatu organisasi, surat merupakan sumber data dan informasi yang penting dan berguna. Sebelum adanya teknologi, pengelolaan surat menyurat masih dilakukan secara manual sehingga menimbulkan beberapa kendala dalam pelaksanaannya. Manajemen surat yang belum berfungsi optimal menjadi permasalahan dalam penelitian ini. Penelitian ini bertujuan untuk mempelajari bagaimana menangani surat masuk dan surat keluar. Eksplorasi semacam ini bersifat grafis dengan metodologi subyektif. Dokumentasi, wawancara, dan observasi adalah metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Data dikumpulkan, direduksi, disajikan, dan ditarik kesimpulan dengan menggunakan teknik purposive sampling dan lima manajer administrasi yang menjadi informan karyawan. Temuan penelitian ini adalah sebagai berikut: (1) Pemanfaatan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar (Sisumaker) untuk mengelola surat masuk dan surat keluar secara elektronik; 2) Dengan menggunakan Sisumaker, Anda dapat mengelola surat masuk melalui tahapan seperti penerimaan, evaluasi, pencatatan, arahan, dan tindak lanjut, dan penyimpanan; 3) Tahapan pengelolaan surat keluar melalui Sisumaker meliputi penyusunan surat, pemeriksaan berjenjang, penyerahan surat persetujuan ke administrasi Kanwil, penyimpanan, dan pengiriman; (4) Terdapat kendala pada jaringan internet, fasilitas penyimpanan yang kurang memadai, dan kelengkapan penulisan surat masuk. Saran ini dapat dilakukan: (1) Kualitas jaringan internet perlu ditingkatkan untuk mengurangi gangguan jaringan dan mempercepat proses pengelolaan surat elektronik; 2) Menambah ruang penyimpanan arsip fisik, atau memeriksa arsip yang sudah tidak terpakai dan telah habis masa simpannya sebelum dimusnahkan. untuk dapat menyimpan informasi mengenai lokasi penyimpanan arsip; (3) Anggota staf harus berbagi pemahaman yang sama tentang korespondensi kantor dengan berpartisipasi dalam kegiatan sosial yang berkaitan dengannya