Business to business -tapahtumat ja messurahoitus

Tapahtuma-ala on valtava ja se työllistää satoja tuhansia ihmisiä ympäri maailmaa. Tapahtuma-alan arvioidaan kasvavan jopa kahteen biljoonaan US dollariin vuoteen 2028 mennessä. Tärkeimpiä trendejä tapahtuma-alalla ovat muun muassa hybriditapahtumat, digitaalisuus, merkityksellisuus/vaikuttavuus, asiakaskokemus ja erityisesti vastuullisuus. Myös Covid-19-pandemia vaikutti merkittävästi tapahtumiin. Useita tapahtumia jouduttiin perumaan tai siirtämään toiseen ajankohtaan vuosien 2020–2021 aikana ja esimerkiksi Aasiassa vielä vuoden 2022 aikana. Opinnäytetyön toimeksiantaja on valtion organisaatio, joka tarjoaa kansainvälistymispalveluita, innovaatiorahoitusta sekä edistää matkailua ja investointeja Suomeen. Toimeksiantajaorganisaation ydintehtävä on luoda Suomelle vaurautta ja hyvinvointia kiihdyttämällä asiakkaidensa kestävää kasvua globaalisti. Toimeksiantaja järjestää vuosittain satoja tapahtumia ja toteuttaa erilaisia yhteispaviljonkeja pääasiassa kansainvälisillä b2b-messuilla, sekä tarjoaa messurahoitusta suomalaisille pienille ja keskisuurille yrityksille, sekä midcap-yrityksille. Opinnäytetyön tavoitteena on yleisesti kehittää toimeksiantajan tapahtumakokonaisuutta viestinnän, palveluiden, käytettävien työkalujen ja tarjottavan rahoituksen osalta, sekä ymmärtää Covid-19-pandemian vaikutukset tapahtuma-alaan, jotta toimeksiantaja voi tarvittaessa muokata tapahtumapalveluitaan palvelemaan asiakkaiden toiveita paremmin. Opinnäytetyössä on käytetty sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista tutkimusta. Kvantitatiiviset tutkimukset on toteutettu kyselylomakkeella, joka on sähköisesti lähetetty rajatulle ja valitulle joukolle asiakkaita ja asiantuntijoita. Kvalitatiiviset tutkimukset on tehty avoimilla ryhmä- ja yksilöhaastatteluilla. Tutkimukset tehtiin vuoden 2019 syksyllä ja vuoden 2021 syksyllä. Opinnäytetyön tutkimusten perusteella asiakkaat ovat tyytyväisiä toimeksiantajan yhteispaviljonkeihin ja niistä on lisäarvoa asiakkaille. Messurahoitus on tarpeellinen, mutta pitää viestiä selkeämmin ja laajemmin ja esimerkiksi rahoituksesta kertovaa nettisivua pitää muokata selkeämmäksi ja informatiivisemmaksi. Toimeksiantajan palveluihin ollaan yleisesti tyytyväisiä ja yhteismarkkinointi Suomi-brändin alla tuo enemmän vaikuttavuutta. Kuitenkin myös kehitysehdotuksia yhteispaviljonkeihin liittyen nousi esiin. Toimeksiantajan tulee jatkossa kartoittaa fokusoidumpia ja pienempiä messuja, jotka tulevat entistä tärkeämmiksi isojen yleismessujen sijaan ja panostaa hybriditapahtumiin. Fyysisiä messukohtaamisia ei voida korvata virtuaalisilla alustoilla. Kestävyysteema on tullut jäädäkseen. Konferenssien ja seminaarien osalta virtuaaliset- ja hybriditapahtumat ovat selkeästi lyöneet itsensä läpi