Application of Lean Healthcare tools and simulation of discrete events in the emergency department of a clinic

En Colombia, dado los altos índices de pobreza que se tienen en algunos sectores del país, es fundamental tener un sistema hospitalario que cuente con las capacidades suficientes para atender las necesidades de todos sus pacientes. Este trabajo aborda un problema con los tiempos de atención que tiene lugar en los servicios de urgencias de una clínica ubicada en Maicao, La Guajira - Colombia. Los pacientes, según su tipo de urgencia, son clasificados y atendidos de acuerdo a los lineamientos del artículo 5 de la resolución 5596 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, que establece cinco categorías en las cuales existe un tiempo máximo de atención, y que de acuerdo con estudios realizados en la clínica, la categoría 1 y 2 presentan tiempos por fuera de los límites establecidos. En la fase de diseño de una solución para esta problemática, se propone la aplicación de la metodología Lean Healthcare y su herramienta Value Stream Map (VSM), además del uso de escenarios simulados por computador, que permitan implementar y analizar varios planes de mejora que conlleven a una reducción en los tiempos de esta categoría. Para la fase de preparación, se realizaron entrevistas a los directivos de la clínica, se hicieron visitas a la sala de urgencias y se solicitaron registros de pacientes que mostraran tiempos de admisión, el tipo de clasificación en triage, la valoración realizada, toma de exámenes clínicos, revaloración y valoración por especialista. Finalmente, en la fase de ejecución, se realiza un muestreo de los registros para un mejor análisis de los datos, procesando la información obtenida a través de herramientas de ingeniería tales como Minitab, R Studio y Control Estadísticos de Procesos (CEP), que permitan, además de obtener la distribución estadística, establecer el nivel de cumplimiento de los procesos con lo cual se pueda modelar y simular mediante el software Flexsim, un escenario que represente nuevas propuestas de mejora en los niveles de desempeño. Mediante indicadores clave (KPI's), se evalúan los resultados obtenidos, concluyendo que para el escenario propuesto se consigue una reducción del 6.52% en el tiempo de atención desde la llegada del paciente hasta su salida del sistema y en la tasa de deserción de pacientes en un 12.5%, así como el número de pacientes se incrementa la atención y se logra el cumplimiento de los requisitos de la legislación colombiana establecidos en la resolución 5596 de 2015.In Colombia, given the high poverty rates in some sectors of the country, it is essential to have a hospital system that has sufficient capacity to meet the needs of all its patients. This paper addresses a problem with the attention times that takes place in the emergency services of a clinic located in Maicao, La Guajira - Colombia. Patients, according to their type of emergency, are classified and attended according to the guidelines of article 5 of resolution 5596 issued by the Ministry of Health and Social Protection, which establishes five categories in which there is a maximum time of attention, and that according to studies conducted in the clinic, category 1 and 2 have times outside the established limits. In the design phase of a solution for this problem, the application of the Lean Healthcare methodology and its Value Stream Map (VSM) tool is proposed, in addition to the use of computer simulated scenarios, which allow implementing and analyzing several improvement plans that lead to a reduction in the times of this category. For the preparation phase, interviews were conducted with clinic managers, visits were made to the emergency room and patient records were requested to show admission times, the type of triage classification, the assessment performed, clinical examinations, re-evaluation and assessment by a specialist. Finally, in the execution phase, the records were sampled for a better analysis of the data, processing the information obtained through engineering tools such as Minitab, R Studio and Statistical Process Control (SPC), which, in addition to obtaining the statistical distribution, allow establishing the level of compliance of the current processes so that a scenario representing the new improvement proposals can be modeled and simulated through FlexSim software. By means of key indicators (KPI's), the results obtained are evaluated and a reduction of 6.52% is achieved in the care time from the patient's arrival to their exit from the system and in the patient attrition rate by 12.5, likewise the number of patients attended is increased and compliance with the requirements of the Colombian legislation established in resolution 5596 of 2015 is achieved.Ingeniero (a) IndustrialPregrad