Indexação em documentos arquivísticos: em busca de aprofundamento teórico-metodológico

Tese (doutorado) - Universidade Federal de Santa Catarina, Centro de Ciências da Educação, Programa Pós-Graduação em Ciência da Informação, Florianópolis, 2019.A representação da informação é discutida na área de Ciência da Informação (CI) e Biblioteconomia e se reveste de interesse para a Arquivologia em processos como a classificação e a descrição. Além desses processos basilares, a indexação aparece como uma lacuna a ser estudada, pois apesar de seu desenvolvimento significativo no âmbito da CI, carece de aprofundamento teórico no campo arquivístico. Assim, esta tese foi elaborada sob a justificativa de que a indexação é um processo fundamental para o acesso à informação, especialmente a indexação de assunto. O objetivo geral é analisar a indexação de assunto em documentos arquivísticos, com base na literatura científica nacional e internacional, sob uma perspectiva teórico-metodológica. Para cumprir este objetivo, foram traçados outros quatro: verificar aspectos terminológicos e conceituais; identificar os processos, etapas e instrumentos; investigar os produtos, metodologias e fundamentos para a indexação de documentos arquivísticos e averiguar as lacunas ou gaps de pesquisa existentes nas evidências de pesquisa. A metodologia utilizada foi a revisão sistemática da literatura. O levantamento foi realizado em bases de dados, eventos, bancos de teses e dissertações, sites de programas de pós-graduação, páginas de arquivos nacionais e de associações profissionais e científicas. As buscas realizadas foram simples, avançada ou por navegação, nos idiomas português, espanhol, inglês e francês. Foram selecionados um total de 49 textos para serem analisados, após a aplicação dos critérios de qualidade. Os textos mais aprofundados foram destacados na discussão dos resultados, que apresenta as definições, princípios e fundamentos, normas, etapas e padrões aplicáveis aos documentos de arquivo e os gaps. As conclusões sintetizam os resultados e as evidências de pesquisa, as quais mostram que há o acesso por proveniência e por assunto, além de duas acepções para a indexação, sendo uma delas a indexação por assunto ou temática, a qual é motivada por um pedido de acesso por assunto feito pelos usuários. Dentre as evidências principais estão: a indexação deve ser realizada conforme os níveis de descrição; o assunto é um dos elementos do conteúdo e se refere especialmente ao subject, tema ou tópico e deve ser diferenciado do produtor ou criador. Além disso: as etapas de indexação previstas na norma ISO 5963: 1985 podem ser aplicadas aos documentos de arquivo, com adaptações; há um processo de análise comum à descrição e à indexação; há a necessidade de elaborar políticas e manuais de indexação, tendo em vista fornecer uma indexação mais consistente; o LCSH, o formato MARC e o UNESCO Thesaurus podem ser aplicados aos documentos de arquivo e as dificuldades estão relacionadas a tratar os documentos por conjunto. Comprova o pressuposto inicial de que a representação arquivística não ocorre somente com base na função ou origem, mas também com base no conteúdo e assunto, embora este último seja considerado um acesso adicional, que não dispensa a representação por proveniência. Conclui que não é possível afirmar que existe uma indexação que seja especificamente arquivística, mas para indexar devem ser consideradas as especificidades dos documentos e do processo em qualquer contexto.Abstract : The information representation is discussed in the area of Information Science (IS) and Librarianship and it is of interest for Archival Science in processes such as classification and description. In addition to these basic processes, indexation appears as a gap to be studied, because despite its significant development in the scope of IS, it needs a theoretical deepening in the archival field. Thus, this thesis was elaborated under the justification that the indexation is a fundamental process for the information access, especially the subject indexing. The general objective is to analyze the subject indexing in archival documents, based on national and international scientific literature, from a theoretical-methodological perspective. In order to fulfill this objective, four more were traced: verifying terminological and conceptual aspects; identify the processes, stages and instruments; investigate the products, methodologies and foundations for indexing archival documents and investigate gaps or research gaps in the research evidence. The methodology used was the systematic review of the literature. The survey was conducted in databases, events, thesis and dissertation banks, postgraduate program sites, national archives pages and professional and scientific associations. The searches were simple, advanced or by navigation, in the Portuguese, Spanish, English and French languages. A total of 49 texts were selected for analysis after the application of quality criteria. The more in-depth texts were highlighted in the discussion of results, which presents the definitions, principles and foundations, norms, steps and standards applicable to records and gaps. The conclusions summarize the results and the research evidences, which show that there is access by provenance and by subject, besides two meanings for indexing, one of them subject indexing, which is motivated by a request access by subject made by users. Among the main evidences are: indexing must be performed according to the levels of description; the subject is one of the elements of the content and refers especially to the subject, theme or topic and must be differentiated from the producer or creator. In addition: the indexing steps provided for in ISO 5963: 1985 can be applied to archival documents, with adaptations; there is a process of analysis common to description and indexing; there is a need to develop indexing policies and manuals in order to provide more consistent indexing; the LCSH, the MARC format and the UNESCO Thesaurus can be applied to archival documents and the difficulties are related to handling the documents by set. It proves the initial assumption that the archival representation does not only occur based on the function or origin, but also on the basis of the content and subject, although the latter is considered an additional access, which does not dispense representation by provenance. It concludes that it is not possible to affirm that there is an indexing that is specifically archival, but to indexing the specificities of the documents and the process in any context