Sistema de gestión documental para los procesos académicos en la Facultad de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi

The administrative academic processes that are executed within the Faculty of Engineering and Applied Sciences of the Technical University of Cotopaxi generate documentary information that is managed in various platforms such as: Google Drive, Gmail, Classroom, Moodle, among others. Which means that the document management flow is not adequate, together this forces the administrator to have to adapt to third-party applications which do not cover the specific needs of the administrator. In this same context, there is a risk that these platforms may charge for their services, attacking the budget allocated for these areas. Given the existing need to carry out an appropriate document management within the faculty in the administrative academic field, this project seeks to implement a document management system to manage the documentation generated using software development tools and agile practices. In the first instance, a bibliographic review has been carried out to define concepts related to document management, web applications and tools for software development. At the same time, issues related to development methodology and agile practices for research and practical development processes have been addressed. Subsequently, the field investigation has been carried out where meetings have been held with the owner of the system through interviews. This is how, through the use of agile practices, the specification of requirements for the development of the system has been achieved. Lastly, the validation of the results and the project proposal are carried out applying the expert judgment technique where the Cronbach's Alpha coefficient was applied for the analysis of results.Los procesos académicos administrativos que se ejecutan dentro de la facultad de Ciencias de la Ingenieria y Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi generan información documental que se gestiona en diversas plataformas tales como: Google Drive, Gmail, Classroom, Moodle, entre otras. Lo cual hace que el flujo de gestión documental no sea adecuado, conjuntamente esto obliga a que el administrador tenga que adaptarse a aplicaciones de terceros las cuales no cubren las necesidades específicas del mismo. En ese mismo contexto, existe el riesgo que estas plataformas puedan llegar a cobrar por sus servicios, atentando con el presupuesto destinado para estas áreas. Ante la existente necesidad de llevar a cabo una apropiada gestión de los documentos dentro de la facultad en el ámbito académico administrativo, este proyecto busca implementar un sistema de gestión documental para manejar la documentación generada empleando herramientas de desarrollo de software y prácticas ágiles. En primera instancia se ha realizado una revisión bibliográfica para definir conceptos relacionados con la gestión documental, aplicaciones web y herramientas para el desarrollo de software. Al mismo tiempo se han abordado temas relacionados con la metodología de desarrollo y prácticas ágiles para los procesos de investigación y desarrollo práctico. Seguidamente se ha procedido con la investigación de campo donde se han realizado las reuniones con el propietario del sistema mediante entrevistas. Es así como mediante el uso de prácticas ágiles se ha logrado la especificación de requerimientos para el desarrollo del sistema. En último lugar se realiza la validación de los resultados y propuesta del proyecto aplicando la técnica de juicio de expertos donde se aplicó el coeficiente de Alfa de Cronbach para el análisis de resultados