Improving information management by applying Lean Thinking principles in the Centre for Innovation in Polymer Engineering (PIEP)

Dissertação de mestrado em Engenharia Industrial (especialização em Avaliação e Gestão de Projetos e da Inovação)Esta dissertação foi desenvolvida no âmbito do Mestrado em Engenharia Industrial - Ramo Avaliação e Gestão de Projetos e da Inovação, da Universidade do Minho e realizada no Pólo de Inovação em Engenharia de Polímeros (PIEP). O principal objetivo passou pela identificação de oportunidades de melhorias na normalização de processos relacionados com a gestão de informação usados neste Pólo de Inovação, usando conceitos e princípios do Lean Thinking. A metodologia de investigação utilizada foi a Action Research, iniciando-se esta por um diagnóstico da organização. Simultaneamente, foi realizada uma extensa revisão da literatura sobre a aplicação dos princípios Lean Thinking num contexto administrativo, i.e., Lean Office. O diagnóstico geral da organização foi realizado através de um mapeamento dos processos no PIEP. Após identificados os problemas, nomeadamente a falta de organização ao nível eletrónico de pastas de documentos, a falta de meios de relato de eventos, ou ainda a sobrecarga de trabalho e burocracia encontradas, foram desenvolvidos planos que direcionavam aos objetivos de eliminar desperdícios e encontrar oportunidades de melhoria de processos nas mesmas áreas. A área de estudo foi revista algumas vezes, não só para consolidar conceitos como para aprofundar conhecimentos sobre tópicos específicos ou perceber como foi feita a implementação de determinada ferramenta em diferentes contextos. Como propostas para resolver os problemas identificados foram planeadas a implementação de 5S eletrónico, a utilização de processos padrão e a criação de modelos específicos para diversos tipos de eventos. Atendendo que os colaboradores do PIEP não sabiam o que era o Lean Thinking foi dada formação sobre esta filosofia de gestão. Com estas propostas espera-se atingir um local de trabalho mais intuitivo e organizado tanto a nível visual como na funcionalidade de novas práticas, facilidade de adaptação de novos colaboradores ao Pólo, aprendizagem e criação de equipas interdisciplinares e com maior abertura para a discussão de problemas.This dissertation was developed within the scope of the Master in Industrial Engineering - Evaluation and Management of Projects and Innovation Branch, at the University of Minho and held in the Centre for Innovation in Polymer Engineering (PIEP). The main objective was to identify opportunities for improvement in the normalization of processes related to information management used in this Innovation Pole, using concepts and principles of Lean Thinking. The research methodology used was Action Research, starting with a diagnosis of the organization. At the same time, an extensive literary review was carried out on the application of Lean Thinking principles in an administrative context, i.e., Lean Office. The general diagnosis of the organization was carried out starting with the attempt to map the project in the PIEP. After the problems were identified, namely the lack of organization at the electronic level of document folders, or the lack of means of reporting events, or even the work overload and bureaucracy found, plans were developed that directed to the objectives of eliminating waste and find opportunities for process improvement in the same areas. The study area has been revisited a few times, not only to remember concepts but also to deepen knowledge on some specific topics or to understand how a certain tool was implemented in different contexts. As proposals to solve the identified problems, electronic 5S was presented, the standardization of processes, the creation of specific templates for different types of events. Since PIEP employees did not know what Lean Thinking was, training was provided. With these proposals, it is expected to achieve a more intuitive and organized workplace, both visually and in terms of the functionality of new practices, ease of adaptation of newcomers to PIEP, learning and creating interdisciplinary teams and with greater openness to discuss problems