Improving project-based business performance with Master Planning

Project-based business performance can be evaluated from different dimensions, such as whether the project has been completed within the allotted timeframe and budget. A comprehensive plan covering a project’s key aspects from operations to strategic management can improve the project’s performance and enable the project organization to better prepare for situations where unforeseen circumstances occur. Thorough planning is key to achieving project success. Tools such as Material requirements planning and Master production scheduling are well established in literature and can undoubtedly enhance many different types of business. The type of planning discussed in this research, Master planning, aims to link together interdependent parts of a business and ultimately materializes in one Master plan that serves and provides value for a much wider organizational audience than the aforementioned tools. The objective of the thesis is to investigate what effective Master planning looks like and to outline how it works towards improving project-based business performance. The objective was achieved by observing a case company that operates in the environment in question, and by identifying situations where Master planning worked well, and where it did not, all the while attempting to pinpoint the underlying issues that cause friction in the process. The research presents a generalizable “Master planning map” of different functions important to Master planning. The map outlines the positions of these functions as parts of a holistic process. Master planning materializes in a tangible Master plan, so the ultimate check for process coherence is the ability to find traces of all related functions in the Master plan itself. From a practical point of view, the research offered the case company the chance to have their Master planning process evaluated from an outside perspective. The investigation revealed many strengths in the case company’s process, most of which conform to literature on the subject. Perhaps even more important, though, were the findings regarding the areas of friction. Master planning is very much a managerial task. Its goal is to work as a valuable tool for many parts of the organization, but ultimately the responsibility to make it just that falls on management. Fortunately, Master planning lends itself well to being adaptable to different company strategies and visions. Sales and operations planning, for instance, is a tool that the case company has started employing rather recently and is discussed in detail in this research. The Master planning map can be utilized by organizations with a well-established Sales and operations planning process, as well as by those with no such process at all. Context specification is one tool used in this research to mitigate generalizability and transferability limitations, and therefore the findings are generalizable in the specified context. Future studies should focus on the quantitative side of Master planning, as investigating whether strong Master planning translates to a positive change in the Net Recovery Margin would work towards validating the findings of this research. Another focus point should be outlining and overcoming the error sources of this research, such as those potentially stemming from the interview process. Furthermore, quantitative research is one way to combat such error sources and validate qualitative data.Projektipohjaisen liiketoiminnan suorituskykyä voidaan tarkastella eri ulottuvuuksista, kuten valmistuiko projekti ajoissa ja alle budjetin. Kattava suunnitelma projektin avaintekijöistä toiminnoista strategiseen johtamiseen voi parantaa projektin suorituskykyä ja valmistaa projektiorganisaatiota ennalta-arvaamattomiin tilanteisiin. Perusteellinen suunnittelu on avain projektin menestykseen. Työkalut kuten tarvelaskenta (MRP) ja tuotannon aikataulutus (MPS) ovat vakiintuneita kirjallisuudessa ja voivat ehdottomasti parantaa erilaisia liiketoimintatyyppejä. Tässä työssä keskustellaan kuitenkin Master suunnittelusta, joka liittää yhteen organisaation toisistaan riippuvaiset osat ja lopulta materialisoituu yhteen Master suunnitelmaan, joka palvelee ja tuottaa arvoa huomattavasti laajemmalle yleisölle kuin edellä mainitut työkalut. Työn tavoite on tutkia miltä tehokas Master suunnittelu näyttää, ja kartoittaa miten se parantaa projektipohjaisen liiketoiminnan suorituskykyä. Tavoitteeseen päästiin tarkkailemalla case yritystä, joka toimii tässä määritellyssä toimintaympäristössä, ja tunnistamalla tilanteita missä prosessi toimi hyvin ja missä huonosti, koko ajan täsmentämällä taustalla toimivia Master suunnittelun kitkanaiheuttajia. Työ esittää yleistettävän kartan organisaation eri funktioista, jotka ovat Master suunnittelulle tärkeitä. Kartta asettaa funktiot omille paikoilleen osiksi kokonaisvaltaista prosessia. Master suunnittelu materialisoituu konkreettiseen Master suunnitelmaan, joten prosessin johdonmukaisuus varmistuu sillä, että yhteys kaikkiin funktioihin löytyy Master suunnitelmasta. Käytännöntasolla tutkimus tarjosi kohdeyritykselle mahdollisuuden Master suunnittelu prosessin tarkastuttamiselle ulkoisesta näkökulmasta. Tutkimus paljasti prosessissa monta vahvuutta, jotka useimmat täsmäävät tämän tutkimuksen kirjallisuuden kanssa. Löydetyt kitkanaiheuttajat olivat kuitenkin myös tärkeitä. Master suunnittelu on ennen kaikkea johtamistehtävä. Sen tavoite on toimia arvokkaana työkaluna useille organisaation eri osille, mutta tähän tavoitteeseen pääseminen on johdon vastuulla. Master suunnittelun vahvuus on kuitenkin sen mukautuvuus eri visioihin ja strategioihin. Esimerkiksi sales and operations planning prosessi on työkalu, jota kohdeyritys on hyödyntänyt vain suhteellisen vähän aikaa ja jota käsitellään tässä työssä yksityiskohtaisesti. Työssä esiteltyä ”Master suunnittelun karttaa” voidaan käyttää organisaatioissa, joissa sales and operations planningia on käytetty jo pitkään, mutta myös niissä, missä prosessia ei käytetä ollenkaan. Kontekstin erittely on yksi työkalu, jolla tässä työssä lievennetään yleistettävyyteen ja siirrettävyyteen liittyviä haasteita, jonka vuoksi työn löydökset ovat yleistettävissä määritellyssä kontekstissa. Jatkotutkimuksien tulisi keskittyä Master suunnittelun kvantitatiiviseen puoleen, koska Master suunnittelun ja Net Recovery Margin suorituskykyindikaattorin yhteyden tutkiminen vahvistaisi tämän tutkimuksen tuloksia. Toinen tutkimusaihe tulisi olla virhelähteiden kartoitus ja lieventäminen, kuten niiden, jotka johtuvat haastatteluprosessin luonteesta. Tässäkin kvantitatiivinen tutkimus on yksi tapa vastata tällaisiin virhelähteisiin ja vahvistaa kvalitatiivista dataa