Tinjauan Penyebab Terjadinya Misfile Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Di RSUD Kabupaten Jombang Tahun 2020

Medical record outpatient and emergency must be accompanied and completed after service to patiens the same day. This study aims to find out the factors that cause misfile from the management aspects of man, method, machine, and material in Jombang District Hospital. This research is  descriptive qualitative with a case study approach. The sample in this study were 11 officers. Data collection techniques used are questionnaires and observation sheets. The results showed that in the man element, it was found that the problem of the absence of medical record officers with a background in medical record education where it is also a trigger for misfile in the filing room, the absence of training for medical record officers due to the lack of programs related to medical record training in Jombang District Hospital, and officers have never been rewarded in any form such as praise or incentives and penalties to be motivated to work better. In the method element found the problem of the absence of the implementation of medical record documents investigation activities every day periodically by officers to prevent the occurrence of misfile. On the machine element found problems of not using tracer and outguide. In the material element found the problem is that the color code in Jombang District Hospital is not applied in its entirety because of the lack of importance of color coding officers to prevent misfiles. It can be suggested that leaders should provide rewards and punishments, participate in training, make policies related to DRM investigation activities, tracer implementation, and color coding on DRM covers.Rekam medis rawat jalan dan gawat darurat wajib dilengkapi dan diselesaikan setelah pelayanan kepada pasien hari itu juga. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penyebab misfile dari aspek manjemen man, method, machine, dan material di RSUD Kabupaten Jombang. Penelitian bersifat deskriptif kuatilatif dengan pendekatan case study. Sampel pada penelitian ini adalah 11 orang petugas. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah lembar kuesioner dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada unsur man, ditemukan masalah tidak adanya petugas rekam medis berlatar belakang pendidikan rekam medis  dimana hal tersebut juga sebagai pemicu terjadinya misfile di ruang filing, tidak adanya pelatihan untuk petugas rekam medis dikarenakan belum adanya program terkait pelatihan rekam medis di RSUD Kabupaten Jombang, dan petugas belum pernah mendapatkan penghargaan dalam bentuk apapun seperti pujian atau insentif dan hukuman agar termotivasi bekerja lebih baik. Pada unsur method ditemukan masalah tidak adanya pelaksanaan kegiatan penyisiran dokumen rekam medis setiap hari secara berkala oleh petugas untuk mencegah terjadinya misfile. Pada unsur machine ditemukan masalah tidak digunakannya tracer dan outguide. Pada unsur material ditemukan masalah yaitu kode warna di RSUD Kabupaten Jombang tidak diterapkan secara keseluruhan karena kurangnya pengetahuan petugas akan pentingnya kode warna untuk mencegah terjadinya misfile. Dapat disarankan bahwa sebaiknya pimpinan memberikan reward dan punishment, mengikutsertakan pelatihan, menambah item dalam SOP pencarian dokumen rekam medik terkait penyisiran DRM, diterapkannya tracer, dan diberikannya kode warna pada seluruh sampul DRM