Evaluación del sistema integral de gestión en el sector de relaciones exteriores

Con la culminación de las etapas de Diagnóstico, Planeación, Diseño e Implementación, la fase de Evaluación es la que podrá dar un diagnóstico de la gestión del proyecto brindara un análisis de lo ejecutado, es decir se está cerrando el ciclo PHVA, de ese modo esta fase corresponde al Verificar y Actuar, con el fin de monitorear resultados y efectuar acciones de retroalimentación y así mantener la mejora continua. Esta fase permite conocer con exactitud cómo estamos frente al cumplimiento de cada requisito, dado el tiempo y las etapas que han transcurrido, es decir, se verifica si se ha ejecutado lo planeado considerando el seguimiento al cumplimiento de los objetivos institucionales y de calidad, así como también a la medición que se realice a los factores claves de éxito en los procesos y características de los productos y/o servicios, requisitos legales, del cliente y de la entidad tomando como insumo los diferentes informes generados por los mecanismos adoptados, tales como: autocontrol, autoevaluación, revisiones por la Dirección y auditorias, entre otros. Este documento permite de manera muy sencilla entender el funcionamiento no solo de un sistema de gestión de calidad en su etapa de evaluación y mejora continua, sino de cómo funciona la gestión en el sector de Relaciones Exteriores, es importante para los ciudadanos entender y conocer diversos aspectos de las entidades públicas, que solo se comprenden estando dentro de sus procesos productivos. Este documento a su vez describe el avance por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores en la estructuración del sistema integral de gestión describiendo los numerales de la NTCGP 1000:2004 y del MECI 1000: 2005. Los cambios que dentro de la fase de evaluación se dan para establecer mejoras en la estructura del sistema implementado, la gestión documental, esta evoluciona de alguna manera con la implementación de un software que habrá de facilitar los flujos documentales y con la actualización de los procesos, procedimientos e indicadores de gestión, la mejora de los procesos enmarcada en los resultados de las auditorías internas y en los planes de mejoramiento