Järjestelmämuutoksen johtaminen päivittäistavarakaupassa

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin, miten järjestelmän muutos viedään läpi päivittäistavaramyymälän organisaatiossa ja miten siitä viestitään sekä mitä muutoksen läpivieminen vaatii johtamiselta organisaation eri tasoissa, jotta muutoksen vaikutukset näkyvät mahdollisimman vähän asiakkaalle. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin johtamisen perusteita ja syvennyttiin muutosjohtamiseen sekä työntekijän vastuuseen työyhteisössä. Tutkimuksessa käytettiin sekä laadullista että määrällistä otetta ja tutkimusaineistoa kerättiin osallistumalla järjestelmäkoulutuksiin, havainnoimalla työryhmää muutosta ennen ja sen jälkeen sekä tekemällä tutkimuskysely. Tutkimusta varten teetetty palautekysely järjestelmämuutoksesta kohdistettiin yhden päivittäistavaramyymälän henkilökunnalle heti uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Järjestelmäkoulutukseen osallistuneista 134 henkilöstä kyselyyn vastasi 55. Kysely sisälsi kysymyksiä liittyen muutoksesta viestimiseen, järjestelmän kouluttamiseen sekä muutoksen näkymiseen asiakkaille työntekijöiden näkökulmasta. Tutkimuksen tuloksena todettiin, että riittävän ajoissa aloitettu muutosviestintä, organisaatioiden eri osastojen välillä ja työryhmän sisällä on oleellista muutoksen onnistumiselle. Lisäksi laadukas koulutus, joka ajoittuu riittävän lähelle uuden järjestelmän käyttöönottopäivää, antaa käyttäjille riittävät taidot toimia itsenäisesti uuden järjestelmän kanssa. Tutkimuksen perusteella todettiin myös, että riittävät kirjalliset ohjeistukset järjestelmän käyttöön vähentävät ongelmatilanteita ja sen myötä lisäävät käyttäjien tyytyväisyyttä muutosprosessiin. Järjestelmän sujuva käyttö mahdollistaa myös sen, että muutos näkyy mahdollisimman vähän asiakkaille. Tutkimuksen tulokset ovat hyödynnettävissä yrityksille, joilla on edessään keskeisen järjestelmän vaih-tuminen organisaatiossaan.The aim of the study was to find out how to lead system transformation in grocery store’s organization, how to handle change management communication and what kind of leading is needed to minimize the ransformation’s impact on the customers. The theory part of the thesis covers the fundamentals of management, change management and employee responsibility in workplace community. Both qualitative and quantitative sample was used in this study. The study data was collected by attending system training, by observing work group before and after the transformation and by carrying out a research survey. The study survey carried out, was targeted at personnel of one grocery store immediately after the new system’s deployment date. From 134 persons attending the system training, 55 answered the survey. The survey questionnaire included questions about change management communication, training related to the system transformation and how the change appeared to the customers from the personnel’s perspective. Based on the results of the survey, it is relevant for the success of the change that change management communication between organizational levels and within the working group, begins well in advance. In addition, good quality training, timed close enough to the system’s deployment date, gives users sufficient skills to work independently with the new system. Based on the results it was also discovered that written instructions reduce problem situations and increase user satisfaction. The system’s effortless use enables minimum impact on the customers. This study can be used by companies expecting change in their essential system