Resurssitehokkuus jatkohankinnoissa suorahankinnan kautta, Case: materiaalinpudotusjärjestelmä

Opinnäytetyön tavoite oli selvittää jatkohankintojen suorahankinnoilla saavutettavaa resurssitehokkuutta ja tarkastella sitä hankintoihin osallistuvien osapuolten näkökulmista. Tutkimuskohteena ja tutkimuksen toimeksiantajana oli Puolustusvoimien Logistiikkalaitos, joka vastaa Puolustusvoimien materiaalihankinnoista ja -ylläpidosta, joukkojen, henkilöstön ja järjestelmien toimintakyvystä sekä materiaalin käyttökelpoisuudesta. Tutkimuksessa perehdyttiin organisaation suorahankintamenettelyn toteutukseen, suorahankinnoissa noudatettaviin organisaation sisäisiin toimintamalleihin ja kysyttiin, huomioidaanko organisaation suorahankinnoissa myös kestävän kehityksen vastuullisuusnäkökulmia. Tutkimusaineisto koottiin teknisiä ja kaupallisia asiantuntijoita sekä operatiivisia käyttäjiä haastattelemalla. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa tuloksia, joiden avulla hankintoja voitaisiin tulevaisuudessa toteuttaa tehokkaammin. Työ toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena ja tutkimusaineisto, joka muodostui avoimista haastatteluista, analysoitiin sisällönanalyysinä. Analyysin kautta muodostui kuva nykyisestä suorahankintamenettelystä, sekä saatiin käytännön työn toteuttajien näkemykset prosessista ja sen toimivuudesta. Teoriaosuus muodostui artikkeleista, organisaation sisäisestä dokumentaatiosta, kirjallisuudesta, hankintalainsäädännöstä ja aiemmista tutkimuksista. Opinnäytetyön tuloksista käy ilmi, että hankintatoimessa on kautta linjan huomattavaa resurssitehottomuutta, joka vaikuttaa laaja-alaisesti koko organisaatiossa. Keskeistä tutkimuksen havainnoissa on se, että tehottomuus on jatkunut jo useita vuosia, ja vaikka vaikeudet ovat organisaation tiedossa, niihin ei ole osattu reagoida oikein. Vuonna 2015 toteutettu organisaatiouudistus synnytti virhetilan, josta ei ole päästy irti. Jos resurssien käyttöä ryhdyttäisiin näiden, ja aiempien, havaintojen perusteella tehostamaan, tulisi se tehdä niin prosessi- kuin henkilöstötasalla. Tällaisesta hankintatoimen tehostamisesta ja kokonaisvaltaisesta kehittämisestä voisivat hyötyä etenkin organisaation tekniset ja kaupalliset asianhoitajat, jotka toteuttavat organisaation hankintoja yhdessä.The aim of the thesis was to learn about the resource efficiency of follow-on pro-curements achieved through direct procurement and to look at it from the per-spectives of the parties involved in the procurements. The object and the client of the study was the Defense Forces Logistics Command, which is responsible for the material procurement and maintenance of the Defense Forces, the op-erational capability and usability of troops, personnel and systems. The study examined the implementation of the organization's direct procurement procedure, the internal processes that are followed in direct procurement and asks whether the organization's direct procurement also considers the sustaina-bility aspects. The research material was compiled by interviewing technical and commercial specialists and operational users. The purpose of the thesis is to produce results that could be used to make procurements more efficient in the future. The work was carried out as a qualitative case study and the research material has been analyzed as a content analysis. Through the analysis, an understand-ing of the current direct procurement procedure was gained, as well as the views of the practical work implementers on the process and its functionality. The theo-ry part consists of articles, the organization's internal documentation, literature, procurement legislation and previous studies. The results of the thesis show that there is a considerable resource inefficiency across the board in procurement, which has a wide-ranging effect on the entire organization. Central to the research's findings is that the inefficiency has con-tinued for several years, and even though the organization is aware of the diffi-culties, they have not been able to react to them correctly. The organizational reform implemented in 2015 created a state of insufficiency that has not been resolved. If the use of resources were to be improved based on these and previ-ous observations, it should be done both at the process and personnel level. The organization's technical and commercial specialists, who carry out the organiza-tion's procurements together, can benefit from this kind of comprehensive devel-opment of the procurement process efficiency