Prerequisites, Opportunities and Limitations of Positive Action in Recruitment: Implications for the Work of Hiring Managers and HR Professionals

Positiivisen erityiskohtelun edellytykset, mahdollisuudet ja rajoitteet rekrytoinnissa: Implikaatiot rekrytoivien esihenkilöiden ja HR-ammattilaisten työhön Osaajien monimuotoisuus Suomen työmarkkinoilla kasvaa. Samaan aikaan organisaatiot kamppailevat osaavien työntekijöiden pulasta. Monimuotoisuudesta, yhdenvertaisuudesta ja inkluusiosta (DEI) organisaation arvona, ajattelutapana ja käytäntönä on kasvamassa tärkeä keino ratkaisemaan osaajapulan haasteita ja rakentamaan organisaatioita, jotka ovat avoimia monimuotoisuudelle. Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014) kieltää syrjinnän mm. iän, etnisen alkuperän, kansallisuuden, kielen, terveyden, vamman, seksuaalisen suuntautumisen tai muiden henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella. Samalla työmarkkinoilla kuitenkin esiintyy syrjintää ja eri väestöryhmien aliedustusta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi tarvitaan proaktiivisia monimuotoisuuden johtamisen lähestymistapoja, käytäntöjä ja menetelmiä. Positiivinen erityiskohtelu on yhdenvertaisuuslain määrittelemä menetelmä, jolla pyritään edistämään tosiasiallista yhdenvertaisuutta antamalla tietyille ryhmille etusijaa tai tarjoamalla lisätukea olemassa olevan epäedullisen tilanteen ratkaisemiseksi. Käytännön soveltaminen edellyttää, että sillä on legitiimi tarkoitus ja sen on suunnitelmallista, tavoitteeseensa suhteutettua ja väliaikaista. Lisäksi sitä tulee edeltää ehdokkaiden tasapuolinen vertailu. Laki ei kuitenkaan määrittele edellytyksiä konkreettisesti. Ehkä tästä syystä positiivisen erityiskohtelun soveltaminen rekrytointiin on jäänyt melko harvinaiseksi käytännöksi. Julkishallinnolla on velvollisuus edistää tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta, ja tämän opinnäytetyön ja kehitystyön tarkoituksena on selvittää positiivisen erityiskohtelun mahdollisuuksia ja rajoituksia Helsingin kaupungin rekrytoinneissa. Tavoitteena on tarjota tietoa ja käytännön työkaluja rekrytoiville esihenkilöille ja HR:lle, ja sitä kautta kasvattaa heidän motivaatiotaan ja osaamistaan positiivisen erityiskohtelun soveltamisessa. Tutkimuksen tietopohja koostuu DEI:stä ja monimuotoisuuden johtamisesta. Laadullisessa lähestymistavassa hyödynnettiin muotoiluajattelua ja palvelumuotoilua sekä tutkimusprosessin että metodologian osalta. Aineisto koostui parihaastattelusta ja kahdesta työpajasta Helsingin kaupungin nykyisten työntekijöiden —pääasiassa rekrytoivien esihenkilöiden ja HR-ammattilaisten— kanssa. Lisäksi kaksi työpaja afasilitoituu ratkaisun kehittämisen vaiheessa. Kaikki kerätty data analysoitiin temaattisella analyysillä. Positiivisen erityiskohtelun soveltamisen kannalta tunnistettiin kaksi tärkeää peruselementtiä: (1) rekrytoijan sitoutuminen ja motivaatio DEI:n edistämiseen ja (2) HR-datan ja tutkimuksen hyödyntäminen. Lisäksi tunnistettiin kolme rekrytointikäytäntöä —joustava käytäntö, kompetenssilähtöinen käytäntö ja inklusiivinen käytäntö— havainnollistamaan toiminta- ja käyttäytymismalleja, joiden kautta DEI ilmenee rekrytoinnissa. Peruselementit ja erityiset käytännöt koskevat alueita, jota rekrytoivien esihenkilöiden ja HR:n on otettava huomioon täyttääkseen positiivisen erityiskohtelun viisi edellytystä ja soveltaakseen menetelmää mielekkäällä tavalla kestävän muutoksen luomiseksi. Kehitysprojektin tulokset koottiin rekrytoijan oppaaksi ja työkaluiksi, jotka auttavat case-organisaatiota positiivisen erityiskohtelun implementoinnissa. Tutkimus tuo uutta näkemystä monimuotoisuuden johtamiseen ja positiivisen erityiskohtelun soveltamiseen rekrytoinnissa.Prerequisites, Opportunities and Limitations of Positive Action in Recruitment: Implications for the Work of Hiring Managers and HR Professionals The labour market in Finland is becoming increasingly diverse. At the same time, organisations are struggling with shortage of skilled employees. Diversity, equity and inclusion (DEI) as an organisational value, mindset and practice is becoming important in addressing talent shortage challenges and building organisations that are open to the diversity of people. The Non-Discrimination Act (1325/2014) outlaws discrimination based on age, ethnic or national origin, nationality, language, religion, belief, opinion, health, disability, sexual orientation, or other personal characteristics. At the same time, evidence shows that discrimination and underrepresentation of different population groups are present in the labour market. Proactive diversity management approaches, practices and methods are needed to address these issues. Positive action is a method specified by the Non-Discrimination Act, with the aim to promote equity by giving certain groups preferential treatment or providing them with additional support to overcome existing disadvantage. The application of positive action requires that it has a legitimate purpose, it is planful and proportionate to its goal, applied on a temporary basis, and in recruitment context, preceded by a fair comparison of candidates' competence. However, what these mean in concrete terms is not specified. Perhaps for this reason, the application of positive action in recruitment has been a rather rare practice. Public administration has the duty to promote equity. This thesis contributes to this work by investigating opportunities and limitations of positive action in in the recruitments of the City of Helsinki. The objective is to provide information and practical tools to hiring managers and HR, to help them feel motivated and competent to apply positive action in recruitment. The theoretical framework consists of DEI and diversity management. The qualitative approach applied design thinking and service design in the research process and methodology. The data were gathered via a pair interview and two explorative workshops with current employees of the city, mainly hiring managers and HR professionals. In addition, two design workshops were facilitated to develop the solution. All data were analysed using thematic analysis. Two foundational elements important in the application of positive action were identified: (1) recruiter’s commitment and motivation to promote DEI and (2) utilisation of HR data and research. Three recruiter practices —flexible practice, competency-based practice and inclusive practice— were further identified to illustrate actions and behaviours that DEI in recruitment manifests itself in. The foundational elements and specific practices tap areas that hiring managers and HR need to consider in order to fulfil the five prerequisites of positive action and apply the method in a meaningful way to create sustainable change. The results of the development project were collated as a Recruiters' Guide and associated tools, which were delivered to the case organisation to help with the implementation of the practice. The research further contributes to the knowledge base on diversity management and the application of positive action in recruitment