Analisis Risiko Operasional Pembayaran Uang Kuliah Menggunakan Sistem Student Finance di Universitas Kristen Indonesia

Uang kuliah mahasiswa merupakan pemasukan utama pada Universitas Kristen Indonesia.Uang kuliah tersebut adalah hak yang diterima oleh universitas atas jasa pengajaran yang telah dilakukan pada periode tertentu. Operasional pembayaran uang kuliah yang buruk berisiko pada penerimaan uang kuliah mahasiswa. Proses pembayaran uang kuliah di Universitas Kristen Indonesia dimulai pada tahap persiapan data tagihan diawali Staff Biro Keuangan membuat daftar nama dan NIM Mahasiswa serta besaran tagihan nya. Pada tahap kedua validasi data, staf keuangan langsung menyerahkandata yang telah siap kepada pimpinan untuk divalidasi, jika proses validasi sudah selesai maka tahap berikutnya adalah Kepala Biro Keuangan menugaskan staf untuk meng upload data tagihan pembayaran uang kuliah ke dalam sistem student finance. Tujuan penelitian ini adalah (1) mengidentifikasi kejadian-kejadian yang tidak dikehendaki (KTD) yangmengakibatkan tujuan proses pembayaran uang kuliah tidak tercapai. (2) mengukur besar risiko KTD yang di identifikasi dan (3) memitigasi peluang dan dampak dari KTD yang diidentifikasi.Hasil penelitian menunjukkan kejadian yang tidak dikehendaki yaitu; Tahap Persiapan data tagihan (1) Data nama dan NIM mahasiswa belum tersedia. (2) Staf Keuangan salah input data. Tahap validasi data (3) Kesalahan data tagihan saat divalidasi Biro Keuangan. (4) Jumlah besar tagihan tidak sesuai dengan permintaan mahasiswa. Tahap masa pembayaran (5) Mahasiswa gagal bayar. Mengukur besar risiko KTD yang diidentifikasi, (1) Data nama dan NIM mahasiswa belum tersedia, Hal ini berisiko menghasilkan “risiko tidak dapat diterima” karena harus menunggu konfirmasi ketersediaan data dari Biro Akademik dan Biro Pemasaran yang cukup lama, kondisi ini dapat memaksa staf menggunakan data apa adanya untuk proses lanjutan dan berpotensi menciptakan pembengkakan/kesalahan nilai piutang. (2) staf keuangan salah input data menghasilkan “risiko tidak dapat diterima” karena data yang di input memuat jumlah mahasiswa tidak aktif yang menyebabkan potensi piutang UKI bertambah besar. (3) Kesalahan data tagihan saat divalidasi Biro Keuangan dapat menimbulkan nilai risiko yang cukup besar yang potensial mendorong kelambatan selesainya proses validasi data untuk kelancaran pembayaran uang kuliah dan nilai penerimaan risiko “tidak diharapkan” (4) Intensitas komplain data tagihan oleh mahasiswa menunjukkan jumlah mahasiswa yang melakukan complain cukup banyak dengan kelebihantagihan mencapai 20% bahkan lebih besar dan potensi risiko yang muncul cukup besar dan tidak diharapkan terjadi. (5) Mahasiswa gagal bayar, risiko kegagalan mahasiswa membayar tagihan uang kuliah pada masa denda, nilai risiko yang dicapai adalah “penerimaan risiko tidak dapat diterima” kemungkinan besaran tagihan pada masa denda sangat memberatkan. Memitigasi peluang dan dampak dari KTD yang diidentifikasi (1) Untuk mengurangi kendala permintaan data yang lambat dan lama direspon oleh berbagai Biro, pihak eksternal perlu memperbaiki cara penanganan dan kerjasama dengan staf untuk segera dan lebih cepat menuntaskan persiapan data tagihan yang akurat untuk dapat di-upload di sistem. (2) kesalahan menginput data tagihan oleh staf Universitas Kristen Indonesia.Keuangan perlu dikurangi dengan menyediakan data tagihan ter-update oleh Biro Keuangan sendiri bekerjasama dengan Biro lainnya (3) pada tahap validasi data staf yang menginput data perlu dibekali dengan kemampuan ketelitian yang lebih baik dan staf perlu diingatkan pimpinan untuk bekerja dengan tanggung jawab penuh dan tidak mengabaikan tanggung jawabnya. (4) Untuk mengurangi komplain terhadap data upload yang bersalahan dengan permintaan mahasiswa dan pembengkakan tagihan, perlu diperbaiki proses pembuatan data tagihan oleh staf dan perbaikan data validasi dari Biro. (5) untuk mengurangi beban bagi mahasiswa membayar tagihan uang kuliah pada masa denda, perlu diperbaiki proses pemberitahuan lebih awal tantang masa pembayaran uang kuliah sehingga mahasiswa sudah lebih siap membayar tagihan uang kuliah sesuai masa reguler. Kata Kunci: risiko operasional, pembayaran uang kuliah, KTD, mitigasi./ Student tuition is the main income at Indonesian Christian University. The tuition fee is the right received by the university for teaching services that have been carried out for a certain period. Poor tuition payment operations put students at risk of receiving tuition fees. The process of paying tuition fees at the Indonesian Christian University begins at the billing data preparation stage, starting with the Finance Bureau Staff making a list of names and student ID cards and the amount of the bill. In the second stage, namely data validation, the financial staff immediately submits the ready data to the leadership to be validated, if the validation process is complete then the next stage is the Head of the Finance Bureau assigning staff to upload the data for the tuition payment bill into the student finance system. The purpose of this study is (1) to identify unwanted events (KTD) which resulted in the purpose of the tuition payment process not being achieved. (2) measure the identified risk of adverse events and (3) mitigate the opportunities and impacts of identified adverse events. The results of the study indicate that undesirable events are; Billing data preparation stage (1) Student name and NIM data is not yet available. (2) Financial staff entered the data incorrectly. Data validation stage (3) Billing data error when validated by the Finance Bureau. (4) The large amount of the bill does not match the student's request. Stage of payment period (5) Students fail to pay. Measuring the identified risk of adverse events; (1). High risk of adverse events (1) Data on student names and NIMs are not yet available. This poses an “unacceptable risk” because they have to wait for confirmation of data availability from the Academic Bureau and Marketing Bureau, which is sometimes quite long, this condition can force staff to use data as is for further processing and has the potential to create swelling/error of receivable value. (2) financial staff incorrectly inputting data also results in "unacceptable risk" because the inputted data contains the number of inactive students which causes the potential for UKI's receivables to increase. (3) Errors in billing data when validated by the Finance Bureau, causing a fairly large risk value that has the potential to encourage delays in the completion of the data validation process for smooth tuition payments and the value of risk acceptance is "unexpected" (4) The intensity of complaints on billing data by students shows the amount There are quite a number of students who complain, with the excess bill reaching 20% or even greater and the potential risks that arise are quite large and are not expected to occur. (5) Students fail to pay, the risk of student failure to pay tuition bills during the penalty period, the risk value achieved is "acceptance of unacceptable risk" because the possibility of the bill during the fine period is very burdensome. Mitigating the opportunities and impacts of identified adverse events (1) To reduce the delay in responding to data requests by various bureaus, external parties need to improve handling methods and collaborate with staff to quickly and more quickly complete the preparation of accurate billing data so that they can be processed. uploaded to the system. (2) errors in inputting billing data by financial staff need to be reduced by providing updated billing data by the Finance Bureau itself in collaboration with other bureaus (3) at the data validation stage, staff who input data need to be equipped with better accuracy skills and staff need to be reminded leaders to work with full responsibility and not neglect their responsibilities. (4) To reduce complaints against uploading data that are guilty of student requests and bill swelling, it is necessary to improve the process of making billing data by staff and improve validation data from the Bureau. (5) To reduce the burden on students paying tuition bills during the fine period, it is necessary to improve the process of earlier notification of the tuition payment period so that students are better prepared to pay tuition bills according to the regular period. Keywords: operational risk, tuition payment, KTD, mitigati