Internal storage and distribution logistics of a hospital

Projeto de mestrado em Gestão de Unidades de SaúdeCom este projeto pretendeu-se responder às dificuldades de abastecimento patentes na unidade de saúde onde o investigador exerce a sua atividade profissional. A unidade era abastecida de forma não automatizada e com recurso a um armazém avançado situado noutro edifício. O projeto foi desenvolvido com base numa metodologia de investigação-ação e foi desenhado em seis fases, sequenciais e interligadas, tendo os resultados de cada fase servido de ponto de partida para as fases seguintes. Foram utilizados vários instrumentos de recolha de dados, nomeadamente: a observação de processos, a análise de documentos, a consulta de bases de dados, a medição de tempos e a contagem de erros. Inicialmente, foi efetuada uma análise à cadeia de abastecimento interna do Hospital da Senhora da Oliveira – Guimarães e desenvolvido um armazém avançado piloto no qual foram introduzidas inovações que procuraram colmatar as debilidades encontradas na análise anterior. Foram colhidos dados relativos aos processos identificados: recolha, débito no aplicativo informático e arrumação do material e aos erros detetados, no novo armazém avançado e num armazém avançado de controlo. Posteriormente, foram analisadas as melhorias introduzidas e optou-se por replicar essas inovações no armazém avançado de controlo, obtendo-se uma noção mais precisa do impacto das medidas tomadas na redução dos tempos em cada um dos processos e dos erros detetados. Com a introdução das medidas foi possível obter reduções do tempo gasto na recolha, no débito e na arrumação do material entre os 55% e os 66% e reduções na sua variabilidade entre os 45% e os 79%. Foi, também, possível reduzir a taxa de erros detetados em 93%. Pôde-se, ainda, determinar que, com o alargamento das medidas introduzidas a todos os armazéns da organização, seria possível poupar, no período de um ano, 4.819 horas nos processos associados aos armazéns avançados e evitar 115.843 erros, contribuindo, para uma melhoria da qualidade dos cuidados de saúde prestados. Da análise efetuada à cadeia de abastecimento da unidade hospitalar, sobressaíram algumas lacunas, para as quais foram efetuadas recomendações que visam melhorar o processo de abastecimento hospitalar.The intent of this project was to answer the supply difficulties observed in the hospital ward where the researcher practices their professional activity. The ward was supplied in a non-automated method, utilizing a warehouse located in another building. The project was developed based on an action research methodology and designed in six, sequential and interconnected phases, having the results of each phase served as a starting point for the following phases. Various instruments were used for data collection, namely: process observations, document analysis, database consultation, time measurements and errors count. Initially, an analysis was carried out on the internal supply chain of Hospital da Senhora da Oliveira – Guimarães and a prototype ward warehouse was developed, in which innovations that sought to tackle the problems found in the previous analysis were implemented. The data collected regarding the processes concerned: collection, debit in the computer system and storage of the material, and the errors detected, in the new warehouse and in a control ward warehouse. Subsequently, the improvements implemented were analysed and it was decided to replicate these innovations in the control warehouse, allowing for a more precise notion of the impact of the adopted measures in the reduction of time for each of the processes and errors. The implementation of the measures resulted in a reduction of the time spent on collection, debit and storage of the material between 55% and 66% and a reduction in their variability between 45% and 79%. It was also possible to reduce the rate of errors detected by 93%. Additionally, it was determined that, with the expansion of the measures that were implemented to all the organization’s warehouses, it would be possible to save, in a period of a year, 4.819 hours in the processes associated to the ward warehouses and avoid 115.843 errors, contributing to an improvement of the quality of the healthcare provided. From the analysis carried out to the supply chain of the hospital, some gaps stood out, to which recommendation that aim to improve hospital supply process were made