Communication in Design Process

Inom byggprojekt uppstår fel och brister på grund av en bristande kommunikation mellan aktörerna i projektet. Detta genererar flertalet olika konsekvenser och kan få betydelse både ekonomiskt och tidsmässigt för ett projekt. En konsekvens är att verksamhetsspecifika detaljer försvinner under projektet och därmed saknas vid projektslutet. Verksamhetsspecifika detaljer är sådana detaljer som är unika för att visst byggnadsverk. Denna studie syftar till att undersöka försvinnandet av verksamhetsspecifika detaljer för sjukhusprojekt och förbättra kommunikationen i projekteringsfasen. Målet är att identifiera vilka verksamhetsspecifika detaljer som missas att tas med i projekteringsfasen. Studiens metod baseras på semistrukturerade intervjustudier. Där tre respondenter har deltagit i intervjustudien, två respondenter är konsulter och arbetar som projekt-/projekteringsledare medan en respondent är entreprenör och arbetar som platschef. Resultatet redovisar att kommunikationen sker med många olika aktörer under sjukhusprojekten. De kommunikationsmedel som används till största del är e-post, fysiska möten och muntlig kommunikation på arbetsplatsen. De tre respondenterna är överens om att en kombination av kommunikationssätten ger ett bra resultat. På så sätt undviker respondenterna att missförstånd uppstår. Mängden information som finns i ett projekt är inte avgörande utan det är att sätta ihop en fungerande projektgrupp. Region Östergötland har rutiner och policys som följs under projekten, varje projektgrupp sätter också sina egna rutiner, mallar och riktlinjer. Varför det försvinner verksamhetsspecifika detaljer beror på flera faktorer exempelvis tiden, utbyte av personal och bristande kunskap. Det är svårt att specificera vilka detaljer som försvinner men några av dem är låsningar och beslag i dörrar, tunga dörrar, eluttag på fel plats, inredningsdetaljer samt stora metallglaspartier. Faktorer som kan minska att verksamhetsspecifika detaljer missas är projektgrupper med olika beteendestilar, långsiktiga samarbeten och skapa en brygga mellan de olika faserna i ett byggprojekt. Slutsatserna av studien är exempelvis att ha med en övergripande projektledare som jobbar över alla faser, det är ofta i överföringen mellan faserna som information och verksamhetsspecifika detaljer försvinner. Låt den som ska utföra produktionen också vara delaktig i projekteringen, detta gör att utföraren tidigt kan identifiera eventuella fel och kommande problem. Enligt kunskapsparadoxen är det billigare och enklare att göra ändringar i ett tidigt skede av byggprocessen. Bygg en “öppen” grupp med olika beteendestilar, då byggs en stark grupp där det är lättare att identifiera fel och missförstånd. Hitta knep och tekniker under möten för att undvika att missförstånd, fel och försvinnandet av verksamhetsspecifika detaljer. Använd olika typer av kommunikationsmedel, hellre många olika än bara ett då detta ger extra tydlighet. Ta reda på rätt information som krävs i stället för att fokusera på mängden information.During a construction project mistakes and defects appear because of deficient communication between parts in the project. This generates plenty of consequences which can affect the project both in matter of economy and time. One consequence is that details that belongs to specific buildings can disappear during the project and when the project ends the details are missing. This study aims to investigate the disappearing of details that belong to hospital construction projects and to improve the communication during the design phase. The purpose is to identify which details that disappears during the design phase. The method of the study is based on semi-structured interviews. Three respondents have participated in the study; two respondents are consultants and work as project leaders while one respondent is a contractor and works as site manager. The result of the study shows that communication happens with a lot of different parts during hospital construction. The means of communication that are mainly used are e-mail, physical meetings, and oral communication at the workplace. The three respondents agree that a combination of all these means of communication gives a good result. In that way the respondents avoid that misunderstandings occur. The amount of information in a project is not crucial but having a functioning project group is more important. Region Östergötland have routines and policies that they follow during the projects, every project group also set their own routines, templates, and guidelines. Why details disappear depend on plenty of factors; time, change of staff and lack of knowledge. It is difficult to specify which details that disappear, but some of them are door locks and fittings, heavy doors, power outlets at wrong place, furnishings details and big sections of metal and glass. Factors that can reduce the disappearing of details are project groups with different behavioral styles, long-term collaborations and to create a “bridge” between the phases in a construction project. The conclusions of the study are for example to have an overall project leader who works in all phases, usually it is in the transmission of information between the phases that information and details disappear. Involve the performer of the production in the design phase as well, this enables the performer to identify defects and coming problems early in the construction process. Build an “open” group with different behavioral styles, that makes a strong group where it is easier to identify defects and misunderstandings. Find tricks and techniques during meetings to avoid misunderstandings, defects and disappearing of details. Use different means of communication, it is better to use many different means of communication than to only use one, that gives more clarity. Find out which information that is required instead of focusing on the amount of information.Examensarbetet är utfört vid Institutionen för teknik och naturvetenskap (ITN) vid Tekniska fakulteten, Linköpings universitet