Use of project models and their impact on objective fulfillment, goal fulfillment, efficiency and effectiveness : for transport infrastructure projects in the public sector

Transportinfrastruktur har en samhällsbärande nyckelfunktion eftersom de flesta av oss nyttjar någon form av transport dagligen. För transportinfrastrukturprojekt i den offentliga sektorn behöver flera aspekter vägas in och är i allmänhet tids- och resurskrävande och förbrukar betydande ekonomiska resurser via allmänna skattemedel. I syfte att få stabilitet i projekt under hela projektprocessen och att nå projektmål och öka effektiviteten, används projektmodeller. Samtidigt upplevs införande och användande av en projektmodell inte alltid ge önskad effekt för projektverksamheten. Projektmodeller är komplexa och kräver förankring, ledning och projektmedarbetares kunskap och kompetens för att kunna tillämpas och användas på rätt sätt. Syftet med denna studie är att skapa förståelse om och i vilken utsträckning projektmodeller används i den offentliga sektorns transportinfrastrukturprojekt, och hur detta upplevs att påverka projektets måluppfyllelse och effektivitet. En kvalitativ studie har genomförts och primärdata har samlats in genom semistrukturerade intervjuer. I studien har det framkommit att användande av projektmodeller för infrastrukturprojekt inom olika organisationer i den offentliga sektorn varierar. Det finns komplexitet i anpassning och modifiering av projektmodeller till en organisationsspecifik version och strategi, samt svårighet i att anpassa en universell projektmodell till alla olika projekt. Studien utgör ett bra exempel på fenomenet i offentlig sektor, att driva transportinfrastrukturprojekt utan projektmodell, eller driva projekt med magkänsla, till att tillämpa styrmedel i form av en projektmodell. Samband mellan användande av projektmodell och respondenternas upplevelse av projektmåluppfyllelse och att nå inre effektivitet finns utifrån denna studie. Däremot saknas starkt samband mellan användande av projektmodell och projekteffektmåluppfyllelse samt att nå yttre effektivitet. Projektmodeller upplevs kunna bidra till projektorganisationen med att utveckla ett gemensamt projektspråk, en kultur av öppen kommunikation med intressenter och en förståelse för de kritiska projektrelaterade faserna. Projektmodeller har fördelarna som styrning och standardisering, minskad risk för projektmisslyckande, ökad produktivitet, förbättrad kvalitet och förbättrad kommunikation, med en betoning på projekts inre effektivitet. Användande av projektmodeller upplevs hjälpa till att nå projektmålet och därmed ökar automatiskt chansen att nå effektmål och yttre effektivitet, under förutsättning att det är rätt projekt som har beställts.The purpose of this study is to get an understanding of whether and to what extent project models are used in the public sector for transport infrastructure projects, and how this is perceived to affect the project’s objective fulfillment, goal fulfillment, efficiency and effectiveness. A qualitative study has been conducted and primary data have been collected through semi-structured interviews. The study has shown that the use of project models for infrastructure projects within different organizations in the public sector varies. It is perceived there is a connection between the use of the project model and project goal fulfillment and achieving efficiency. On the other hand, it is perceived there is a lack of strong connection between the use of a project model and project objective fulfillment and achieving effectiveness. Project models are perceived to be able to contribute to the project organization by developing a common project language, a culture of open communication with stakeholders and an understanding of the critical project related phases. Project models have the benefits of control and standardization, reduced risk of project failure, increased productivity, improved quality and improved communication, with an emphasis on project efficiency. The use of project models is perceived to help achieve the project goal and thus automatically increases the chance of achieving project objective and effectiveness, provided that it is the right project that has been ordered in the beginning.